Vad är en RFP?
Requests For Proposals (RFP) används mest sannolikt av statliga myndigheter, även om stiftelser ibland också utfärdar dem.
Stiftelser, enligt GrantSpace, föredrar att ta emot förslag som initieras av ideella organisationer eller byråer snarare än genom offertförslag. Men vissa stiftelser vill tillkännage nya bidragsprogram inom specifika områden genom att skicka ut en RFP.
Anbudsförfrågan publiceras så att organisationer som kan vara kvalificerade att delta kan ansöka. De är inbjudningar. Det gör dem särskilt värdefulla för ideella organisationer. Det betyder att stiftelsen eller den statliga myndigheten är redo att gå vidare med att finansiera en viss fråga. Om du har ett program på gång eller till och med ett etablerat som du fortfarande behöver finansiera fullt ut, kan en anbudsförfrågan vara en skänk från gud.
Tidsfristen för en anbudsförfrågan kan vara månader bort, men bli inte förvånad om det bara är 30 dagar bort, särskilt för statligt utfärdade anbudsförslag.
I viss mån är en kort deadline för en anbudsförfrågan ett sätt att minska antalet sökande och att begränsa dem till endast organisationer som är bäst beredda att svara snabbt.
För att reagera snabbt på anbudsförfrågningar måste din organisation söka efter dem hela tiden och vara redo att gå snabbt.
Hur man tävlar om en RFP
Svara bara på de anbudsförfrågningar för vilka du redan har ett program på plats eller som är ganska nära att vara redo.
Utveckla en kalender som säkerställer att du kommer igenom alla steg för att förbereda anbudsförfrågan och leverera den i tid. Läs instruktionerna mycket noggrant och följ dem till punkt och pricka.
Utveckla en kalender som säkerställer att du kommer igenom alla steg för att förbereda anbudsförfrågan och leverera den i tid. Läs instruktionerna mycket noggrant och följ dem till punkt och pricka.
En ideell organisation belägen i Washington D.C., och som är inom den internationella kvinnosjukvårdssektorn, har alla sina avdelningschefer som tittar på offertförslag inom sina specialiteter. Denna noggrannhet hjälper byrån att hålla koll på de många möjligheter som uppstår inom dess område.
Hitta statliga offerter
Alla federala myndigheter publicerar offertförslag på sina webbplatser eller på www.grants.gov. Du kan söka efter anbudsförfrågningar efter programtitlar, avdelningar, nyckelord eller CFDA-nummer (Catalog of Federal Domestic Assistance) som tilldelats varje anbudsförfrågan. Kolla in det här guide för att navigera Grants.gov.
Du kan registrera dig hos Grants.gov för att få regelbundna meddelanden om nyligen släppta offerter. Sådana meddelanden innehåller en kort beskrivning av bidragsprogrammet och en länk till RFP.
Du kan också konsultera Federalt register, som bär bidrag och RFP-meddelanden.
Din organisation bör också finnas på lämpliga e-postlistor för offertförslag. Kolla in webbplatserna för de statliga myndigheter som ligger närmast din organisations uppdrag och se om du kan komma på deras e-postlistor.
Hitta Foundation RFP: er
Den kanske bästa källan för foundation RFP: er är Philanthropy New Digest (PND) på Stiftelsen Center. Senaste anbudsförfrågan listas där efter postningsdatum och deadlinedatum. Du kan också söka på nyckelord för att hitta relevanta offertförslag. Genom att klicka på ett inlägg kommer du till hela anbudsförfrågan, vanligtvis på finansiärens webbplats. Var noga med att registrera dig för RFP-varningar som skickas via e-post också.
Om du är nära en Foundation Center plats (vanligtvis på bibliotek eller gemenskapsstiftelser), hittar du anbudsförfrågan.
Naturligtvis lägger stiftelser upp sina offertförslag på sina webbplatser, så om du övervakar stiftelserna inom din organisations område är det en bra idé att titta där ofta.
Förbise inte bidrag från lokala familjestiftelser och gemenskapsstiftelser. Gemenskapsstiftelser ger bidrag till organisationer i deras stat eller region som tjänar att befolknings- och familjestiftelser ofta är inriktade på deras omedelbara samhällen.
Du kan hitta din närmaste community foundation med foundation lokaliserare vid Stiftelserådet. Familje- och företagsstiftelser för din stat kan hittas på Grantsmanship Center. Bara klicka på ditt tillstånd på kartan.
Vad du ska göra om du behöver skapa en offertförfrågan för din organisation
Naturligtvis kan din organisation ibland behöva förbereda en offertförfrågan för att attrahera en leverantör eller konsult. Var inte rädd för att prova en RFP även om du aldrig har gjort det förut.
Här är ett lätt att följa recept för att utveckla en RFP:
- Bestäm om du behöver en RFP. Du kanske kan räcka med en RFI (Begäran om upplysningar) eller en offertförfrågan (Request for Quote).
- Fråga dig själv först. Till exempel, vilken expertis har du redan? Behöver vi en fullfjädrad konsult eller bara en tränare för vår personal? Vilka är våra mål och vilka resultat behöver vi?
- Undersök de leverantörer/konsulter som svarar på din anbudsförfrågan. Följ upp referenser och kunder och reda ut eventuella klagomål. Ta reda på prisklassen för de tjänster du behöver.
- Inkludera ett grundligt följebrev som låter leverantörer veta precis hur din organisations kultur är. När du utvärderar förslag, se till att leverantören har försökt matcha din kultur. Acceptera inte bara en lösning som de har använt tidigare med andra kunder.
- Kasta ett brett nät. Bekanta dig med källor för inlägg online, som t.ex Filantropi News Digest RFP Database.
- Skapa ett poängsystem för att utvärdera svar på din anbudsförfrågan innan du skickar ut anbudsförfrågan. Förbise inte enkla saker som fysisk närhet eller viktigare kriterier som erfarenhet av att arbeta med ideella organisationer.
- Svara på frågan: är vi redo att göra saker annorlunda genom att använda ny teknik eller metoder som en leverantör kan föreslå eller ta fram till bordet?
För mer om hur du förbereder din offertförfrågan, kolla in TechSoups guide.
