Internrevisorer gräver i handlingar och skyldigheter för alla anställda och avdelningar inom ett företag för att upptäcka sätt att förbättra organisationens funktion som helhet. På ytan låter det som att de sätter sig in där de inte hör hemma, men faktiskt spelar de en avgörande roll för att skydda och förbättra sina organisationer.
Anställda kommer att möta internrevisioner
De flesta privata och offentliga företag genomför regelbundna interna revisioner för att säkerställa att de är på rätt spår när det gäller att uppfylla företagets mål och uppdrag. Regeringen kommer också att genomföra regelbundna internrevisioner. Och när du går igenom din public service karriär, det finns en god chans att du måste svara på frågor som internrevisorer ställer.
I de allra flesta fall samlar revisorerna bara in information. De kanske till exempel försöker förstå hur din del av organisationen fungerar.
Det finns ingen anledning att spänna sig när en intern revisor pratar med dig. Internrevisorer är proffs som bara försöker göra sitt dagliga arbete. Visst, deras arbete kan göra dig och andra obekväma. De identifierar svagheter i systemen och rekommenderar korrigerande åtgärder.
Men i slutändan får de deras organisationer att fungera bättre, och dina svar på deras frågor är avgörande för att få detta att hända. Så här är tre tips för att svara internrevisorer när de kommer och knackar på din dörr.
Svara ärligt
Internrevisorer vet när något inte riktigt stämmer. Ge dem inte en anledning att tvivla på din trovärdighet genom att vara något mindre än helt ärlig.
Om du inte vet svaret på en fråga, försök inte bluffa dig igenom den. Du kommer bara att få dig att se dum ut när de hittar det riktiga svaret. Det mycket bättre valet är helt enkelt att säga att du inte vet svaret. Om det är något du kan undersöka för dem, erbjud dig att göra det. De kanske tar upp dig på erbjudandet, eller så kanske de redan har några idéer om hur de ska få svaret.
När du tror att internrevisorerna kanske inte gillar ditt svar, dra dig inte för att ge ditt svar. De vill förstå saker som de faktiskt existerar, så även när ditt svar inte är det som kommer att göra deras jobb lättare eller vad de förväntar sig att höra, måste de veta sanningen.
Anta att de inte vet något om ditt expertområde
Internrevisorer är vanligtvis skarpa människor, men de kan inte vara experter på allt. Vissa fokuserar sin yrkesutbildning och arbetar på särskilda aspekter av internrevision som informationssystem eller ekonomi, men antar inte att de känner till ditt expertområde.
Det låter som en självklarhet, men det är lätt att glida in i att använda jargong eller hoppa över steg när man beskriver processer. Vad en tanklös handling är för dig är förmodligen inte för internrevisorn som försöker förstå dina affärsprocesser. Tänk på varje åtgärd du vidtar. Något som kan verka som ett steg för dig kan vara flera steg du har smält ihop i ditt sinne genom år av upprepningar.
Även när samtalet verkar tråkigt och alltför enkelt, kom ihåg att internrevisorer försöker bryta ner processer i sina minsta aktiviteter. Först då kan de hitta var processer kan gå snett.
Anslut prickarna för dem
Internrevisorer dekonstruerar inte bara processer till sina minsta bitar, utan de letar också efter kopplingen mellan människor och processer. De letar efter alla personer som är involverade i en process för att se vem som behöver vara involverad, vem som inte är involverad men behöver vara, hur dessa människor interagerar och om det finns tillräckliga kontroller för att förhindra eller fånga upp bedrägerier, slöseri eller missbruk.
När du svarar internrevisorer, peka ut var du och dina processer interagerar med andra och deras processer. Att koppla ihop prickarna så här ger dem en tydligare bild av hur organisationen fungerar som helhet. Sådan information ger också internrevisorer ledtrådar om vem de ska prata med och var de kan hitta ytterligare information.
