När du skickar din jobbansökan till en statlig myndighet har du startat en process som till stor del ligger utanför din kontroll och nästan alltid osynlig för dig som utomstående. Statliga organisationer är bundna av lagar och förordningar vid hanteringen av jobbansökningar så att alla sökande får en rimlig möjlighet att få jobbet.
Vissa jobbansökningssystem, som den amerikanska regeringens USAJobs, har funktionalitet inbyggd i systemet, vilket gör att sökande kan se hur deras ansökningar fortskrider genom organisationens anställningsprocesser. Denna online-funktionalitet minskar antalet telefonsamtal och e-postmeddelanden som personalavdelningen får eftersom sökande själva kan leta upp viktig information inom några minuter.
Nedan beskrivs de grundläggande processerna som personalavdelning personal följer med vid anställning till ett statligt jobb. Anställningsprocessen kan vara lång och du kan bli kontaktad av både en personalansvarig och anställningschefen eller arbetsledaren. Som ett resultat kan det vara lite fram och tillbaka om de är intresserade av dig.
1. Inlägg stänger
När du har skickat in din ansökan måste du vänta på att jobbannons att stänga framför dig höra ett svar. När statliga myndigheter lägger ut jobb har de nästan alltid en sista ansökningsdag. De gör detta så att de kan hantera hur många ansökningar de tar emot och så att de kan gå vidare med anställningsprocessen utan att lägga till ytterligare sökande under hela processen.
I rättvisans skull håller personalavdelningarna sig till sista ansökningsdatum och tillåter inte chefer att överväga sena ansökningar om inte alla sena ansökningar accepteras. Det finns ingen rimlig anledning att acceptera en sen ansökan och inte en annan om båda sökande lämnar in ansökningar som uppfyller minimikraven som anges på platsannonsen.
2. Applikationer granskas
När personalavdelningen vet att de har alla ansökningar som organisationen kommer att överväga, kommer de läs varje ansökan för att säkerställa att varje kandidat uppfyller de minimikrav som anges i jobbet inlägg. Till exempel, om inlägget sa att den nyanställde måste ha en kandidatexamen, a personalspecialist kommer att ta bort alla ansökningar där sökanden inte visar att en kandidatexamen är avslutad. Därför är det viktigt för sökande att se till att de tydligt beskriver hur de uppfyller kraven kunskaper, färdigheter och förmågor krävs för jobbet.
3. Lista över finalister är sammanställd
När alla ansökningar har granskats för minimikraven, personalavdelningen och anställningsansvarig arbeta tillsammans för att göra en kort lista finalister som de skulle vilja intervjua. För rättvisans skull baseras besluten på de uppgifter som ingår i ansökningarna. Beroende på avdelningen du ansöker till, bli inte förvånad om du blir kontaktad av personal som begär referenser eller ytterligare information som kan inkludera att skriva prover eller uppsatser.
4. Intervjuer är schemalagda
Personalavdelningen eller anställningsansvarig ringer sökande som förtjänat en intervju. Om en sökande väljer att dra sig ur processen kan organisationen besluta att antingen intervjua nästa mest kvalificerade kandidaten som först inte fick en intervju eller fortsatte processen med en finalist mindre. Beslutet beror till stor del på hur nära den näst mest kvalificerade sökanden var att väljas till den ursprungliga gruppen finalister.
Om du blir kontaktad för en intervju kan du bli intervjuad personligen eller per telefon. Vissa lediga tjänster får många ansökningar från kvalificerade kandidater. Som ett resultat är telefonintervjuer nödvändiga för att granska sökande ytterligare.
5. Nödvändiga bakgrunds- och referenskontroller utförs
Vid denna tidpunkt i processen genomför många organisationer bakgrunds- och referenskontroller. Det är inte meningsfullt att utföra dessa kontroller av alla sökande ur både kostnads- och personaltidsperspektiv. När finalisterna har valts ut kan kontrollerna utföras på den lilla gruppen. Fördelen med att köra kontrollerna vid denna tidpunkt är så att det inte blir någon extra fördröjning om den valda finalisten tackar nej till jobberbjudandet. Vissa organisationer väntar tills de är redo att lämna ett jobberbjudande tills de kör kontrollerna så att de inte ådrar sig kostnaden för att genomföra kontroller av individer som de inte kommer att anställa.
6. Intervjuer genomförs
Grupper av finalister är vanligtvis sammansatta av tre till fem personer. Antalet finalister som ska intervjuas och hur många personer som kommer att genomföra intervjuerna avgör till stor del hur lång tid intervjuprocessen kommer att ta. Om det bara finns en handfull finalister som ska intervjuas kan processen bara ta en vecka att genomföra alla intervjuer. Men om det finns många finalister och intervjuare kommer processen sannolikt att ta mycket längre tid.
7. Ny hyra är utvald
Efter att intervjuerna har genomförts bestämmer intervjuaren eller intervjupanelen vilken finalist som ska få jobberbjudandet samt rangordningen för de andra finalisterna om den valda finalisten tackar nej till jobbet erbjudande.
8. Jobberbjudandet förlängs
Ett jobberbjudande utökas till den valda finalisten, vilket vanligtvis görs muntligt så att löne- och startdatumsförhandlingar kan påbörjas. Ett brev som dokumenterar vad anställningschefen och den valda finalisten gick med på skickas till den valda finalisten för att acceptera.
9. Jobberbjudande accepteras
En vald finalist erkänner formellt jobb erbjudande muntligt eller skriftligt. Organisationen påbörjar pappersarbete som krävs för att anställa den valda finalisten på det överenskomna startdatumet.
Tänk på att vissa statliga myndigheter har ytterligare säkerhetskrav som resulterar i en vänteperiod innan du får rätt säkerhetstillstånd. Till exempel, inom Department of Homeland Security säkerhetsprövningsprocessen kan ta allt mellan två veckor och ett år men tar vanligtvis cirka tre månader.
10. Kandidater som inte väljs ut meddelas
När organisationen och den utvalda finalisten har kommit överens om anställningsvillkoren, meddelar organisationen vanligtvis alla andra sökande att tjänsten är tillsatt. Det finns dock vissa avdelningar som inte meddelar sökande om en tillsatt tjänst.
Vissa organisationer väljer att endast meddela kandidater som intervjuas men de flesta organisationer som följer denna praxis ange sin policy i sina jobbannonser eller på deras webbsida som innehåller ansökningsprocessen och information om jobbet sökare.
