Att hitta tillräckligt med tid är en utmaning för många småföretagare. Det finns aldrig tillräckligt med tid för att få allt gjort, speciellt när du bär många olika hattar och tar på dig många olika roller. Det är inte bara frustrerande, utan det kan vara stressande att känna att du studsar från uppgift till uppgift och aldrig riktigt kryssar saker från din lista.
Det finns dock hopp. Du kan utveckla en metod för att hantera din tid genom att sätta upp mål, planera aktiviteter, prioritera och lita på att andra ska utföra uppgifter. Om du kan göra detta kan du öka den tid du har under dagen.
Uppsatta mål
Grunden för bra tidshantering är att veta vart du är på väg och hur du tar dig dit. Att sätta upp mål kan hjälpa dig att skapa en plan för att vägleda ditt företag dit du vill att det ska vara.
Det är svårt att åstadkomma någonting utan specifika, mätbara, uppnåbara, realistiska och tidsbundna (SMART) mål. När det gäller tidshantering, produktivitet, och måluppfyllelse, att arbeta för att uppnå de små, kortsiktiga målen är viktigast.
Du kan börja med att dela upp dina långsiktiga mål i månatliga mål och sedan bryta ner dem ytterligare i vecko- och dagliga mål. Dina mål för varje dag hjälper dig att sätta ett mål och mäta när du har nått det framgångsrikt.
Planera dina aktiviteter
Planera din månad, vecka och dagar utifrån de mål du har satt upp för dig själv och det arbete som behöver göras. Du kan behöva göra bokanteckningar varje dag, så planera den tiden. Planera dina feedbacksessioner med anställda i förväg. Planera tid för allt du behöver göra.
Det mest effektiva sättet att planera dina månatliga aktiviteter är att planera tid för din planering. Använd den här planeringstiden för att kontrollera dina månatliga prestationsindikatorer, leta efter anställda som ska ha en feedbacksession och söka efter affärsmöjligheter som du kan titta på.
Om du har satt månatliga mål för ditt företag, arbeta bakåt från det datum du vill att målen ska uppnås. Planera några kontrollpunkter för de uppgifter som måste slutföras för att målen ska nås.
Prioritera kontrollpunkterna efter deluppgifter som måste slutföras – till exempel om uppgift A behöver slutföra uppgift B, planera de aktiviteter som behövs för uppgift B i slutet av den första veckan så att uppgift A kan vara klar i slutet av den andra veckan. Gör detta för alla dina vecko-, månads- och halvårsmål.
Förbi skapa en plan för att vägleda dina medarbetare och dig själv mot dina mindre mål skapar du en väg mot större måluppfyllelse. Kommunicera dina planer och mål med dina anställda. Du vill att de ska förstå var du vill vara. Du kan till och med få lite feedback från dem som kan vara till nytta för att uppnå dina mål.
Välj ett system och engagera dig
Det finns många tidshanterings- och produktivitetssystem, inklusive specifik programvara, onlineappar och till och med övergripande filosofier. Det spelar egentligen ingen roll vilket system eller tillvägagångssätt du använder, bara att det är något som du köper in, förstår fullt ut och hänger med.
Om du kämpar för att hitta ett tillvägagångssätt för tidshantering som du kan förbinda dig till fullt ut, försök att kombinera idéer om några olika filosofier att skapa det perfekta tidshanterings- och produktivitetsverktyget för du.
Alla verktyg och planering kommer inte att göra dig någon nytta om du inte håller fast vid din plan. Det här är den svåraste delen av att hantera din tid – att få dig själv att göra de uppgifter du planerat att göra. Vissa dagar kanske du inte kan åstadkomma något på den planerade tiden.
Det finns några sätt att säkerställa att du utför de uppgifter som undkommer och allt annat du planerat att göra. I din plan avsätter du tid varje dag för att komma ikapp uppgifter som skjuts tillbaka. Eller så kan du stanna senare än vanligt och se till att de blir klara.
En fördel med att planera lite tid för att komma ikapp – om du är ikapp, eller inga uppgifter har glidit förbi, kan du ta en paus eller gå och prata med dina anställda. En chef som stannar till för att chatta är en stor motivator.
Om alla uppgifter du måste utföra är bollar, är du jonglören. Du har glaskulor (hög prioritet, uppgifter du inte kan släppa) och gummikulor (lägre prioritet, uppgifter du kan släppa). Släpp fel, och de går sönder. De gummi som studsar upp och du fortsätter att jonglera. Du kanske vill prioritera dina uppgifter.
Känn dina prioriteringar
Du kanske inte får allt gjort, varje dag. De flesta av oss kommer alltid att ha några saker kvar varje dag som vi inte fick färdiga. Du kanske funderar på att upprätta en prioriterad uppgiftslista, eller åtminstone vet vilka du kan släppa.
För att undvika att tappa en glaskula, ta dig tid att klargöra vad dina prioriteringar är och schemalägg tid för att utföra dina viktigaste uppgifter när du är som mest produktiv. Eller, som tidigare nämnts, använd den förplanerade tiden för att komma ikapp.
Hitta din produktivitetszon
Vissa människor är det mest produktiva först på morgonen, när deras sinnen är friska och innan alla andra är helt vakna. Vissa människor föredrar att gräva i viktigt arbete mitt på dagen när deras momentum är fullgas, och fortfarande är det andra nattugglor som lämnar det viktigaste arbetet till slutet av dagen när idéer och koncept har hunnit bosätta sig.
Du kan skära ner på tiden det tar dig att slutföra ditt arbete genom att identifiera när du fungerar bäst, är mest produktiv och planera ditt viktigaste arbete för den tiden. Du kan öka din produktivitet ännu mer om du kan minska distraktioner och avbrott under denna fokuserade arbetstid.
Spåra din tid
Tidsregistrering med ett dedikerat tidsspårningsverktyg kan vara ett utmärkt sätt att hantera tid, även när du inte behöver spåra din tid som spenderas på klienten eller fakturerbart arbete.
Att spåra din tid under dagen kan hjälpa dig att öka produktiviteten på två sätt. För det första kan det hålla dig fokuserad på uppgiften du arbetar med just i det ögonblicket.
För det andra kan tidsspårning ge dig en bild av exakt var din tid spenderas. Om du aldrig har gjort detta förut är det ögonöppnande och ger värdefull inblick i hur du spenderar din tid.
Om du är ärlig i att dokumentera din tid och aktiviteter kommer du att kunna identifiera några styrkor, svagheter och hur mycket tid du faktiskt lägger ner på att arbeta med uppgifter.
Delegera
Det är inget fel med att lämna över pengarna till någon annan. När du har mer på tallriken än du kan hantera kan det vara dags att delegera. Ett bra sätt att börja delegera är att bestämma vilka uppgifter du kan förmedla som inte är nödvändiga för dig att utföra personligen.
Identifiera sedan en anställd som kan utföra uppgiften och se till att du får information om resultaten.
En sista tanke
Det är inte alltid lätt att delegera om man är van att jonglera med allt själv. Men om du planerar dina aktiviteter, håller dig till planen (inom rimliga gränser) och hittar rätt personer att delegera uppgifter till, har du plötsligt mer tid.
