Vilket typsnitt är det bästa att använda för ett affärsbrev? När du skriver formella brev är det naturligtvis viktigt att se till att innehållet i ditt brev är tydligt och lätt att förstå. Du bör dock också tänka noga på teckensnitt och teckenstorlek.
Teckensnittet är stilen på texten du använder i ditt brev eller e-postmeddelande. Det är viktigt att se till att typsnittet du väljer för din professionella korrespondens, både tryckt och e-postat, är tydligt och lätt att läsa. Annars kanske din läsare inte tar sig tid att läsa ditt brev.
Detta är särskilt viktigt när du skriver jobbansökningsbrev, som t.ex följebrev. Om en arbetsgivare inte lätt kan läsa ditt brev på grund av att teckensnittet är för litet eller för svårt att läsa, kanske de inte bryr sig om att titta på ditt återuppta.
Det bästa är att hålla ditt teckensnitt och teckenstorlek enkel och professionell. Se till att ditt meddelande – inte ditt teckensnitt – sticker ut.
Det bästa typsnittet att välja
Det är viktigt att välja ett teckensnitt som är lätt att läsa. Du bör välja ett typsnitt som är tillräckligt stort så att läsaren inte behöver kisa för att läsa ditt brev, men inte så stort att ditt brev inte passar bra på en enda sida.
Att använda ett enkelt teckensnitt kommer att säkerställa att ditt budskap är tydligt. Grundläggande typsnitt som Arial, Cambria, Calibri, Verdana, Courier New och Times New Roman fungerar bra. Undvik nya typsnitt som Comic Sans, eller typsnitt i manus eller handstil.
Vilken storlek teckensnitt att använda
När du har valt din typsnittsstil väljer du en teckenstorlek på 10 eller 12 punkter. Storleken beror på hur mycket innehåll du har; det är bäst om du kan formatera ditt brev så att det får plats på en sida.
Om ditt brev har en rubrik (som en rubrik med ditt namn och din kontaktinformation) kan du välja att göra rubrikens teckensnitt något större (14 eller 16). Detta är dock inte nödvändigt.
Tips om teckensnitt
Undvik dessutom att skriva med stora bokstäver när du formaterar din bokstav. Brev och e-postmeddelanden med stora bokstäver får det att verka som om du skriker. Undvik även understrykning, fetstil och kursiv stil; dessa kan göra text svårläst.
Hur man väljer ett teckensnitt
Du kan behöva prova några teckensnittsstilar och storleksvariationer så att ditt brev får plats på en enda sida med tillräckligt vitt utrymme så att det inte blir trångt.
Nedan följer steg att ta när du skriver en bokstav och väljer teckenstorlek och stil:
- Välj ett teckensnitt från listan överst i dokumentet innan du börjar skriva ditt brev, eller:
- Skriv ditt brev.
- Markera innehållet i ditt brev.
- Välj antingen typsnittet från popup-fönstret eller välj typsnittet från listan överst i dokumentet.
- Välj den teckenstorlek du vill använda på samma sätt. Prova några olika teckensnitt och teckenstorlekar tills bokstaven får plats på en sida. Återigen, se till att det finns vitt utrymme i ditt brev. Överväg att spela med mellanrum och marginaler också.
- Korrekturläs ditt brev.
När du har slutfört och korrekturläst ditt utkast, skriv ut ditt brev (även om du ska ladda upp det online eller e-posta den) för att se till att den är formaterad, på rätt avstånd och ser ut som du vill ha den till.
Inkludera gott om vitt utrymme
Oavsett typsnitt och teckenstorlek du väljer bör det finnas vitt utrymme överst, botten och sidorna av din bokstav. Du vill också lämna lite vitt mellanslag mellan varje stycke, efter brödtexten och före din avslutning, och mellan avslutningen och din signatur. En sammanpressad bokstav utan tillräckligt med mellanrum är svår att läsa.
Fler tips om hur du placerar ditt brev:
- Håll ditt brev till en sida eller mindre, om möjligt. E-postbrev bör vara några stycken långa och vara lätta att skanna.
- Rikta in locket till vänster.
- För e-postbrev, använd din formaterad e-postsignatur för att stänga meddelandet.
Prova en mängd olika teckensnitt och storlekar för att se vilken som låter dig passa din bokstav på en sida, samtidigt som du lämnar lite vitt utrymme.
Du kan också justera marginalerna på sidan så att de blir något större eller mindre för att behålla lite vitt utrymme samtidigt som bokstaven får plats på en sida. Som en allmän regel bör marginalerna inte vara bredare än 1” och inte smalare än 0,7”.
Korrekturläs ditt brev noggrant
Var säker på att noggrant korrekturläs ditt brev för grammatik och stavfel. Även om ditt teckensnitt och teckenstorlek är lätt att läsa, kommer fel att få dig att se oprofessionell ut. Om detta är ett följebrev kan ett fel till och med kosta dig ett jobberbjudande. Fler korrekturtips:
- Läs ditt brev högt. Du hittar alla stavfel och kan också hitta möjligheter att förbättra ditt ordval och din meningsstruktur.
- Kontrollera och dubbelkolla stavningen av alla företags- och personnamn.
- Ta en paus innan du granskar ditt slutdokument. Du kan hitta fel med nya ögon som du inte skulle ha hittat direkt efter att du skrivit brevet.
- Be en vän med örnögd att granska ditt brev innan du skickar den.
- För e-postbrev, se till att skicka ett testmeddelande till dig själv innan du skickar dokumentet via e-post till en rekryteringsansvarig. Du kan upptäcka konstigheter med mellanrum och formateringsfel som du inte skulle ha sett utan ett test.
När det är klart skickar du brevet och cc: själv så att du har en kopia för dina register.
