Innan du anställer din första medarbetare finns det några steg att ta och några lagar, förordningar och skatter att ställa in och förstå. Börja med det första objektet och arbeta dig fram till listan, för att vara säker på att du inte missar något viktigt.
Skaffa ett arbetsgivarnummer
Om du har anställda måste du ha ett arbetsgivarnummer. Ett EIN är en unik federal identifierare för företag, som ett personnummer och utfärdas av IRS. Det är lätt att få det här numret; du kan få det online eller via telefon eller fax.
Jag föreslår alltid att du skriver ut ansökningsformuläret (SS-4), fyller i det helt och går sedan online och arkiverar. Detta kommer att rädda dig från att komma igång och upptäcka att du är stum. Du behöver ingen advokat för att hjälpa dig att fylla i formuläret, men kolla med din advokat om vilka några av frågorna. Detaljerade instruktioner finns i artikeln ovan.
Du måste gå till din delstats inkomstdepartement och registrera dig som arbetsgivare. Om din stat har en inkomstskatt måste du ta reda på hur anställda registrerar sig för källskatt (en statlig W-4 formor-motsvarande). Ta sedan reda på hur och när din stat vill att du ska betala och rapportera om statlig inkomstskatt som innehålls från anställdas lön. Kontrollera även statlig arbetslöshet och arbetsskadeersättning (och sjukförsäkring, om din stat kräver det).
Här är en lista över de statliga arbetskontoren i alla delstater i USA.
Registrera dig hos IRS för löneskatter
Från och med den 1 januari 2011 måste arbetsgivare använda Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) för att göra insättningar av löneskatt och lämna in löneskatterapporter. Det är enkelt att registrera sig online; du anger bara lite information om ditt företag och vilket bankkonto du kommer att göra betalningarna från.
Registrera dig för State New Hire Registration System
Arbetsgivare måste registrera nyanställningar hos sin stat, och delstaterna har ett gemensamt system för denna registrering. Målet är att spåra personer som är skyldiga pengar för barnbidrag och andra inkasseringsskulder, så att deras lön kan garneras. Du kan registrera dig nu och använda systemet för nyanställningar senare.
Gör dig redo att verifiera anställningsbehörighet
Vid anställning måste alla nyanställda tillhandahålla verifiering av sin behörighet att arbeta i USA. Som arbetsgivare kan du använda en av två metoder för att verifiera denna behörighet. Standardformuläret för att verifiera arbetstagarens behörighet är formulär I-9. Om du planerar att ha många anställda, eller om din stat kräver det, måste du registrera dig i E-verifieringssystemet. I varje fall behöver du kopior av I-9-formuläret för att inkludera i nyanställningspapper för anställda.
Registrera dig för arbetsskadeförsäkring
Arbetsskadeersättning är en försäkring som betalas av företag för att ge förmåner till anställda som blir sjuka eller skadade på jobbet. Försäkringen är tillgänglig via kommersiella transportörer, på självförsäkrad basis eller genom ditt statliga Worker's Compensation Insurance-program.
Anmäl dig till arbetslöshetsförsäkringen
Arbetslöshetsförsäkringen betalas av arbetsgivare för att tillhandahålla arbetslöshetsförsäkring till anställda som blir ofrivilligt uppsagda. Federala arbetslöshetsförsäkringsskatter måste betalas av arbetsgivare och vissa stater kräver också att arbetslöshetsförsäkringsskatter ska betalas. Läs mer om arbetslöshetsförsäkringen i den här artikeln.
Få obligatoriska arbetsplatsaffischer
Alla företag med anställda måste ha specifika informationsaffischer tillgängliga i lokalerna så att anställda kan läsa och förstå sina rättigheter. För mer information om affischer på arbetsplatsen, se denna informationssida för arbetsministeriet.
Samla in nya hyrespapper och formulär
Innan din första medarbetare börjar arbeta och får sin första lönecheck, finns det några formulär som du måste ha den nya medarbetaren att fylla i.
Konfigurera ditt lönesystem
Som arbetsgivare är du skyldig att föra utmärkta register över löne- och löneskatter, att hålla inne skatter från anställdas löner och att göra periodiska rapporter och betalningar. Den här artikeln beskriver de steg som krävs för att skapa ett lönesystem för ditt företag.
Skapa och använd en medarbetarhandbok
Även om det inte finns någon lag som kräver att du ställer in och använder en handbok för anställda/policyer och procedurer, är det en smart sak att göra. När du anställer en ny medarbetare, ge honom eller henne ett exemplar av handboken (underteckna att handboken mottagits). Det är mycket lättare att förbereda en handbok nu än att ta itu med "hur hanterar vi det här?" frågor, missförstånd och eventuella rättegångar senare.
Mer om anställnings- och arbetslagar
Susan Heathfield på Human Resources har utarbetat denna omfattande lista över löne- och anställningslagar och regler.
