Seminariet är kanske det vanligaste evenemanget som planerare kommer att anordna. Och de flesta seminarier är schemalagda antingen som en 1/2 dag eller en hel dag. För den som är intresserad av att skapa en checklista för planering av enseminarium, erbjuder följande en struktur på hög nivå för att planera och genomföra ett seminarium.
Och för dem som planerar en flerdagars- eller flersessionskonferens, överväg att ta ett liknande tillvägagångssätt. Din checklista för seminarieplanering blir dock längre.
Bekräfta syftet med evenemanget
Morsa Images / Getty Images
Innan du gör någon forskning om val av plats, se till att du är bekant med de grundläggande målen för evenemanget:
- Vem är publiken?
- Vad är ämnet för seminariet?
- Var ska den placeras?
- Varför kommer folk att delta?
- Vilken är agendan för seminariet?
Läs Apex Event Specifications Guide
Convention Industry Council har etablerat en rad verktyg som bör ses som en utmärkt källa av bästa praxis som hjälper evenemangs- eller mötesplaneraren att hålla reda på detaljerna för att planera evenemang. Med gratis nedladdningsverktyg hjälper det alla evenemangsplanerare att skapa en lista med relevanta detaljer. Detta inkluderar, men är inte begränsat till:
- Eventprofil (datum, tider, plats, kontakter etc.)
- Event arrangör/värd kontaktinformation
- Leverantörens kontaktinformation
- Deltagarprofil
- Utrymme behövs
- Mat och dryck
- A/V-krav
- Funktion/rumsinställning
Skapa en evenemangsprofil
När en planerare har några av de grundläggande frågorna om evenemanget täckta, är det dags att undersöka möjliga platser för mötet. Det är viktigt att arbeta nära evenemangsarrangören/värden för att fastställa vilken typ av lokal och där seminariet kan vara mest praktiskt för både arrangör och gäst (listan med idéer kan vara ändlös):
- Lokalt hotell
- Lokal konferensanläggning
- Privat restaurangutrymme
- Privat klubbmuseum/konstgalleri
Redogör för seminariebehov och begäran om platsförslag.
De flesta ställen ger gärna en uppskattning för ett eventuellt seminarium. Catering- eller försäljningskontakten behöver följande BEO information:
- Eventuella datum för evenemanget
- Antal deltagare
- Stil på rumsinställning (klassrum, u-form, etc.)
- Tidpunkt för händelsen (konto för installation/avveckling)
- Krav på mat och dryck
- A/V-behov (inklusive skärmar, mikrofoner, etc.)
- Rumsinställning
Dricks: Anlita en A/V-tekniker som är dedikerad till ditt evenemang från hotellet.
Bekräfta och/eller utveckla agendan
Det är avgörande för evenemangsplaneraren att arbeta nära evenemangsarrangören/värden eftersom evenemangets agenda ofta kommer att ändras från det första samtalet till den faktiska dagen för evenemanget. Eventplaneraren måste vara redo att justera planen och arbeta nära platsen för att se till att allt går smidigt.
Bekräfta BEO-avtalet
När planeraren känner till det riktade antalet deltagare och logistiska krav för seminariet bör de säkra evenemangsutrymmet och relaterade krav. De flesta avtal bör ge planeraren en möjlighet att minska/öka mat- och dryckbehov upp till ett visst antal dagar före evenemanget. Men många avtal kommer att begränsa hur mycket de kommer att tillåta en grupp att minska kvantiteter, så uppskatta väl.
Skapa evenemangskommunikation och material
Detta är ett objekt som vissa planerare kan vara inblandade i, medan andra kanske inte. I huvudsak kommer vissa mötesplanerare att vara ansvariga för vart och ett av följande:
- Skapa evenemangsinbjudningar
- Utskrift av agenda och annat material
- Säkra deltagarnas gåvor/lotterier
- Producerar namnskyltar
- Skyltar för fraktevenemang och displayer
Arbeta nära evenemangsvärden för att slutföra logistiken
Inför eventet finns det ett par viktiga steg som en mötesplanerare genomför innan eventet. Detta inkluderar att bekräfta följande:
- Evenemangstalare
- Event A/V-krav
- Antalet deltagare i evenemanget
- Värdroller och ansvar
- Eventmaterialbehov (kolla flera gånger)
Event Setup
Se till att ge tid i BEO-schemat för evenemangsinställning, och det rekommenderas att anlända cirka två timmar före evenemanget.
Dricks: Om seminariet är schemalagt på morgonen, be platsens försäljningskontakt att låta din grupp ställa upp kvällen innan (men lämna inget värdefullt på den offentliga webbplatsen).
Allt evenemangsmaterial, åhörarkopior, skyltar, displayer, presenter, registreringsbord, namnbrickor och mer måste vara redo för evenemanget.
Varning: Högtalare byter ibland bild kvällen innan och ger nya presentationer som måste läggas till powerpointen 10 minuter innan evenemanget.
När du besöker webbplatsen kan Dotdash Meredith och dess partners lagra eller hämta information i din webbläsare, mestadels i form av cookies. Cookies samlar in information om dina preferenser och dina enheter och används för att få webbplatsen att fungera som du förvänta dig att det gör det, för att förstå hur du interagerar med webbplatsen och att visa annonser som är riktade till din intressen. Du kan ta reda på mer om vår användning, ändra dina standardinställningar och återkalla ditt samtycke när som helst med verkan för framtiden genom att besöka Inställningar för kakor, som också finns i sidfoten på sajten.
