Priset på bokföringsprogram är lätt att fastställa; kostnaderna för bokföringsprogram är å andra sidan mycket svårare att fastställa. Du kan bestämma priset på din bokföringsprogramvara genom att fråga leverantören hur mycket de tar för sin programvara. Offerten du kommer att få kommer sannolikt att inkludera licensavgiften för att möta dina behov, men det finns andra kostnader för bokföringsprogramvaran som ingår i denna offert. Dessa är de verkliga kostnaderna för bokföringsprogrammet, och de måste inkluderas i din analys när du överväger den totala kostnaden för att äga ett bokföringsprogram:
- Genomförande
- Träning
- Utveckling för kundanpassning
- Process Redesign
- Underhåll
- Uppgraderingar
- Stöd
Kostnad nummer 1: Implementering
Implementeringskostnaderna för bokföringsprogram inkluderar alla kostnader som behövs för att installera och konfigurera programmet. Vissa grundläggande bokföringsprogrampaket kan laddas ner för att köras på nästan alla skrivbord medan andra kräver viss hårdvara och mjukvara för att fungera korrekt. Du måste kontrollera hård- och mjukvaruspecifikationerna på alla bokföringsprogram du kommer att köpa för att se om du behöver en uppgradering av hårdvara eller operativsystem för att köra program. För avancerad redovisningsprogramvara måste du anlita externa konsulter för att konfigurera programmet så att det körs korrekt. Även det mest grundläggande bokföringsprogrammet måste skräddarsys för just din verksamhet, så du kommer att ha vissa uppsättnings- och konfigurationskostnader involverade.
Kostnad nummer 2: Utbildning
Om du inte vet hur du använder ditt bokföringsprogram kommer det inte att hjälpa dig. Många leverantörer tillhandahåller inledande utbildning så att du kan lära dig hur du använder programmet. Du kommer dock bara att få viss grundutbildning; få leverantörer kommer sannolikt att erbjuda dig omfattande, djupgående utbildning utan extra kostnad. Dessutom kommer du att ha en periodisk omsättning av anställda så att de måste lära sig programmet någon gång också. Tiden som läggs på grundutbildning och sedan årlig utbildning av anställda bör beaktas i din kostnadsanalys av alla bokföringsprogram. Om det tar en genomsnittlig anställd två veckor att lära sig denna programvara innan de kan börja bli produktiva, då bör du inkludera deras varannan vecka lön och förmåner och förlusten av produktivitet i din kostnad analys. I slutändan kan du förvänta dig att avancerad programvara sannolikt kommer att kräva mer utbildningstid och kostnader än vad low-end bokföringsprogram kräver.
Kostnad nummer 3: Utveckling för anpassning
Du kanske kan använda bokföringsprogram direkt ur lådan om du har en standard, tjänstebaserad verksamhet. Men alla småföretag är inte lika, med vissa företag har unika behov av efterlevnad, regelverk eller juridisk rapportering. Därför kan du behöva anpassa ditt bokföringsprogram för att möta dina behov. Du bör lägga till dessa förväntade anpassningskostnader till kostnaden för ditt bokföringsprogram.
Kostnad nummer 4: Process Redesign
Om du har ett företag som är igång, har du förmodligen redan ett bokföringsprogram som du har använt men som inte längre uppfyller ditt företags behov. Alla nya bokföringsprogram bör göra dina affärsprocesser lättare att utföra, men kommer också att kräva att du justerar några av processerna för att anpassa sig till redovisningsprogrammets processer. Du bör förstå informationsflödet inom ditt företag så att du kan förutse mängden processer som kommer att förändras.
Kostnad nummer 5: Underhåll
Du måste underhålla din bokföringsprogramvara och all hårdvara eller programvara som stöder applikationen. Om du kör ett serverbaserat bokföringsprogram bör du överväga kostnaderna för att underhålla dessa servrar. Molnbaserat redovisningsprogram kan eliminera dessa kostnader, men säljaren kan ta ut en underhållsavgift, antingen årligen eller månadsvis, för att täcka dessa kostnader.
Kostnad nummer 6: Uppgraderingar
Du kommer att behöva uppgradera din bokföringsprogramvara någon gång vare sig du vill eller inte. Många mjukvaruutvecklare designar föråldrade i sina produkter så att de bara kör på vissa operativsystem eller så kommer de inte att tillhandahålla utbildning och support för föråldrade versioner av deras program. Du kan också behöva uppgradera din bokföringsprogramvara om ditt företag skulle växa eller lägga till ytterligare bokföringsmoduler för att förbättra kärnprogrammets funktionalitet. Återigen kan du lägga till dessa uppgraderingskostnader till den totala kostnaden för bokföringsprogram.
Kostnad nummer 7: Support
Den sista kostnaden överväger vi i total kostnad för bokföringsprogram är kostnaden för stöd. Du kommer att stöta på problem med att använda bokföringsprogram och måste komma i kontakt med antingen mjukvaruleverantör eller en konsult som hjälper dig att lösa ditt problem eller visar dig vad du gör felaktigt. Du bör lägga till de förväntade kostnaderna för teknisk support för att få en sann bild av kostnaden för ditt bokföringsprogram.
