Att förbereda ditt kontor innan du stänger för semestern kräver noggranna förberedelser. Korrekt meddelandehantering säkerställer att dina kunder, leverantörer och anställda kan planera runt avstängningen, och det betyder att du inte behöver ta itu med många arga klagomål före och efter pausen. Det borde ge en bekymmersfri semester och en välförtjänt vila.
Här är en enkel checklista med steg, från att ställa in meddelanden som är borta på semestern till att återställa termostater, som gör din semesteravslutning smidig och lönsam.
Meddela anställda, kunder och leverantörer
Se till att du informerar intressenter i ditt företag minst två till fyra veckor i förväg. Anställda kan meddelas och påminnas genom kalendersystem på kontoret, e-postmeddelanden, skyltar och inlägg på kontoret och infogar i deras lönecheckar. Och glöm inte dessa uppföljande påminnelser; inte alla meddelanden går igenom första gången.
Du kan meddela kunder via din webbplats och det automatiska telefonistmeddelandet på ditt telefonsystem.
Meddela leverantörer (särskilt de med återkommande leveransscheman) via e-post, telefon eller vanlig post.
Meddela säkerhetspersonal eller tjänster
Meddela din säkerhetspersonal eller säkerhetstjänst om dina kommande stängningsdatum. Se till att dina säkerhetsleverantörer har en uppdaterad nödkontaktlista som innehåller kontaktinformation, inklusive telefonnummer, för dig och dina nyckelanställda. De bör veta vem de ska kontakta i händelse av ett säkerhetsproblem, även när kontoret är stängt, och vem som har tillstånd att vara i byggnaden under avstängningen.
Ändra automatisk assistenthälsning
En vecka eller två före stängning, spela in en automatisk assistenthälsning på ditt telefonsystem som förklarar att kontoret kommer att vara stängt under en längre period. Ange datum när du stänger och när du förväntar dig att öppna igen. Precis innan du går, spela in en andra automatisk hälsning som understryker när du kommer tillbaka och, när det är lämpligt, till vem som ringer ska ställa frågor till i din frånvaro.
Om du tillhandahåller nödtjänster, såsom värme och kyla, VVS eller andra viktiga kundtjänster, var noga med att berätta för dina uppringare hur de når din telefonsvarare eller din mobiltelefon i händelse av en nödsituation.
Meddela din telefonsvarare
Meddela din telefonsvarare vilka datum kontoret kommer att vara stängt och uppdatera din kontaktlista med telefonnummer till anställda som kommer att ha jour. Se till att de vet vem de ska kontakta i specifika situationer; du vill inte att chefer på högsta nivå varnas i händelse av till exempel ett leveransproblem.
Ändra Röstbrevlåda Hälsningar
Om ditt telefonsystem tillåter anställda att ta emot externa samtal vid sina skrivbord, instruera dem att spela in en "stängd för semestern" meddelande eller "inte på kontoret" röstbrevlåda som ger uppringare viktig information om stängning. Anställda bör meddela dem som ringer när de kommer tillbaka till kontoret och vad de ska göra om de behöver omedelbar hjälp medan kontoret är stängt. I de flesta fall vill du inte att anställda lämnar ut personlig kontaktinformation.
Minska termostater, stäng av kontorsutrustning
Spara energi och pengar genom att ställa in eller programmera om dina kontorstermostater under avstängningen. Du kommer att bli förvånad över de kostnadsbesparingar du kan samla på dig, och det kan vara bra PR-möjlighet; visa att ditt företag är engagerat i att bevara resurser.
Du kan också spara energi och pengar genom att stänga av all icke-nödvändig kontorsutrustning, inklusive skrivbordslampor, kopiatorer, skrivare och datorer.
Backup-servrar
Om du har datorer och servrar, se till att säkerhetskopieringscykeln körs på rätt sätt före och efter avstängningen. Minska din exponering för en katastrof genom att schemalägga din extern backup för en tidig upphämtning. IT är ett område där du vill ha tydliga instruktioner för vem du ska kontakta vid problem, så se till att din telefonsvarare är korrekt informerad.
Stäng inte av
Det finns en del kontorsutrustning du inte bör stänga av, inklusive:
- Faxmaskiner
- Telefonsystem
- Servrar och backupsystem
- Kylaggregat
- Säkerhetssystem
