Ett pre-con-möte är en förkortning för ett "pre-conference meeting". Det är en chans att samla nyckelaktörerna i en konferens så att alla kan se över sin plan för att genomföra en framgångsrik konferens. Detta möte äger vanligtvis rum i konferenslokalen.
Här är vad du behöver veta om ett pre-con-möte innan du organiserar ditt nästa event.
Vad är ett Pre-Con-möte?
Beroende på konferensens storlek kan det finnas dussintals – till och med hundratals – personer som är ansvariga för ett framgångsrikt genomförande av evenemanget. Pre-con-mötet, eller helt enkelt "the pre-con", är en chans för alla dessa människor att träffas på ett ställe och diskutera detaljerna för det planerade evenemanget. Detta är en chans för leverantörer att ställa frågor, för arrangörer att förbereda personalen för eventuella konstigheter och för besättningar att bedöma utrymmet och bestämma var de ska placera bord, stolar, scener eller något annat inventarier.
Pre-con mötet äger vanligtvis rum några dagar före evenemanget. På dagen för ett evenemang kan en kortare genomgång uppdatera deltagarna om planen precis innan dörrarna till konferensen öppnas.
Vissa människor kan associera pre-con möten med planera större konferenser, kongresser, kongresser och incitamentsprogram. Det är dock också vanligt att hålla ett pre-con-möte för seminarier och andra speciella evenemang. Även små sammankomster i ett hotellkonferensrum bör föregås av ett pre-con möte.
Hur fungerar ett Pre-Con-möte?
För dem som kanske inte planerar frekventa möten kan ett pre-con möte verka obekvämt eller besvärligt till en början eftersom det kan innehålla nya termer eller språk, som "återuppta evenemang" eller "order för bankettevenemang". Men, pre-con möten är avsedda att jämna ut eventuella missförstånd eller oklara aspekter av händelsen. Det här är din chans att fråga vad dessa termer betyder och andra frågor som kommer att förbättra evenemangets framgång.
Vad du kan förvänta dig under ett Pre-Con-möte
Vid pre-con-mötet kommer evenemangsplaneraren att granska alla slutliga logistik för ett visst program med den leverantörsledning som är involverad i programmet.
Vanligtvis koordineras och schemaläggs ett pre-con-möte av platsens konferensservicechef. Till exempel, om din konferens hålls på ett hotell, kommer det hotellet sannolikt att ha en anställd vars jobb det är att koordinera evenemang som ditt. Denna person kommer att bjuda in chefer från olika områden som är involverade i evenemanget för att se över sin speciella roll för ett evenemang.
Detta är ett utmärkt tillfälle för mötes- eller evenemangsplaneraren att upprätta en rapport med alla inblandade.
Under pre-con är det lämpligt för evenemangsplaneraren att lyfta fram några av evenemangets huvudmål, inklusive viktiga information om organisationen som är värd för evenemanget, nyckelbudskap som förmedlas vid evenemanget och viktiga VIP: er som förväntas närvara.
Granska händelsens CV
Ett evenemangsresumé innehåller alla specifikationer för evenemanget. Den innehåller all relevant information, inklusive datum, tider, kontakter, deltagarprofiler, nödsituationer kontakter, mat och dryck, transport, fraktinformation, fakturering, audio/visuellt och annat speciellt behov.
Varje avdelningschef kommer att se över sin roll i evenemanget, inklusive relevanta detaljer och deras typiska driftsprocedurer. De kommer också att granska sin förståelse av evenemangskontraktet och information som tidigare delats om bankettevenemangsbeställningarna.
Mötes- och evenemangsplanerare bör komma ihåg att ställa detaljerade frågor relaterade till evenemangsspecifikationerna under denna tid, såsom bemanningsnivåer och namnen på nyckelkontakter från alla representerade områden som kommer att vara närvarande under själva händelse. Nyckelelement i diskussionen före kongressen kan inkludera en genomgång av:
- Krav på mat och dryck
- Krav på gästrumslista
- Konferens- och mässutställningskrav
- Krav på utrymme för mötesrum och mässor (inklusive detaljerade planritningar)
- Tekniska krav, såsom el- och telekommunikationsspecifikationer
- Detaljer om skyltplacering och andra dekorationer
Gör ändringar i sista minuten
Pre-con mötet är den perfekta tiden för att göra ändringar i sista minuten. Även om de kanske inte alltid gillar det, förväntar sig de flesta leverantörer och leverantörer några justeringar och byten i sista minuten – men försök att hålla förfrågningarna rimliga.
Naturligtvis beror omfattningen av förändringar som kan anses rimliga på hur tidigt pre-con sker. Om pre-con är schemalagd under en tid då installationen redan pågår, överväg att göra en tidig rumsinspektion för att se till att allt fungerar som det ska. På så sätt vet du vilka ändringar som kan göras utan att kompromissa med de framsteg som redan har skett.
Viktiga takeaways
- Ett pre-con möte är ett möte som äger rum innan en konferens på ett kongresscenter, hotell eller något annat evenemangsutrymme.
- Pre-con mötet ger en möjlighet för alla nyckelspelare och personal att se över sina ansvarsområden, mål och förväntningar.
- Pre-con mötet äger vanligtvis rum några dagar före evenemanget.
- Detta är en av de sista möjligheterna som arrangörer kommer att behöva begära ändringar innan evenemanget startar.
