När du först startar ett företag, kanske du vill ha kvitton samlade för att dra av företagskostnader på din inkomstskatt och mer. Ett bättre system krävs när det är dags att göra bokföring istället för att stoppa alla dina affärskvitton i en skrivbordslåda. Att upptäcka en oorganiserad mängd kvitton kan naturligtvis skapa en röra av problem.
Att hålla affärskvitton organiserade kan hjälpa företagare att övervaka verksamhetens framsteg, tillsammans med att förbereda dem för bokslut. Det hjälper också till att identifiera inkomstkällor, håller reda på utgifter och förbereder artiklar för skattedeklarationer.
Ett bättre system
Genom åren är det viktigt att utveckla en bra filsystem för kvitton. Detta kan till exempel inkludera ett arkivsystem som gör datainmatning enkel och låter dig hämta ett visst kvitto om du behöver söka efter ett specifikt efter datum eller kategori.
Ett exempel på att hålla ordning på affärskvitton är att hålla en serie arkivmappar märkta efter månad och år, till exempel "Kvitton november 2017". De två mest aktuella mapparna kan sitta ovanpå ditt skrivbord så att när du samlar in kvitton på dina olika rundor är det lätt att lägga dem i rätt månadsmapp.
Sedan, när du gör dina månatliga datainmatningar, kan du ta lämplig månatlig filmapp och sortera företagskvitton i högar baserat på deras inkomstskatteklassificeringar. Till exempel kan du gem alla programkvitton tillsammans, alla mat- och underhållningskvitton tillsammans och alla bilrelaterade utgiftskvitton tillsammans. När du är klar med att mata in uppgifterna kan du lägga månadens kvittomapp på lämplig plats i en låda i ett av dina arkivskåp.
Om du är en affärsperson med många utgiftskvitton, är det lätt att ändra samma system som beskrivs ovan, tillsammans med mer frekventa poster.
Gör kopior eller digitala bilder
Om du försöker göra övergången till ett "papperslöst kontor" som de flesta i den moderna världen nuförtiden, kan du skanna utgiftskvitton och lagra dem med annan digital bokföringsinformation. Några av de nyare molnbaserade bokföringsapplikationerna har mobilappar som låter dig ta en mobiltelefonsnäpp av ett utgiftskvitto och registrera det i farten.
För dem som bedriver verksamhet i Kanada är papperskopior eller digitala bilder av utgiftskvitton allmänt godtagbara för Canada Revenue Agency (CRA), förutsatt att de är läsbara. Om inte, kan kreditvärderingsinstitutet kräva att se originaldokumenten under en revision eller rutinmässig begäran om dokumentation. Originalen bör därför alltid bevaras under den föreskrivna tiden, vilket är i genomsnitt i föreslagna sex år.
Lätta skatte-tidsbördan
Vinsten för att ha tagit sig tid att organisera dina utgiftskvitton innan du lämnade in dem är att göra ditt företags inkomstdeklaration. För det första har du alla dina kvitton som kommer att fungera som bevis för dina affärsrelaterade inkomstskatteavdrag. För det andra betyder att du redan har sorterat dina kvitton efter affärskostnadskategorier att du är relevant Kvitton för varje kategori är redo att summeras och kommer att göra att fylla i din inkomstdeklaration snabbt och lätt.
Obs: I Kanada, om du driver en enskild firma eller ett partnerskap, anges dina företagskostnader på T2125-formuläret som är en del av din personliga inkomstdeklaration T1. Om du driver ditt företag som ett företag i Kanada kommer du att kräva dina företagskostnader på din T2-bolagsskattedeklaration.
När din inkomstskatt är inlämnad
Eftersom så många inkomstdeklarationer nu lämnas online är det inte längre vanligt eller nödvändigt att skicka in dina utgiftskvitton när du lämnar in din inkomstskatt. Lägg i stället alla dina relevanta kvitton för skatteåret i en enda mapp märkt efter år, till exempel "Skattekvitton 2019", och lägg till mappen i ditt arkivskåp, oavsett om det är digitalt eller fysiskt.
Om du någonsin har någon tvist med Canada Revenue Agency, IRS, eller blir granskad, kommer dina kvitton att vara avgörande bevis.
