Prestationssamtal, prestationssamtal, bedömningsformulär, vad du än vill kalla dem, låt oss kalla dem borta. Som ett fristående, årligt övergrepp, ogillas och undviks en prestationsbedömning allmänt.
När allt kommer omkring, hur många personer i din organisation vill höra att de var mindre än perfekta förra året? Hur många chefer vill möta de argument och den försämrade moralen som kan bli resultatet av utvecklingsbedömningsprocessen?
Hur många handledare upplever att deras tid är väl använd professionellt att dokumentera och lägga fram bevis för att stödja deras feedback – hela året? Dessutom kanske de viktigaste resultaten för prestationsbedömningen, från varje persons jobb, inte är definierade eller mätbara i ditt nuvarande arbetssystem. Gör bedömningssystemet ett steg svårare att hantera och bind den anställdes löneökning till deras numeriska betyg.
Om det sanna målet med prestationsbedömningen är medarbetarutveckling och organisatorisk förbättring, överväg att flytta till en resultatstyrning
Som en del av det systemet kommer du att vilja använda den här checklistan för att vägleda ditt deltagande i prestationshanterings- och utvecklingsprocessen. Du kan också använda den här checklistan för att hjälpa dig i en mer traditionell prestationsbedömningsprocess. Checklistan innehåller de steg du behöver för att lyckas i alla prestationshanteringssystem.
Om du följer denna checklista kommer du att erbjuda ett resultatstyrning och utvecklingssystem som avsevärt kommer att förbättra bedömningsprocessen som du för närvarande hanterar. Personalen kommer att må bättre av att delta, diskutera sina bidrag och ta en titt på sätt att förbättra sin prestation. Prestationshanteringssystemet kan till och med påverka prestanda positivt – och det är ditt mål. Höger?
Förberedelse och planering för resultatstyrning
Mycket arbete satsas på frontend för att förbättra en traditionell process för medarbetarbedömning. Faktum är att chefer kan känna att den nya processen är för tidskrävande.
När väl grunden för utvecklingsmålen är på plats minskar dock tiden för att administrera systemet mycket. Vart och ett av dessa steg tas med medarbetarens deltagande och samarbete, för bästa resultat.
Prestationsstyrning och utveckling i det allmänna arbetssystemet
- Definiera syftet med jobbet, arbetsuppgifter och ansvar.
- Definiera prestationsmål med mätbara resultat.
- Definiera prioriteringen för varje jobbansvar och mål.
- Definiera prestandastandarder för nyckelkomponenter i jobbet.
- Håll interimsdiskussioner och ge feedback om medarbetarnas prestationer, helst dagligen, sammanfattade och diskuterade, åtminstone kvartalsvis. (Ge positiv och konstruktiv feedback.)
- Upprätthålla resultat genom kritiska incidentrapporter. (Skriv anteckningar om bidrag eller problem under kvartalet, i en personalakt. Vänligen fokusera på både de positiva och negativa aspekterna av medarbetarens prestation)
- Ge möjlighet till bredare feedback. Använd ett 360-graders system för prestationsfeedback som innehåller feedback från medarbetarens kamrater, kunder och personer som kan rapportera till dem.
- Utveckla och administrera en coachning och förbättringsplan om medarbetaren inte uppfyller förväntningarna.
Omedelbar förberedelse för prestationsutvecklingsplaneringsmötet
- Schemalägg mötet för prestationsutvecklingsplanering (PDP) och definiera förarbete med personalen för att utveckla prestationsutvecklingsplanen (PDP).
- Personalmedlemmen granskar personliga prestationer, dokumenterar självutvärderingskommentarer och samlar in nödvändig dokumentation, inklusive 360-graders feedbackresultat, när de är tillgängliga.
- Arbetsledaren förbereder sig för PDP-mötet genom att samla in data inklusive arbetsjournaler, rapporter och input från andra som är bekanta med personalens arbete.
- Både undersöker hur medarbetaren presterar mot alla kriterier, och funderar på områden för potentiell utveckling.
- Utveckla en plan för PDP-mötet som inkluderar svar på alla frågor om prestationsutvecklingsverktyget med exempel, dokumentation och så vidare.
Möte för prestationsutvecklingsprocessen (PDP).
- Skapa en bekväm, privat miljö och relation med personalen.
- Diskutera och komma överens om syftet med mötet, att skapa en prestationsutvecklingsplan.
- Personalen diskuterar de prestationer och framsteg han har åstadkommit under kvartalet.
- Personalen identifierar sätt på vilka han skulle vilja vidareutveckla sin professionella prestation, inklusive utbildning, uppdrag, nya utmaningar och så vidare.
- Handledaren diskuterar resultatet för kvartalet och föreslår hur personalen kan utveckla sin prestation ytterligare.
- Lägg till arbetsledarens tankar till medarbetarens utvalda utvecklings- och förbättringsområden.
- Diskutera områden där man är överens och oenighet, och nå konsensus.
- Undersök arbetsansvar för det kommande kvartalet och i allmänhet.
- Kom överens om standarder för prestation för de viktigaste arbetsuppgifterna.
- Sätt upp mål för kvartalet.
- Diskutera hur målen stödjer genomförandet av organisationens affärsplan, avdelningens mål och så vidare.
- Kom överens om ett mått för varje mål.
- Förutsatt att resultatet är tillfredsställande, upprätta en utvecklingsplan med personalen som hjälper honom att växa professionellt på sätt som är viktiga för honom.
- Om resultatet är mindre än tillfredsställande, utveckla en skriftlig prestationsförbättringsplan och schemalägg oftare återkopplingsmöten. Påminn medarbetaren om konsekvenserna av fortsatt dålig prestation.
- Arbetsledaren och medarbetaren diskuterar medarbetarnas feedback och konstruktiva förslag till chefen och avdelningen.
- Diskutera allt annat som chefen eller medarbetaren skulle vilja diskutera, förhoppningsvis, att bibehålla den positiva och konstruktiva miljö som hittills etablerats under mötet.
- Underteckna ömsesidigt prestationsutvecklingsverktyget för att indikera att diskussionen har ägt rum.
- Avsluta mötet på ett positivt och stödjande sätt. Arbetsledaren uttrycker förtroende för att medarbetaren kan genomföra planen och att arbetsledaren finns tillgänglig för stöd och hjälp.
- Sätt en tidsram för en formell uppföljning, vanligtvis kvartalsvis.
Efter prestationsutvecklingsprocessmötet
- Om en prestationsförbättringsplan var nödvändig, följ upp vid angivna tider.
- Följ upp med resultatfeedback och diskussioner regelbundet under kvartalet. (En anställd ska aldrig bli förvånad över innehållet i feedback på prestationsutvecklingsmötet.)
- Arbetsledaren behöver hålla åtaganden i förhållande till den överenskomna utvecklingsplanen, inklusive tid som behövs borta från jobbet, betalning för kurser, överenskomna arbetsuppgifter och så vidare.
- Handledaren måste agera på feedback från avdelningsmedlemmar och låta personalen veta vad som har förändrats, baserat på deras feedback.
- Skicka lämplig dokumentation till personalkontoret och behåll en kopia av planen för enkel åtkomst och remiss.
