Hur man skapar en volontärhandbok för din ideella organisation

När din ideella organisation börjar attrahera volontärer kan det vara en spännande tid av tillväxt och gemenskap för alla inblandade. Men när volontärer börjar strömma in kan det vara överväldigande att gå ombord, träna och till och med hantera allihopa. Det är ett stort problem att ha, men din organisation kan skapa system och standarder för att stödja dina volontärer.

Det är där en volontärhandbok är viktig. Mycket liknande personalhandböcker och utbildningsmaterial i företag, en volontärhandbok tjänar till att informera, utbilda och stödja volontärer.

Vad är en volontärhandbok?

I grunden är en volontärhandbok en resurs (tryckt eller digital) som tydligt definierar vad din ideella organisation gör och hur volontärer hjälper organisationen. Det kan förklara reglerna för volontärarbete, samt fastställa uppgifter eller förväntningar.

Det är också en "legacy" resurs som alla kan använda när de växer med din organisation.

Varför skapa en?

Ideella organisationer har i många fall begränsade resurser och personal. Att spendera tid på att rekrytera, utbilda och handleda volontärer kan läggas snabbt, särskilt om du har många intresserade individer.

Tack och lov kan volontärhandböcker hjälpa till att minska en del av tiden och pengarna som är involverade i volontärrekrytering och onboarding. Volontärhandböcker behöver inte heller vara dyra eller komplicerade. En enkel online-PDF kan standardisera volontärupplevelsen och kräver inte mycket tid, pengar eller tryckt material.

Det bästa av allt är att en volontärhandbok ger en konsekvent resurs som personal, volontärer och även givare kan referera till. Genom att göra det får alla en tydlig bild av vad din organisation gör och hur volontärer hjälper till. Istället för att oroa sig för inkonsekventa träningsupplevelser eller "mun till mun"-anvisningar har volontärer och personal en handbok som hjälper dem att lyckas.

När du inkluderar kommunikationsmetoder och kontaktinformation minskar du också mängden "batong-passering" som det kan ta för att svara på en volontärs fråga eller organisera scheman. En volontärhandbok ger människor möjlighet att göra sitt bästa arbete genom direkt tillgång till människorna de arbetar med.

När du skriver en handbok är det viktigt att ta hänsyn till din publik. Du kanske har unga volontärer, familjevolontärer och äldre volontärer. Med de sistnämnda är det särskilt viktigt att prata med dem respektfullt utan att använda klichéer eller stereotyper.

Vad ingår i en volontärhandbok?

Beroende på storleken och sektorn för din ideella organisation kommer din handbok att variera i storlek och bredd. Varje ideell organisation är olika och har sin egen struktur, så det finns ingen innehållsförteckning för din volontärhandbok.

Men många ideella organisationer, både små och stora, använder handböcker som innehåller saker som:

• Välkomstbrev. Detta kan bestå av ett tack eller ett varmt välkomnande för att öka intresset för volontärprogrammet. Det sätter också tonen för din organisations personal-/volontärrelation. Du kan till och med markera hur volontärarbete gynnar volontärer för att få folk ännu mer intresserade av att gå med i ditt program.
• Organisationens uppdrag. Uppdraget förklarar vem, vad och varför för din organisation.
• Förteckning över personal och styrelse.
• Program och kampanjer. Lista alla program som din ideella organisation erbjuder, såväl som eventuell gemenskapsuppsökande. Inkludera tjänster som erbjuds, finansierade program och öppna platser.
• Volontärers roller och ansvar. Det här avsnittet kan innehålla tjänster och uppgifter att fylla. Du kan också lyfta fram vilken inverkan volontärer har och information om mångfald och representation.
• Volontärpolicy. Beskriv kvalifikationer för volontärtjänster. Till exempel om de behöver en bakgrundskontroll, tester eller certifieringar. Omfatta ansökningsformulär. Förklara frånvaro- och uppsägningspolicyer
• Uppförande och beteende. Förklara klädkoden, förväntningar på professionellt beteende och var volontärer kan rapportera problem. Vissa organisationer kan inkludera sin etiska kod, särskilt om en volontärs arbete är känsligt, som att ta hand om barn, funktionshindrade eller äldre.
• Verksamhet och arbetsöversikter. Ideella organisationer kan göra det här avsnittet specifikt för olika volontärroller, eller tillhandahålla en generisk mall för var man ska rapportera eller vad man ska ha på sig. Inkludera även säkerhetsriktlinjer, arbetsprocess och information om skift och scheman.
• Katalog. Inkludera personal eller frivilliga ledare som är ansvariga. Lista viktiga telefonnummer, gruppverktyg och webbplatser som hjälper volontärer att hålla reda på sina uppgifter eller scheman.

Ofta innehåller volontärhandböcker många fler artiklar än som anges här. Till exempel inkluderar National Wildlife Foundations avsnitt om rekordhantering, klädkod, närvaro och tid, minimitiden som krävs, utbildning, utvärdering, erkännande, beteende, rökning och droger, säkerhet och ansvar, ersättning av utgifter, säkerhet och säkerhet, sexuella trakasserier och konflikter av intressera. 

Anpassning

Listan ovan är bara en startpunkt för din ideella organisation; på inget sätt är det det enda formatet du kan välja. Ideella organisationer kan göra en fullständig version av handboken, eller så kan de ta mer av en frivillig "orientering".

En orienteringshandbok kanske bara fokuserar på de roller och uppgifter som frivilliga kommer att utföra för din organisation. Dessa beskrivningar kan anpassas till varje position eller kan fungera som en allmän orienteringshandbok som alla volontärer får. Orientering kan också inkludera videor som volontärer kan komma åt på distans, eller ett grupp- eller enskilt möte.

Vissa ideella organisationer kan behöva inkludera ytterligare avsnitt i sina handböcker, såsom riktlinjer för ersättning eller nödutrymningsförfaranden. Det kan också finnas några juridiska eller försäkringsfriskrivningar att inkludera, såsom information om skadeståndsansvar och information om din delstats "barmhärtige samariters lag".Ta en stund att fråga om det finns några "ovanliga" uppgifter du kommer att be dina volontärer, och skapa ett avsnitt i din handbok som tar upp dem.

Hur man gör en volontärhandbok (snabbt)

Det fina med en volontärhandbok är att den inte behöver vara komplicerad. Du kan använda befintliga utbildningsdokument eller diskussioner mellan personal och volontärer för att bestämma vad som ska inkluderas.

Du kan också använda andra ideella organisationers handböcker som en översikt (men kopiera inte!). Tänk också på att din handbok inte behöver vara perfekt; det är OK att börja med en första utgåva och uppgradera när du expanderar.

Nyckeln är bara att komma igång.

Med hjälp av Microsoft Word eller Google Docs kan en av dina volontärer eller personal välja professionell manual mallar, broschyrmallar, eller använd bara ett grundläggande dokument. För att göra det enkelt att bläddra, försök dock att inkludera:

• En tydlig rubrik med all relevant information (namn, adress, kontaktinformation)
• En innehållsförteckning
• Sidbrytningar mellan avsnitten
• Enkelt, lättläst innehåll
• Lättläst typsnitt och färger
• Programkoordinator kontaktinformation för säker kommunikation

Du kan varumärket din handbok så att den matchar din organisations färger, typsnitt och bildstil. Gör din handbok så tydlig, organiserad och koncis som möjligt.

Exempel

Letar du efter lite inspiration? Här är några exempel på hur din volontärhandbok kan se ut:

• Hörseltals- och dövhetscenter Handbok för volontärorientering
• Katolska välgörenhetsorganisationer i Maine Handbok för volontärer
• Policies och procedurer. National Wildlife Foundation
• Women's Empowerment Handbok för volontärer
• HITTA Food Bank Handbok för volontärer

Kom ihåg att det inte finns någon "one size fits all"-metod för att skapa en volontärhandbok. Fundera på vilken information du behöver dela konsekvent med dina volontärer och vilka resurser du vill att de ska ha. Du kan alltid lägga till en uppdatering senare.

Spara tid, pengar, energi och stress genom att ge din personal och volontärer en resurs som de kan använda för att få största möjliga effekt med minsta möjliga tillsyn.