Börja din röstmeddelandehälsning med ett kort "Hej" eller "Välkommen till XYZ Company." Använd inte fraser som "ditt samtal är väldigt viktigt för oss" och liknande. Dessa har blivit överanvända och kan uppfattas som oärliga. De gör ditt meddelande långt och ett slöseri med den som ringer.
Ange ditt fullständiga namn tydligt och uttala varje stavelse så att den som ringer vet att de har nått den person de förväntade sig och så att de vill skriva ner ditt namn om de vill. Om du har ett långt namn, sakta ner så att den som ringer kan höra det.
Om du anger ditt företagsnamn och din avdelning kommer den som ringer att veta att de har kommit till rätt plats – speciellt om de gick igenom en serie automatiska telefonuppmaningar eller en telefonsystemkatalog över anställda eller avdelningar. Detta är särskilt viktigt för externa röstmeddelandehälsningar. Den kan hoppas över för interna samtal.
Ett kort uttalande (vissa gillar en ursäkt i uttalandet) om att du inte kan ta deras samtal är standard och flyttar den som ringer snabbt vidare till information om när du kan komma tillbaka till dem och det viktiga meddelandet pip.
Om din policy är att ringa tillbaka i slutet av dagen, berätta det för den som ringer. Om det inte finns någon policy, ge den som ringer en uppskattning av när du kommer att ringa tillbaka. Om du är borta från kontoret i en vecka, låt dem veta det också.
Ingen gillar att vara instängd i "röstbrevlåde" och väntar på ett svar utan några andra alternativ. Om det finns någon som den som ringer kan kontakta för omedelbar hjälp, ge anvisningar om hur man kontaktar den personen.
Håll det kort: max 20 till 25 sekunder. Folk är upptagna och gillar inte att slösa tid.
Ge dina uppringare bara den information de behöver för att lämna ett meddelande till dig eller komma i kontakt med dig.
När du besöker webbplatsen kan Dotdash Meredith och dess partners lagra eller hämta information i din webbläsare, mestadels i form av cookies. Cookies samlar in information om dina preferenser och dina enheter och används för att få webbplatsen att fungera som du förvänta dig att det gör det, för att förstå hur du interagerar med webbplatsen och att visa annonser som är riktade till din intressen. Du kan ta reda på mer om vår användning, ändra dina standardinställningar och återkalla ditt samtycke när som helst med verkan för framtiden genom att besöka Inställningar för kakor, som också finns i sidfoten på sajten.
