Även om evenemangsplanerare vanligtvis är väl insatta i alla aspekter av evenemangsplanering, behöver de ibland hjälp när det kommer till att skriva formella brev, e-postmeddelanden eller annat material för ett kommande evenemang. En av de viktigaste sakerna som evenemangsplanerare kommer att försöka är ett välkomstbrev till gäster på en incitamentsresa.
Välkomstbrevet gör precis vad det säger: Det välkomnar gäster till evenemanget. Det behöver inte uppfattas som komplicerat på något sätt. Faktum är att om det är korrekt skrivet bör välkomstbrevet vara enkelt och rakt på sak. Helst skrivs ett välkomstbrev på en organisations officiella brevpapper.
Detaljer om en Incitamentsresa
En incitamentsresa är en planerad händelse eller resa som används för att övertyga människor att uppnå specifika affärsmål. Ofta är incitamentsresan en belöning till en säljare eller annan typ av professionell för att nå en specifik milstolpe. Vanligtvis är de uppsatta målen relaterade till försäljning och affärsutveckling, men chefer och chefer har använt dessa typer av incitament för hur många lönsamma affärsmål som helst.
Delar av ett välkomstbrev
Ett välkomstbrev för en incitamentsresa skiljer sig inte så mycket från andra formella välkomstbrev, utan efter läser den bör en gäst veta vad han kan förvänta sig, och vem man ska kontakta för frågor eller med eventuella problem som stiga upp.
Ett bra välkomstbrev kommer att innehålla datumet det skrevs och en lämplig hälsning (hur formellt det är beror på förhållandet mellan företaget eller brevskrivaren till mottagaren).
Brevets första stycke ska förmedla välkomnandet, andra stycket ska innehålla information om dagordningen och alla viktiga detaljer om plats eller krav som gästen behöver känna till (till exempel kommer de att behöva ha sina pass?).
Slutligen ska det avslutande stycket förmedla uppskattning (från antingen brevskrivaren eller företaget) till gästen/mottagaren. Återigen, om det är formellt eller tillfälligt avgörs av omständigheterna. Detta stycke följs av en signaturrad från evenemangsvärden, inklusive en titel.
Vanligtvis, om du väljer att anpassa brevet, är det bra att infoga händelsens program i brevet. Detta är valfritt. Om du gör det, se till att dessa uppgifter infogas och listas efter andra stycket och hänvisas till som sådana.
Exempel på välkomstbrev
[INFOGA DATUM]
Bästa deltagare i [NAME or EVENEMENT TITLE]
Vi är glada att du kan gå med oss och hoppas att din vistelse på [RESORT] i [DESTINATION] är både föryngrande och lärorik.
Vi har en full agenda under de kommande [NUMBER] dagarna, så ägna några minuter åt att läsa igenom informationen i detta paket. Den innehåller vår resplan och annan viktig information.
Vi ser fram emot att tillbringa den här tiden med dig i [BRIEF FHRASE TO DSCRIBE DESTINATION].
Om vi kan göra något för att göra din vistelse trevligare, vänligen meddela oss. Tack för att du gick med i [EVENT TITLE].
Vänliga hälsningar,
[OFFICIELLT VÄRDNAMN]
[TITEL]
[ORGANISATION]
Ett av de vanligaste misstagen med incitamentsevenemang är ett misslyckande med att följa upp deltagarna efteråt. Att hålla ett effektivt incitamentsevenemang kan vara en solid taktik för att höja medarbetarnas moral och prestation, inte bara belöna tidigare bra arbete. Så att be om feedback är viktigt för att säkerställa att framtida resor blir framgångsrika.
