När vi försöker få fram en poäng till någon annan tänker vi ofta länge på vad vi vill säga. Det är fel sätt att gå tillväga. Istället för att fokusera på det du vill säga för att få fram din poäng bör du fokusera på att kommunicera vad du vill att den andra personen ska höra.
Vad vill jag säga?
Oavsett om du ger instruktioner till en anställd, beställer mat vid en genomkörning eller skriver ett memo som förklarar det nya klädkod du vill vara säker på att få fram din poäng. Du vill säga precis rätt sak, så den andra personen förstår din poäng. Ibland tränar man på det man ska säga. Ofta skriver vi utkast till våra PM och tal för att se till att vi använder rätt ord. Allt detta görs för att se till att vi skickar rätt meddelande.
Otaliga böcker och artiklar har skrivits som förklarar varför det är så viktigt att skicka rätt budskap; de försöker lära dig hur du skickar exakt det meddelande du vill skicka. Deras författare betonar vikten av att vara kortfattad, exakt och specifik när du väljer dina ord, oavsett om du skriver dem eller talar dem. De säger till dig att detta är det bästa sättet att förmedla din poäng till din publik.
Vem är min publik?
Vi vet alla hur viktig vår publik är för att bestämma vad vi ska säga och hur vi ska säga det. Att förklara värdet av ett nytt telefonsystem är annorlunda om du pratar med ekonomiavdelningen än om du vänder dig till telefonförsäljningspersonalen. Ju bättre du känner din publik, desto lättare är det för dig att skräddarsy ditt budskap efter dem. Ju mer ditt budskap är skräddarsytt för din publik, desto mer sannolikt är det att du får fram din poäng.
Hur når jag dem?
Medan meddelandet du skickar är viktigt, är meddelandet som mottagaren hör ännu viktigare. Om du känner din publik har du vanligtvis en uppfattning om hur de kommer att tolka eller filtrera det du säger. Du kan använda detta till din fördel för att se till att de tar emot meddelandet du försöker skicka.
Vi vet till exempel alla att om vi vänder oss till en grupp förstaklassare kan vi inte använda "stora ord" eftersom de inte kommer att få det. De kommer inte att förstå vårt budskap. Så vi väljer ord som de kommer att förstå. Istället för att använda "stora ord" som förmedlar det budskap vi vill skicka, använder vi ord vi tror att de kommer att förstå. På så sätt kommer de att höra vårt budskap och förstå det.
Försök inte förklara tekniska begrepp för revisorer med hjälp av tekniska termer. Använd inte en ekonomisk liknelse för att förmedla en poäng till den kreativa avdelningen. Om du vill att din serviceavdelning ska hantera fler samtal per dag, berätta det för dem. Berätta inte för dem att de behöver "minska tidsintervallet mellan kundgränssnittsmöjligheter."
Hantera det här problemet
För att öka dina chanser att få fram din poäng, fokusera mer på mottagaren än på sändaren. Skräddarsy ditt budskap till din publik för att förbättra deras förståelse. Oroa dig inte så mycket för vad du vill säga som du gör om vad du vill att de ska höra och förstå.
