Du kan inte driva ett framgångsrikt evenemangsplaneringsföretag utan kunder, så du måste imponera på varje prospekt som kommer i din väg. Men att samarbeta med fel kund kan kosta dig tid och pengar, som båda kan användas för att landa mer lämpliga projekt.
Storleken och omfattningen av alla evenemang kan ändras snabbt, och du måste känna dig bekväm med personen som betalar räkningarna. Det är därför din första kundintervju är så viktig. Om du inte får de svar du behöver, eller om saker bara verkar konstiga, kanske du vill ta dina tjänster någon annanstans för att undvika en katastrof på vägen.
Vilket är det beräknade datumet och platsen för ditt evenemang?
Detta är kanske den mest grundläggande av frågorna, men det är viktigt för din klient att ge ett direkt svar. Det kan vara ett dåligt tecken om du känner mycket obeslutsamhet eller konflikt med detta ämne. Nu kommer naturligtvis vissa kunder att behöva din hjälp med att välja en lokal, men de borde verkligen ha åtminstone ett par platser i åtanke. Du kan spendera en betydande mängd tid
Hur många gäster kommer?
Skillnaden i kostnad mellan 200 och 500 deltagare är enorm, så om en Potentiell kund ger dig en bred räkning, då har de sannolikt inte gjort någon forskning om kostnader. I det här fallet vill du omedelbart fortsätta med nästa fråga på listan.
Vad är din budget per person?
Du kanske föredrar att leda med en "per person" budgetförfrågan eftersom det ger en bättre känsla av hur mycket tanke kunden har lagt ner på evenemanget. Svar med allmänna nummer som $5 000 eller $20 000 är för långt från gästupplevelsen. Oavsett vilket nummer som din kund använder för att representera sin budget, bör du dela upp det i ett pris per person så att ni båda kan se vad ni verkligen har att arbeta med.
Vilka är tre måste-ha-element för ditt evenemang?
När du vet mer om budgeten är det dags att ta reda på om den är tillräckligt stor för att möta din kunds förväntningar. Måste-has kan utgöra en stor vägspärr i vissa situationer. Föreställ dig att din klient vill att en viss kändis ska uppträda på deras evenemang, men de har ingen aning om hur mycket av kostnaden eller om den personen ens är tillgänglig. Det här är de typer av problem du måste ta itu med i början, och du kan inte alltid lita på att kunden nämner dem.
Vilka är tre saker du inte vill ha på ditt event?
Även om det är mycket likt den föregående frågan, kan lägga till den negativa klangen tillföra betydande insikter för planeraren. Säg till exempel att kunden är bestämt emot att servera kyckling till middag. En följd av detta skulle bli en ökning av matkostnader. Utan kyckling som ett alternativ måste du överväga nötkött eller fisk, som båda vanligtvis är dyrare. Att förstå hur en "nej-nej-lista" påverkar helheten är en kritisk färdighet för att bedöma klientkompatibilitet.
Dessa fem enkla frågor om evenemangsplanering kommer att berätta mycket om din kund innan ni går med på att arbeta tillsammans. Och även om nya framtidsutsikter är viktiga för din evenemangsverksamhet, kommer fel typ av kund att förbruka alla dina resurser och kosta dig pengar i det långa loppet.
