Evenemangsplanerare spendera mycket tid förbereder sig för sina evenemang men kan ibland förbise de små saker som de - eller deras kunder - kan behöva dagen för själva evenemanget. En bra evenemangsplanerare kommer aldrig till ett evenemang tomhänt. Ett sätt att undvika sista minuten-nödresan till butiken för ett grundläggande behov av företagsevenemang är att bygga ett förrådspaket som följer med dig vart du än går. Oavsett om du ställer upp för en seminarium, konferens eller någon annan typ av evenemang, bör ditt leveranspaket för evenemangsplanerare hjälpa dig i en kris. Här är några saker du vill behålla ditt kit.
Vi börjar med själva förvaringslådan. Det är viktigt att köpa en förvaringslåda som inte är för stor men som har tillräckligt djup för att rymma en mängd olika tillbehör. En förvaringslåda i genomskinlig plast är extremt användbar för detta ändamål och kan som sådan rymma många olika föremål.
Utmaningen är att hitta en leverantör som har något som är precis i rätt storlek för att hålla större föremål, till exempel som tejpautomater, utan att känna att du släpar runt en enorm förvaringslåda till varje event du deltar i. Du kanske lyckas med lådor eller badkar med följande mått: 5,87" hög x 10,62" bred x 16,12" djup.
Event- och mötesplanerare skicka en otrolig mängd material i lådor för varje event. Även ett litet seminarium för 35 personer kräver ofta att ett dussin kartonger med förnödenheter öppnas. Beroende på vad som skickas, skickas ibland reklamartiklar och andra föremål i mindre lådor i dessa lådor. Det är här en lådskärare kommer väl till pass.
Vissa gillar de större, skrymmande lådskärarna som ger ett starkt grepp. Generellt sett klipper du oftast bara igenom tejp på utsidan av lådor. För ditt tillbehörspaket för evenemang är lättvikt nästan alltid det bästa valet.
Lika viktig som boxklipparen är posttejpen och förvaringsdispensern. När evenemanget avslutats måste allt packas om och skickas tillbaka till kontoret eller nästa evenemangsplats.
En tejppistol är i allmänhet för stor för de flesta behov, men en handhållen dispenser är extremt lätt att använda och får jobbet gjort. Packa en roll med en dispenser i ditt kit, och detta kommer att göra förberedelserna för frakt med lätthet.
Det verkar som ett föremål som kanske inte får så mycket användning, men sax är oerhört viktigt för att klippa allt från dåligt sydda bordsdukar med synliga trådar till sista minuten-köp som behöver ta bort prislappar.
En klassisk 5" sax kommer att passa bekvämt i lådan (plus att den blir lättare). De flesta saxar som finns tillgängliga i butiker med kontorsmateriel är något större, runt åtta tum. Hitta ett par gjorda av rostfritt stål av god kvalitet eftersom de kommer att hålla genom grundläggande slitage.
En av de sista föremålen som ska produceras innan ett företagsevent är gästnamnskyltar. Det beror på att många bekräftar och/eller tackar nej till inbjudningar i sista minuten, vilket kräver det mötesplanerare väntar till sista möjliga timme med att ta fram namnlapparna för att inte under eller över beställa.
Oundvikligen kommer det att finnas namn som kan stavas fel, och vissa människor kommer att anlända oanmälda. För dessa situationer är det enklast att ha ett utbud av tomma namnetiketter så att folk helt enkelt kan skriva sina namn. Är du lite av en överpresterande kan du även ta med dig tomma namnlappar som har företaget eller föreningslogotyp lasertryckt för att ge ett mer polerat och professionellt utseende till "nödläge"-namnet märka. Vi gillar att ha 3" x 4" (den mest populära storleken) till hands hela tiden.
Att ha tillgång till markörer och överstrykningspennor är till hjälp i många situationer för evenemangsplanerare. De flesta av er behöver inte att jag flaggar de uppenbara användningsområdena för att markera föremål i evenemangsanteckningsböcker, etc. Det är dock intressant att överväga de externa förfrågningar du kan få när en highlighter kommer att vara praktisk.
Till exempel kommer företagsledare och andra i allmänhet förberedda för sina egna presentationer och har vanligtvis anteckningssidor förtryckta.Presentatörer kommer ofta att förlita sig på att mötesplaneraren tillhandahåller hushållning och andra meddelanden som någon av presentatörerna kan behöva förmedla. Jag har skrivit ut dessa objekt i vissa fall direkt på anteckningssidorna och markerat i icke-traditionella färger som orange för att få dessa situationer att sticka ut.
På samma sätt är det aldrig en dålig idé att ta med ett par extra lådor med både pennor och pennor till ditt event. Mötes- eller evenemangsplaneraren förväntas vanligtvis ha dessa tillbehör till hands, inte bara för sig själva utan för presentatörer, deltagare, och även eventpersonal.
