Ditt lilla företag bör ha tillräckligt med lager för att täcka dina kunders efterfrågan, men inte för mycket att kostnaden för det lagret ekonomiskt lamslår ditt lilla företag.
Så det finns ett nummer där ute som du vill träffa. Jobbet för din optimerade försörjningskedja är att hitta det numret med hjälp av information som är felaktig och ibland väldigt felaktig. Tänk på dina försörjningskedjans ledare som Indiana Jones och ditt lagermål som den förlorade arken. Dina ledare för leveranskedjan försöker hitta den förlorade arken och allt de vet är att det kan vara någonstans i Afrika. Det finns flera drivrutiner som kan hjälpa dig att komma dit.
Kundbehovshantering
Kunder ger dig vanligtvis en uppfattning om vad de vill ha med hjälp av ett av två verktyg: beställningar och prognoser.
Den goda nyheten om beställningar är att de kommer med en viss nivå av ekonomisk förpliktelse från din kund till dig. Den dåliga nyheten är att vissa kunder kanske inte bryr sig om att de har en ekonomisk skyldighet gentemot dig och kommer att försöka avbryta eller ändra beställningar. Och det beror på att din kund, precis som du, har ett hotshot-proffs i leveranskedjan som försöker ta reda på hur man kan optimera lagret. Och ibland innebär det att du ändrar beställningar som du redan har lagt, vilket kan innebära:
- Ökar en order
- Minska en beställning
- Att dra in en beställning (dvs. påskynda)
- Att försena en beställning
- Avbryter en beställning
Och så Customer Demand Management är inte så enkelt som att ta dina kunders beställningar och utföra dem.
Prognoser är ännu mer misstänksamma än order. Prognoser har vanligtvis inga ekonomiska förpliktelser kopplade till dem. Till exempel kan din kund säga till dig: "Jag förutspår att jag kommer att beställa 100 000 enheter av din produkt nästa år." Och då kanske de beställ noll enheter av din produkt från dig och du skulle inte ha någon utväg om du spenderade massor av pengar på att tjäna 100 000 enheter att sälja till dem.
Här är det andra du behöver förstå om prognoser; de har alltid fel. De kommer antingen att vara ledig med ett eller mindre med tio eller mindre med en miljon - men de kommer att ha fel. Det är inte särskilt klokt att göra någon form av planering genom att använda din kunds prognoser.
Filtbeställningar
Filtorder är din kunds sätt att berätta att de har en tillräckligt hög grad av förtroende för sin egen interna prognoser att de är redo att göra en långsiktig finansiell engagemang för dig.
Istället för prognosen på 100 000 enheter ovan, låt oss säga att din kund har lagt en allmän inköpsorder för 100 000 enheter och inom den allmänna inköpsordern sa det att det skulle köpa 10 000 enheter varje månad för tio månader. Det ger dig den ekonomiska hävstångseffekten du behöver för att börja bygga ditt lager på 100 000 enheter istället för 10 000 enheter åt gången.
Genom att bygga 100 000 enheter kan du optimera produktionsscheman och råvaruinköp och hjälpa till att sänka enhetskostnaderna. Men du spenderar också pengarna på att bygga större volymer av inventarier och ingen inköpsorder är skottsäker.
Hantera kundefterfrågan
Tricket för att hantera kundefterfrågan är att använda det du vet för att känna till din kunds efterfrågan bättre än vad de gör. Din kund kan ge dig prognoser eller inköpsorder eller till och med generella inköpsorder, men du bör bara använda dem som datapunkter för att göra robust efterfrågeplanering.
Genom att kombinera data du får från dina kunder kan du även använda andra faktorer för att hjälpa dig med din efterfrågeplanering:
- Historiska faktiska försändelser: Vad är din kunds beställning kontra prognoshistorik?
- Säsongsvariationer: (planerar din kund för semesterruschen?
- Konkurrenslandskap: Har din kunds konkurrenter lanserat liknande produkter som kommer att påverka din kunds faktiska efterfrågan?
- Marknadsföring/försäljningskampanjer: Finns det några rabatter eller "köp en, skaffa en" som kommer att driva på efterfrågansökningar?
Om du kan hantera din kundefterfrågan kommer det att ge ditt småföretag ett steg i att ta reda på exakt hur mycket lager som ska hållas.
Intern ledtid
Om en försändelse anlände från din leverantör klockan 08.00 i morse, hur lång tid tar det för dig att konvertera produkterna till en fraktbar vara och sedan få ut den genom dörren?
Låt oss säga att du inte vet svaret på den frågan. Det skulle innebära att du inte vet vad dina interna ledtider är. Flera faktorer påverkar detta, inklusive:
- Tar emot tid.
- Lägg undan tiden.
- Besiktningstid.
- Produktionscykeltider (om några).
- Bearbetningstid för leverans.
Allt detta kan ta dig en timme – om allt du gör är att öppna en låda från UPS, se till att det är vad du beställt och lägga i en kuvert för dina kunder – eller så kan det ta veckor (om du har detaljerade produktinspektioner och mervärdestillverkning som du do).
Båda ytterligheterna är okej - så länge du vet vad det är och du planerar ditt lager därefter. Om din interna ledtid för att bearbeta 100 stycken är en vecka och din kund beställer 100 stycken av din produkt två gånger i veckan måste du ha tillräckligt med lager till hands för att täcka en veckas kundbehov (dvs. 200 bitar).
Leverantörens ledtid
När du beställer en produkt från din leverantör, hur lång tid tar det för den produkten att nå din brygga (eller dörr eller postlåda utanför anläggningen eller varhelst ditt lilla företag tar emot leveranser)? Det finns två sätt att veta detta:
- Fråga din leverantör.
- Håll koll på din leverantörs prestation.
Om din leverantör säger till dig att de kan leverera till dig inom fyra veckor men du har hållit koll på deras prestanda och på grund av produktionen problem, leveransförseningar, stopp i tullen och andra oförklarliga förseningar, du har verkligen fått deras leveranser på åtta veckor, gissa Vad? De levererar till dig om åtta veckor.
Så om dina kunder beställer 200 stycken från dig varje vecka och dina leverantörer levererar till dig inom åtta veckor, kommer du att behöva beställa 8x200 stycken från dina leverantörer. Kanske kan du lägga en rambeställning på dina leverantörer och få dem att leverera till dig varje vecka.
Och om, som i exemplet ovan, din interna ledtid är en vecka, måste du lägga till det till vad du har i din försörjningskedja. Det är 1 800 lager i din leveranskedja vid varje given tidpunkt för att möta dina kunders efterfrågan.
Varukostnad och transportkostnader
Hur mycket kostar din lagerkostnad? Och hur mycket har du råd att köpa och hålla? I exemplet ovan kan du bli frestad att beställa mer från din leverantör än bara dessa 1 800 stycken. Om det finns leverantörsförseningar eller spikar från kundernas efterfrågan som du vill skydda dig mot? Att ha extra lager till hands är ett sätt att säkerställa att du har tillräckligt om du inte har råd.
Din kostnad för varor (dvs. hur mycket produkten du säljer faktiskt kostar dig) är bara ett mått på vad du måste betala. Det finns också lagerkostnader – till exempel lagerutrymme och försäkringar – att ta hänsyn till. Du kanske vill ha med dig mer, men du vill se till att kostnaden för ditt lager inte är så stor att den överträffar intäkterna som du får in på dessa försäljningar.
Vad är rätt lagernummer?
När du har rätt mängd lager kan du leverera till dina kunder vad de vill ha, när de vill ha det – och spendera så lite pengar som möjligt för att få det gjort. Levererar du i tid? Får dina kunder vad de vill ha? Är ditt småföretags ekonomi sund? Ja? Bra? Nej? Då har du inte rätt mängd lager.
