Även med dagens moderna kassasystem (POS) behöver du fortfarande en procedur för att redogöra för en butiks kontanter kvitton. Dessa interna kontroller är nödvändiga för att förhindra felaktig hantering av pengar och för att skydda tillgångar mot förlust eller stöld.
Starka interna kontroller främjar inte bara den operativa effektiviteten, de säkerställer också tillförlitliga räkenskapshandlingar som kommer att behövas under skattetiden. En av de vanligaste orsakerna till krympning eller förlust i din butik är genom felaktig hantering av kontanter. När den utreds kommer den vanligaste orsaken till bristen på korrekta procedurer eller kontroller.
Detta kontanthanteringssystem kan skapas samtidigt butikspolicyer är etablerade. Många av dagens POS Systemen har steg-för-steg-instruktioner för att stänga (även kallat balansering) kassalådan för att vägleda den anställde.
Business Intelligence
Butiksledning eller kassörer kan ta fram en försäljningsrapport när som helst under ett skift. Genom att lägga till
Det finns flera skäl till varför detta är användbart:
- Det undviker att ha för mycket kontanter på försäljningsgolvet.
- Det skyddar mot förlust om butiken blir rånad.
- Det förhindrar situationer där en kund klagar på för lite förändring.
- Det avslöjar ofta överskott eller brister för vissa kassörer.
- Det tar bort frestelsen att ta kontanter utan dokumentation från kassalådan.
Hur och när ska implementeras
Balansering av ett kassaregister sker vanligtvis i slutet av dagen eller i slutet av ett kassapass. Kassalådan och dess innehåll bör tas till ett kontor eller annat avskilt område för att förbereda rapporten. Om du balanserar lådan efter stängning, se till att försäljningsgolvet lamporna är släckta och dörren är låst. För många säljare får de bråttom och tenderar att börja stänga innan butiken faktiskt stängs. Detta är inte en säker praxis. Men om du har flera anställda i butiken är det möjligt att stänga ett av registren under öppettider.
Eventuella överskott eller brister bör undersökas. Den mänskliga naturen bör beaktas för mindre fel och små mängder, men ofta avvikelser kan vara ett tecken på anställd stöld eller kan indikera att ytterligare utbildning krävs för a särskild kassörska. Som regel vill du se till att avvikelser inte överstiger 2 USD vid slutet av dagen.
Startkassan läggs tillbaka i kassalådan och förvaras för kvällen medan insättningen förbereds för banken. Alla kreditkortslappar, terminalrapporter och andra registerkvitton kan häftas till den dagliga kassalådans rapport och arkiveras efter datum.
Uppdelning av arbetsuppgifter
För mer ansvar, överväg att använda två personer för att balansera kassaregistret. En person kommer att räkna lådan och skapa den dagliga kassarapporten, medan den andra personen förbereder en bankinsättning. Båda personalen bör skriva under rapporten och anger att de är ansvariga för de visade siffrorna. Även om inget system kan förhindra bedrägerier, kommer detta revisionsspår att hjälpa till att motverka samverkan mellan anställda.
I början av nästa skift ska varje kassör tilldelas en egen kassalåda. Ha kassör räkna om kontanterna i lådan för att verifiera startbalansen. Om du är en liten butik med bara ett register stannar kontanterna med största sannolikhet i lådan över natten. Om detta är din situation är proceduren densamma.
En sista anmärkning: eftersom mänskliga misstag är en del av spelet, se till att du inkluderar avvikelser i dina kontanter som en del av dina resultaträkningar. Lägg till en rad i dina resultaträkningar som budgeterar för och visar en förlust från felräkning. Detta är ett annat sätt du kan granska och hantera förlusten.
