Ekonomin och andra politiska faktorer har haft en enorm inverkan på sättet att träffa affärsmöten uppfattas och evenemangsplanerare har ställts inför ett ökat tryck att hitta sätt att undvika underpar närvaro vid affärsmöten och kongresser.
Även i en växande ekonomi upplevs resekostnader många gånger som för höga för den här typen av evenemang och många proffs väljer helt enkelt att gå utan. Trots förändringen ser de flesta företag och organisationer fortfarande den viktiga effekten av möten. I dagens ekonomi kan värdskap för framgångsrika möten innebära ett fokus på att hålla lokala och centraliserade möten som uppnå lägre resekostnader, men ännu viktigare, det kommer att innebära att man använder dessa tio tips för att öka mötet närvaro.
Ring påminnelsesamtal
Efter att de första inbjudningarna har skickats, gör påminnelser och följ upp telefonsamtal till så många av de inbjudna som möjligt och skicka en personlig inbjudan och rekommenderar att de deltar i evenemanget. Historiskt sett ökar telefonuppföljningen dramatiskt närvaron på affärsmöten. Se till att prata om det kommande evenemanget vid andra affärsevenemang. Mun till mun kan fortfarande vara ett bra sätt att skapa en buzz, vilket för oss till nästa tips.
Sprid ordet
Sprid nyheterna om ditt evenemang var som helst och överallt, inklusive lokala publikationer, nationella publikationer, medlemspublikationer, fackpublikationer, personliga nyhetsbrev och all annan kommunikation verktyg tillgängligt. Tänk på vilka verktyg som når din målgrupp.
Marknadsför online (företagets webbplats, sociala medier och e-post)
Lägg upp händelseinformationen på ditt företags webbplats. Marknadsför evenemanget på din blogg och månatliga e-nyhetsbrev. Lägg upp händelsedetaljer på sociala medier där din målgrupp är aktiv som LinkedIn, Facebook och Twitter. Uppmuntra medlemmar i din organisation att göra detsamma. Be dem att dela händelselänken med sina kontakter, vänner och följare. Om du deltar i relevanta online-communities såsom branschforum, marknadsföra ditt evenemang inom dessa gemenskaper.
Inkludera inbjudningar överallt
Ett annat sätt att förmedla budskapet till potentiella gäster är att smyga inbjudningar till dig på dina evenemang i alla dina metoder för affärskommunikation. Lägg till en rad i din e-postsignatur med en länk till din anpassade evenemangswebbplats eller inbjudan. Om du har röstbrevlåda eller ett online-spärrmeddelande, se till att inkludera information om din kommande händelse i ditt inspelade meddelande.
Använd ditt sociala nätverk och deras nätverk
Sociala nätverk handlar om att växa den grupp människor som du anser vara vänner, kunder, affärspartners och professionella bekanta. Att få den närvaro du letar efter är lättare när dina deltagare uppmuntras att ta med en gäst eller affärsrelation. Och anta inte att personer i ditt eget nätverk redan känner till evenemanget. Det skadar aldrig att nå ut och påminna dem.
Inkludera en gästföreläsare som är oavgjort
De mötesmål, ämne, tema och gästföreläsare ska vara relevant, fräsch och rolig. Ett framgångsrikt sätt att öka närvaron vid affärsevenemang är att ta in populära gästföreläsare, särskilt om de arbetar i samma bransch eller närliggande bransch. Du bör också överväga att ha en emcee som kommer att vara interaktiv och underhållande.
Välj en plats för bra evenemang
Välj ett nytt evenemang och en intressant plats för evenemang. Oavsett om det stora dragplåstret är den valda staden eller själva platsen, är det mer sannolikt att människor deltar i ett evenemang som är bekvämt och ger en möjlighet att njuta av en fantastisk atmosfär. Se till att evenemanget är på en lämplig plats för dina deltagare och överväg andra bekvämligheter som parkering eller kollektivtrafik till platsen.
Bli kreativ
Målet är att göra ett evenemang unikt. Erbjuda nya aktiviteter; använda ett nytt interaktivt format under presentationen; anstränga sig för att vara original. Var uppmärksam på din agenda. Använd inte de traditionella giveaways i slutet när deltagarna är redo att gå. Överväg att inkludera en session om innovation som engagerar deltagarna genom planeringen av din nästa konferens/event. En session som är rolig och informativ kommer att ha en positiv inverkan på närvaro vid framtida evenemang. Gör en brainstorming och ta med idéerna tillbaka till din planeringskommitté för nästa års event.
Skicka feedbackundersökningar
Oavsett om du inkluderar en brainstormingsession eller inte, maximera din framtida framgång genom att skicka feedbackundersökningar efter evenemanget. Be alltid om framtida ämnesförslag och till och med konstruktiv kritik eftersom att få denna feedback är till stor hjälp för att planera framtida möten och evenemang.
Vissa föredrar till exempel seminarier på morgonen och andra föredrar program på eftermiddagen. Vissa gillar tisdagar och andra gillar torsdagar. Ta reda på vad dina deltagare gillar och skulle ha velat se på evenemanget i din feedbackundersökning. Uppföljning är nyckeln till din marknadsföringsframgång.
Lyssna och leverera
Det är alltid viktigt att lyssna på behoven hos dina deltagare och deltagare, men om du ber om feedback, se till att visa att du lyssnar. Som det gamla ordspråket säger, vi har två öron och en mun, så vi borde lyssna dubbelt så mycket som vi pratar. Tänk alltid på att närvaron på ditt event kan relateras till kvaliteten på tidigare event du har varit värd för. Bygg upp ett rykte om att lyssna på dina gästers behov och önskemål och hålla dessa löften.
