Oavsett om du är en företagsevenemangsplanerare eller en administrativ person, den grunderna i evenemangsplanering kräver att du har starka organisatoriska, kommunikations- och dokumentationsförmåga. Oavsett din erfarenhetsnivå kan även en gästfrihetsentusiast arrangera ett fantastiskt affärsevenemang med lite kreativitet och mycket organisation längs vägen. Men när det kommer till evenemangsplanering, särskilt för upptagna evenemangsplanerare med mer än ett evenemang på sina böcker, kan det att hålla sig organiserad vara ett större hinder än de flesta inser.
Hur evenemangsplanerare håller sig organiserade
Organisation är en av de många nycklarna till framgång för de flesta evenemangsplanerare. Att bemästra organisatoriska färdigheter kan inte bara leda till mindre stress, utan det kan också förbättra din kreativitet som en händelse planerare som låter dig se helheten och tänka utanför boxen med vetskapen om att du har ett fast grepp om detaljer. Här är några sätt som framgångsrika evenemangsplanerare håller sig organiserade.
Skapa evenemangspärmar
Att skapa evenemangs- och evenemangsplaneringspärmar är förmodligen det mest effektiva sättet att hålla ordning på planering av seminarier, konferenser, intern utbildning, verkställande mötenoch alla typer av evenemang. Medan många evenemangsplanerare går över till mer elektroniska och digitala organisationsverktyg, kan fysiska pärmar fungera som platsen för de viktigaste händelse- och programdetaljerna. Att behålla papperskopior av vissa dokument, anteckningar och andra detaljer kan vara en livräddare under en händelses livstid.
Helst bör varje evenemang och/eller program ha sin egen pärm. Beroende på komplexiteten i ditt evenemang kan din pärm innehålla flera sektioner, inklusive:
- Resplan/Agenda
- Nyckelkontakter
- Deltagare
- Kommunikationer
- Kontrakt
- Beställningar av bankettevenemang
- Underhållning
- Lista över logi/rum
- Ankomster/avgångar
- Aktiviteter
- Gåvor
- Budget
- Diverse
Med din evenemangsplanering, pärm som uppdateras regelbundet, delar du enkelt information med dina interna kollegor och kunder, även om de inte ger dig mycket tid att förbereda dig.
Använd programvara för evenemangsplanering eller dokumentlagring online
Även om dina evenemangspärmar bör innehålla alla de viktigaste detaljerna för varje evenemang i papperskopia, resten av dina referensanteckningar, idéer och korrespondens bör också hållas organiserade och tillsammans. Idag använder många evenemangsplanerare programvara för evenemangsplanering och hantering, men många fler letar efter onlinefillagringsalternativ för att hålla ordning.
Onlineverktyg som Google Drive och Dropbox kan tillhandahålla en organiserad plats för alla typer av elektroniska dokument från kalkylblad till fakturor. Dessa verktyg låter dig ladda upp, lagra och organisera dokument i onlinefiler och mappar där de lätt kan nås var som helst. Du kan öppna dokument på din bärbara dator, smartphone eller surfplatta. Du kan också enkelt bifoga dessa filer till e-postmeddelanden eller dela dokumentet med kollegor, leverantörer och kunder. Det kan vara den perfekta organisationslösningen för evenemangsplanerare som alltid är på språng.
Den organisatoriska bottenlinjen
I slutändan är det upp till dig hur du organiserar dina dokument, anteckningar och korrespondens. Varje evenemangsplanerare har ett annat system som fungerar för dem och deras evenemang. Den viktigaste faktorn bör alltid vara tillgänglighet och informationsberedskap. Så se till att oavsett vilket system du använder kan du snabbt och enkelt hitta den information du letar efter.
