Om du planerar din första gemenskapsevenemang, chansen är stor att du inte siktar på något liknande omfattningen av den gigantiska årliga festivalen som heter The Taste of Chicago. Återigen, det evenemanget, en av USA: s största matfestivaler, började 1980 som en endag händelse med 36 matförsäljare.
Det lockar nu mer än 3,5 miljoner över flera dagar och ger cirka 12 miljoner dollar i intäkter per år. Mayor's Office of Special Events och Illinois Restaurant Association arbetar tillsammans för att planera och genomföra evenemanget.
Om du skulle vilja planera en gemenskapsmatfestival, oavsett hur blygsam i skala jämfört med Chicagos, kan du inte gå fel efter deras beprövade plan.
Huvuduppgifterna
Innan du börjar, hjälper det att definiera de viktigaste ansvarsområdena. De primära funktionella områdena i Taste of Chicago, eller någon gemenskapsmatfestival, måste innehålla följande:
- Operationer
- Matförsäljare
- Programmering
- Sponsorskap
- Marknadsföring och PR
- Redovisning och avtalshantering
Alla ovanstående kommer att följa samma allmänna tidtabell vid planeringen av festivalen.
Festivalens tidslinje
Planeringen av en festival börjar ett helt år innan tälten går upp. Detta är schemat som Mayor's Office of Special Events följer för sin roll i varje års Taste of Chicago:
- 12 månader: Identifiera plats och datum och skapa en grov skiss av festivalkartan
- 9 månader: Uppdatera festivalkarta och identifiera leverantörer
- 6 månader: Bekräfta leverantörer, sponsorer, programmering och leverantörer
- 4 månader: Avsluta underhållning och bekräfta funktionsområdet igen
- 3 månader: Producera festivalmarknadsföringsmaterial
- 1 vecka: Hantera operationsinläsning
- 1 dag: Hantera leverantörsinläsning
- Händelseslut: Hantera driftbelastning
- 1 vecka efter: Håll avslutningsmöte och ge rekommendationer
Festivalledning
Som en statlig myndighet är borgmästarens kontor för speciella evenemang ansvarig för Taste of Chicago och en lång lista över andra evenemang som äger rum längs Chicagos sjöstrand och i stadens många kvarter. Intäkter från Smaken betalar för de flesta andra evenemang som sköts av kontoret.
Eftersom byrån har gjort det här jobbet sedan 1980, är de flesta av de funktionella teamen i Mayor's Office of Special Events och Illinois Restaurant Association mycket erfarna inom sina områden. Det finns en general manager för evenemanget för att fokusera på att hålla schemat på rätt spår.
Utöver medlemmar av kontoret arbetar generaldirektören med minst 20 stadskontor och myndigheter, inklusive polisen och brandkårer, Department of Health, Streets and Sanitation, Park District och Office of Emergency Management Kommunikationer.
Ett annat viktigt funktionsområde är redovisning och avtalshantering. Eftersom det är en statlig myndighet måste den följa stadens upphandlingsprocess och andra stadsriktlinjer.
Operationer
De operationer område ansvarar för platsförberedelser, scen och produktion, eventsupport och säkerhet. Det är ansvarigt för att se till att evenemanget är konstruerat på rätt sätt i början och sedan demonteras efter festivalens slut.
Jobbet kräver samordning med många stadsbyråer tidigt i processen.
I Chicago inkluderar dessa processer gatuavstängning, tältbyggnation, snickeri och elarbeten, säkerhet, logistik för leverantörslastbilar och mycket mer.
Fundera på vad ditt verksamhetsteam kommer att hantera själva och vad som bör läggas ut för ditt evenemang. Börja ringa för att hitta rätt personer. Vilka lokala byråer behöver ditt team arbeta med? Kontakta dem så snart som möjligt.
Restauranger och försäljare
För 2015 års Taste of Chicago samarbetade evenemanget med mer än 60 matleverantörer, inklusive minst 19 nya restauranger som representerar många av Chicagos distinkta stadsdelar. Naturligtvis i Chicago måste vissa saker finnas på menyn, inklusive pizza, revbensspjäll, glass och cheesecake.
I din egen planering måste du tänka på maten och godsakerna som ditt samhälle prisar.
I Chicago är festivalplatser eftertraktade och leverantörer måste kunna hantera volymen och ha en helt ren status med staden. De måste till och med slutföra en statlig sommarfestival sanitetscertifikatkurs.
Du måste fundera på vilka kriterier du kan kräva av deltagande matleverantörer och hur många du skulle vilja ha.
Notera: Det första året kan vara tufft, men med varje års framgång kommer du att upptäcka att du har fler och fler villiga deltagare.
Programmering
På Taste of Chicago lockar mat folkmassorna, men många andra aktiviteter håller folk där även efter att de har blivit mätta. Under åren har programmeringsteamet införlivat alla följande element i det övergripande programmet:
- Gratis konserter på flera scener
- Matlagningsdemonstrationer med toppkockar och kokboksförfattare
- En familjeby med en barnscen
- Ett miljötält för grön utbildning
- En sportpaviljong
- En internationell shoppingpaviljong
- Budweiser Clydesdales och deras dalmatiska följeslagare
- Nöjesturer
- Fyrverkeri
Fundera på vilka andra program och aktiviteter du kanske vill ha med i din matfestival.
Sponsorskap
The Taste of Chicago har skapat flera kategorier för sponsringar, och de har blivit en viktig källa till finansiering och stöd i natura. Företagsmarknadsförare och företagsevenemangsplanerare deltar i community-evenemang för att stärka sitt varumärke och få exponering.
I sin tur får de några förmåner, som ett gästfrihetstält endast för sponsorer vid evenemanget.
Fundera på vilka lokala företagssponsorer som kan vara intresserade av att finansiera ditt samhällsevent, och fundera på vilka typer av paket och förmåner du kan ge.
Marknadsföring och PR
Marknadsförare som arbetar på Taste of Chicago är i en avundsvärd position eftersom evenemanget automatiskt drar till sig mediauppmärksamhet i Chicago och på andra håll. Borgmästarens kontor för särskilda evenemang behöver inte spendera för mycket på traditionell reklam för att sprida budskapet och marknadsföra evenemanget.
Det är dock marknadsförarnas jobb att se till att all relevant information om evenemanget finns där ute och är korrekt. De upprätthåller evenemangets webbplats och närvaro på sociala medier och marknadsför webbinnehållet till både media och allmänheten. Som i alla händelser är förändringar i sista minuten vanliga.
I början kan det vara svårt för samhällsmatfestivaler att få den typ av exponering som större och mer kända evenemang får. Tveka inte att nå ut till lokala medier och meddela dem om evenemanget.
Och kom ihåg, matfestivaler är mycket fotogena! Årets publicitet kommer att göra nästa års festival till en ännu större succé.
