Bland de saker som gör volontärer glada är en bra orientering till din organisation och grundläggande utbildning.
Bara få volontären i dörren räcker inte. Precis som alla anställda behöver en volontär känna sig välkomnad, informerad och utbildad för vad som än kan hända.
Orientering är precis som det låter. Volontärer vill veta i vilket sammanhang de kommer att göra sitt arbete. Visst, de har läst din hemsida och en del tryckt material. Dessa föremål ersätter dock inte en verklig person som kan beskriva detaljerna i arbetet i din välgörenhetsorganisations miljö och svara på eventuella frågor som frivilliga har.
Idag sker mycket volontärorientering och utbildning online, antingen i volontärens hem innan de kommer till platsen eller vid en dator på din anläggning. Men komplettera den onlineutbildningen med åtminstone en kort session ansikte mot ansikte där oförutsedda problem kan åtgärdas.
Vilken orientering bör omfatta
- Förklara vad din välgörenhet gör och dess historia. Hur kom det till och hur har det utvecklats?
- Beskriv programmen och vem din organisation betjänar.
- Ge en översikt över hur din organisation är uppbyggd. Gå igenom organisationsschemat så att volontärer förstår vem som gör vad.
- Presentera volontärer till din anläggning. Ta med dem på en rundtur och presentera dem för nyckelpersonal på vägen.
- Gå igenom allmänna policyer och procedurer och ägna mest tid åt dem som påverkar volontärerna direkt.
- Förklara hur volontärhantering systemet fungerar. Hur schemalägger de sin tid? Behöver volontären checka in? Hur loggar de sina timmar? Till vem kan de vända sig för att få hjälp?
Hur man utbildar volontärer
Efter orienteringen, ge specifik utbildning för varje volontär som tar upp det speciella jobb de ska göra.
Utbildningen bör innehålla:
- Hur volontären kommer att utföra sin speciella uppgift
- Vad du inte ska göra när du utför denna uppgift
- Hur man hanterar en nödsituation eller vad man ska göra när något oväntat händer
- Vad är målen för uppgiften och hur prestanda kommer att utvärderas
- Vilken utrustning kommer att krävas och hur man använder den
- En genomgång av uppgiften och coachning medan volontären prövar uppgiften
Träning är som bäst när den är upplevelsebaserad, praktisk och praktisk. Du kan träna i grupper eller en-mot-en, och det kan tillhandahållas av personal eller av andra volontärer.
Ibland är träning intrikat och tar många timmar. Men även om volontäruppgiften är lätt och tiden som volontär blir kort, försumma inte grunderna.
Anpassa utbildning för inlärningstyper
Tom McKee, medförfattare till Den nya rasen: Förstå och utrusta 2000-talets volontär, föreslår att volontärer sannolikt passar in i en av tre typer av lärande. Se till att du inkluderar metoder och material som tilltalar alla dessa tre:
- Analysatorn: Analysatorer är ofta perfektionister som avskyr misstag. De kommer att vilja veta allt och öva på allt. Analysatorer vill aldrig "vinga den", så placera dem inte i den positionen. Ge dem steg att följa, detaljer att följa och mycket träningstid.
- Göraren: Görare finns det gott om. De lär sig genom att göra. Ge små uppgifter och gå sedan ur vägen. Räkna med att de gör misstag och inte ägna så mycket uppmärksamhet åt de råd du än ger. Lyckligtvis har de inget emot att göra misstag, och de lär sig av dessa misstag. Eftersom doers inte är rädda för att göra ett misstag, är de ofta de första som ställer upp frivilligt för en ny utmaning.
- Tittaren: Tittarna är stora imitatörer. De lär sig bäst genom att se någon utföra uppgiften. Efter lite grundläggande utbildning, koppla ihop dessa volontärer med erfarna personer och de kommer inte bara att lära sig utan också känna sig mycket mer bekväma.
Onlineutbildning för volontärer
Många ideella organisationer har börjat utveckla och använda onlineutbildning för sina volontärer. Görs rätt, onlineutbildning kan spara tid och pengar.
Det finns dock många faktorer att tänka på innan du går den här vägen.
Till exempel:
- Är dina volontärer digitalt kompetenta och öppna för onlineutbildning? Det är förmodligen yngre volontärer, men äldre volontärer kan tycka att onlinekurser är svåra att förstå och navigera i. Det är också frågan om verktyg. Har dina volontärer datorer? Höghastighetsinternetanslutningar? Onlineutbildning kan göras på din egen ideella webbplats, men har du tillräckligt med utrustning för att hantera ett antal volontärer som du kommer att utbilda?
- Hur komplexa är uppgifterna som dina volontärer kan bli ombedda att utföra? Onlineutbildning fungerar bäst för ganska enkla, okomplicerade jobb, men fungerar inte så bra för mer komplicerade uppgifter. Onlineutbildning kan fungera bra för nya volontärer som kommer att utföra grundläggande uppgifter. Men när volontärer går vidare till mer känsliga och komplexa jobb, kommer de sannolikt att dra nytta av "stand-up"-utbildning.
- Är ditt ideella ledarskap med i onlineutbildning? Är de villiga att spendera pengarna för att komma igång? Är din personal villig att ägna tid åt att utveckla onlineutbildningsmoduler? Hur mycket av ditt utbildningsmaterial online kan köpas "från hyllan" och hur mycket av det måste vara specifikt för din ideella organisation?
Det är fullt möjligt att utveckla ett träningsprogram som består av både personliga och onlinekomponenter. Till exempel kan en orientering till din ideella organisation utvecklas och nås online, medan specifik utbildning för särskilda jobb kan göras personligen. Likaså kan en repetitionskurs för återvändande volontärer fungera bra online.
Ibland innebär online helt enkelt att ha en YouTube-presentation redo att gå. De är särskilt användbara för delar av din träning som alltid är desamma.
För mer sofistikerad utbildning kan du behöva köpa programvara för onlineträning.
Rådfråga aktuella volontärer och få feedback
När du utformar utbildning eller uppdaterar den, se till att få input från nuvarande volontärer.
Fråga vad de önskar att de hade vetat innan de började utföra arbetet. Låt nuvarande volontärer hjälpa dig att utforma orientering och utbildning för nya volontärer.
Efter orientering och utbildning, låt nya volontärer fylla i en enkät om hur de tyckte om det och om de tyckte att det var tillräckligt.
Målet med utbildning och orientering är att få fram volontärer som är nöjda med det de gör och säkra på att de vet hur de ska göra sitt jobb bra.
Om du vill ha glada volontärer, som kommer att hålla med dig, lägg kraft och eftertanke på din orientering och träning. Utan det kommer du att se mycket omsättning och eventuellt dåligt mun-till-mun från missnöjda volontärer.
