Om du någonsin har beställt produkter eller tillbehör till din butik kan du ha blivit tillfrågad om du har ett PO-nummer. En inköpsorder (PO) är ett skriftligt försäljningskontrakt mellan köparen och säljaren som specificerar de exakta varor eller tjänster som ska tillhandahållas från en enda leverantör. Den kommer att specificera betalningsvillkor, leveransdatum, artikelidentifiering, kvantiteter, fraktvillkor och alla andra skyldigheter och villkor.
Inköpsorder är vanligtvis förtryckta, numrerade dokument som genereras av återförsäljarens ekonomisystem. Med andra ord, om du använder ett bokföringsprogram som QuickBooks, när du beställer produkter från en leverantör skapar den en inköpsorder åt dig i systemet. Syftet med PO är att skapa ett spårbart dokument i ditt redovisnings- eller kassasystem som ska användas på alla möjliga fördelaktiga sätt för att driva ditt företag.
Hur inköpsorder fungerar med ett lagersystem
- En PO berättar för ditt lagersystem vad du har på beställning. Om du använder en öppet-för-köp-system, det vet att inte beställa mer av en produkt eftersom de redan är några beställda.
- Det kan fastställa köpspecifikationer med leverantören. Den innehåller till exempel uppenbarligen kvantiteterna för varje produkt du beställer, men den beskriver också betalningssättet, villkoren för vilka du kommer att betala för produkterna (inklusive dejta), och med vilken metod du vill att produkterna ska skickas till din butik.
- Många leverantörer har ett fast eller standardsystem som de använder för fakturering och frakt. Så, utan några instruktioner, kommer de som standard till UPS-jord när de skickar till dig, till exempel. Men du kan behöva det snabbare, och PO kan kommunicera det.
- En PO är ett ansvarsdokument för alla parter. Det är väldigt lätt att det uppstår misstag vid beställning. Men när allt är skriftligt är det svårt att argumentera. Jag kan minnas många gånger när jag fakturerades och fakturerades felaktigt från en leverantör men fick min inköpsorder för att säkerhetskopiera den och fick den omvänd eller fixad.
- Ett exempel på detta, jag fick en faktura på 300 lådor av skocreme när jag beställde 300 bitar. Det finns 100 stycken i en låda, så du kan föreställa dig hur mycket högre fakturan var än vad den skulle vara.
- När varan kommer från leverantören kan du checka in den mot PO och se till att leveransen är korrekt.
- Slutligen låter det alla dina anställda vara delaktiga. Till exempel kan en anställd beställa och en annan kan ta emot.
En av de andra fördelarna med inköpsorder är din kreditvärdighet. Banker kommer ofta att titta på dina PO för att avgöra om du är solvent. En solid inköpsorderprocess kan hjälpa dig att bli godkänd. En dålig kommer att resultera i att du inte får ett lån. Det kan också användas för kredit hos säljaren. Till exempel kan vissa leverantörer kräva att du betalar kontant när du beställer. Efter en period av att ha gjort affärer med dig kan de tillåta dig att skicka in en köporder mot ett kreditkort. Detta är enormt för att hantera din pengaflöde.
PO är en vanlig praxis inom detaljhandeln. Och alla POS- eller bokföringsprogram som du kan installera i din butik kommer att ha en PO-komponent för dig.
