Det du skriver i ett professionellt e-postmeddelande är viktigt, och du skulle bli förvånad över hur mycket din teckensnittsstil och storlek spelar roll för din läsare.
Det är fördelaktigt att välja ett teckensnitt som är rent, överskådligt och lätt att läsa. Du behöver inte nöja dig med standardteckensnittet i ditt e-postprogram. Du kommer att vilja hålla dig borta från nya typsnitt, till exempel sådana som ser ut som fetstil eller kursiv, vilket kan få din e-post att framstå som oprofessionell.
Tips för att välja teckensnittsstil och storlek för e-post
Att använda ett professionellt typsnitt är ett diskret val som kan hjälpa ditt budskap att nå fram. Nedan följer några tips som hjälper dig att göra rätt teckensnittsval:
Välj teckenstorlek
Gör ditt teckensnitt tillräckligt stort så att läsaren inte behöver kisa för att konsumera meddelandet, men inte så stort att läsaren måste scrolla för att avsluta hela mejlet. Beroende på hur lång din text är, en 10-punkts eller 12-punkts teckensnitt storleken är optimal.
Mottagaren har ett alternativ att ändra teckenstorleken i sin version av e-postmeddelandet, men du bör inte tvinga dem att göra det.
Teckensnittsstilar för e-post
Håll dig till klassikerna. Bekanta typsnitt som Arial, Verdana, Calibri och Times New Roman fungerar alla bra för professionella e-postmeddelanden. Du kanske upptäcker att ditt e-postprogram använder en av dessa stilar som standard. Om inte, kommer de att vara bland de alternativ som finns i programmet.
Olika e-postprogram har olika skärmar, och ett ovanligt typsnitt som fungerar bra i ditt program kan vara svårt att läsa eller konstigt formaterat i ett annat program.
Undvik tjusiga typsnitt som ser ut som handstil eller manustypsnitt, och alla nya typsnitt som Comic Sans. Du kanske tycker att det är attraktivt men mottagaren kan tycka att det är oprofessionellt, oläsligt eller både och.
Oavsett vilken typsnittsstil du väljer, var konsekvent i dina meddelanden i både stil och storlek. Att växla mellan Arial och Times New Roman, eller mellan typstorlekar, är jobbigt för läsarna.
Hur man väljer ett teckensnitt
Oavsett vilket e-postprogram du använder kan du vanligtvis välja en teckensnittsstil och storlek för ditt meddelande på något av dessa två sätt:
- När du har skapat ett nytt e-postmeddelande väljer du den typsnittsstil och storlek du vill ha bland de alternativ som finns i programmet. Teckensnittsstil och storlek kommer att visas bland andra alternativ i en remsa med klickbara ikoner högst upp eller längst ned i e-postmeddelanderutan. Klicka på teckensnittsikonen och välj från listan som dyker upp. Gör samma sak för teckenstorleken.
- Skapa e-postmeddelandet och skriv in din text. Markera sedan hela texten och klicka på dina val för teckensnittsstil och storlek.
Det finns många andra alternativ i den remsan med ikoner, och för affärse-post vill du förmodligen ignorera dem alla. Kursiv och fet text är onödiga blomstrar i affärskommunikation. Att leka med bakgrundsfärger eller textfärger kommer att få dig att se ut som om du har för mycket tid på dig.
Avstånd för meddelanden
Att använda mellanslag på rätt sätt gör ditt e-postmeddelande mer läsbart. Lägg till en rad med blanksteg efter hälsningen, en rad mellan varje stycke och rader före och efter signaturen på ditt meddelande. Att ha detta vita utrymme gör det lättare för läsare att ta till sig text. Ett annat praktiskt sätt att introducera vitt utrymme och göra din e-post lätt att skanna och läsa, är att använda punkter för att dela upp långa stycken.
Här är mer om hur du placerar ditt e-postmeddelande.
Lägger till din signatur
Även om du i allmänhet vill använda ett teckensnitt konsekvent i hela ditt e-postmeddelande, är det acceptabelt att din signatur visas i en annan typsnittsstil och storlek.
Ofta innehåller signaturer avsändarens namn i en större teckenstorlek och potentiellt även fetstil. Få fler råd om hur du skapar en professionell Epostsignatur, inklusive vad du ska inkludera i din signatur och vad du ska lämna.
Testa din e-post innan du skickar
När du hittar en typsnittsstil och storlek som du tycker ser ren ut, korrekturläs den. Skicka sedan en kopia till dig själv och korrekturläs den igen. När du är säker på att du har gjort rätt val kan du börja använda ditt nya e-postteckensnitt.
Kontrollera flera enheter
Innan du skickar den slutliga versionen av ditt e-postmeddelande, kontrollera ditt testmeddelande för att se hur det läser på din telefon och surfplatta (om du har en) samt på din dator. På så sätt vet du att du har rätt formatering för vilket sätt läsaren än ser på ditt meddelande.
