Hur man löser konflikter i projekt

Konflikt om projekt är helt normalt. Du bör förvänta dig att folk inte håller med. Vi är alla olika, och det är skillnaderna som gör att våra team presterar mycket.

De diskussioner som sker när folk inte håller med kan resultera i otroligt kreativa och inspirerande lösningar på frågor. Tvister hjälper människor att ta bort de verkliga problemen och gräva ner till roten av vad som pågår när de försöker formulera sina egna personliga argument.

Med andra ord, låt oss inte börja med att tro att vi bör skygga för konflikter. Det kan vara mycket fördelaktigt under vissa omständigheter, men det måste hanteras aktivt. Tvister kan förstöra lag när de lämnas att varma. Dessa tips förklarar konflikthantering och hur du aktivt kan hjälpa parter som skiljer sig åt att nå en position av ömsesidig förståelse, även om du erkänner att de aldrig riktigt kommer att komma överens.

Vad är konflikthantering?

Låt oss börja med några definitioner. Att hantera konflikter på arbetsplatsen är något vi alla gör, oavsett om vi är medvetna om det. Konflikt uppstår när två eller flera individer (eller grupper) har olika mål, attityder eller åsikter om samma sak.

"Konflikthantering" är den term vi ger för hur vi hanterar det. Det är vad vi gör för att identifiera problemet, för att avslöja skillnaderna och ta reda på hur vi kan ta itu med vad som händer.

Många konflikter kan lösas med diskussion, särskilt om projektets eller verksamhetens behov och mål beaktas, men ibland är andra faktorer inblandade.

Varför behöver vi konflikthantering?

I många arbetsmiljöer idag, och i många projektteam, är upplägget en matrisstruktur. Det betyder att personerna i teamet inte direkt arbetar för dig. Detta kan vara den perfekta situationen på många sätt: du hanterar deras uppgifter men du behöver inte ta itu med alla andra mänskliga resurser som löner, förmåner, semester och så vidare. Det ger dig mer tid att fokusera på att flytta ditt projekt till dess slutmål.

Med det sagt är matrisstrukturer fulla av konflikter om lojalitet, tid, prioritet eller team. Att veta hur man tar bort alla dessa är en användbar färdighet.

Projektledning är ett jobb som orsakar konflikter:

• Vi letar efter det som inte har gjorts, jagar människor och plockar igenom deras misstag.
• Vi styr arbetet för personer som rapporterar till andra.
• Vi jagar svar och beslut, och det handlar ofta om eskalerande frågor som kan få andra att se dåliga ut mot din projektsponsor.

Summan av kardemumman är att om du inte vet hur man ska lösa konflikter på jobbet kommer ditt team att drabbas av mer konflikt än vad som är hälsosamt. Debatter kommer inte att modereras. Fraktioner uppstår. Konflikter stoppar uppgifter från att slutföras när argument inte är lösta. Att hantera svåra intressenter blir ditt dagliga jobb. Om du inte löser problem påverkar det i slutändan din förmåga att uppnå dina mål. I värsta fall kan det innebära att dina bästa personer säger upp sig och att ditt lag imploderar totalt.

Många konflikter kräver bara att du sätter dig ner och underlättar ett samtal mellan människor med olika åsikter. Vid andra tillfällen kan du behöva känna igen när konflikter kommer att ha stor inverkan på projektet och agera därefter, kanske ta upp frågan med din projektstyrelse.

Konfliktlösning på arbetsplatsen

De Thomas-Kilmann konfliktlägesinstrument (TKI) är ett sätt att utarbeta din föredragna stil för att hantera konflikter i alla situationer, inte bara på jobbet. Det används ofta på arbetsplatser. Som ett verktyg är det verkligen användbart för att förstå vilka alternativ som är tillgängliga för dig när du har ett problem som måste åtgärdas.

TKI är ett frågeformulär som frågar hur du naturligt reagerar när du står inför en situation där två personers åsikter eller bekymmer inte stämmer överens. Det hjälper dig att beskriva din egen reaktion och reaktion när du stöter på någon som inte delar din syn.

Självsäkerhet och samarbetsförmåga

TKI tittar på två olika aspekter av din strategi för att hantera konflikter:

• Självsäkerhet: Hur långt tar du dina egna bekymmer på andras bekostnad?
• Samarbetsförmåga: Hur långt går du för att tillfredsställa den andra personens oro?

Detta är två viktiga aspekter. Du måste förstå hur långt du är beredd att gå för att skydda och vinna din egen position, och hur mycket det betyder för dig att hjälpa den andra personen att uppnå vad han vill. Fråga ditt HR-team om de har tillgång till Thomas-Kilmann-utvärderingen så att du kan ta den. Ta reda på din egen personliga stil.

När du har identifierat din stil kan du tänka på nästa del av TKI: de fem olika sätten att reagera på konflikter:

• Tävlande
• Tillmötesgående
• Undviker
• Samarbetar
• Kompromissa

Konkurrerande konfliktläge

Det konkurrerande läget kallas ibland också "tvinga". Det är en väldigt självsäker stil som också inte samarbetar. Det är precis vad du kan förvänta dig: du påtvingar den andra personen din åsikt. Han förlorar."

Att tävla är egentligen bara något du kan göra när du har någon form av legitim makt i situationen:

• Du har en chefsroll och är högre än den andra personen.
• Du kontrollerar något i situationen, som budget eller resurs.
• Du har expertkunskaper om situationen som den andra personen inte delar.

Tänk på hälso- och säkerhetsfrågor där du måste tvinga att bära säkerhetsutrustning även om någon i teamet inte vill följa det. Konfliktlösningstekniker i detta läge skulle involvera:

• Berätta för någon annan vad han ska göra.
• Utfärdande av mandat eller direktiv.

Istället för att "lösa" konflikten har du krossat den och gjort det möjligt för projektet att gå framåt. Du har ett beslut, men du har förmodligen förlorat några vänner genom att göra det. Använd den med försiktighet eller när situationen verkligen kräver det av juridiska eller säkerhetsskäl. Gå aldrig ner i mobbning på jobbet.

Det tillmötesgående konfliktläget

Att tillmötesgå är motsatsen till att tävla. Det är osäkert och samarbetsvilligt genom att dina intressen förbises och du följer den andra personens vilja.

Du ska inte alltid se detta som att "förlora" eller vara självuppoffrande. Ibland är argument inte värda din tid eller intresse. Se upp om du använder detta för ofta, eftersom du kan se dig som "för mjuk" om du kapitulerar för ofta.

Läget för att undvika konflikter

Det är här du inte engagerar dig i konflikter alls. Det är osäkert eftersom du inte deltar i diskussionen, och det är inte samarbetsvilligt eftersom du inte hjälper den andra personen heller. I själva verket gör du ingenting. Detta kan låta hemskt, men det kan faktiskt vara effektivt när det används med måtta och under rätt omständigheter.

Du har faktiskt inte hanterat problemet, bara den första manifestationen av konflikten. Du måste fortfarande hitta tid att ta itu med problemen. Det finns en risk att problemet blir större och större om du väntar för länge.

Föreställ dig att två kollegor bråkar högt och det stör andra personers arbete på kontoret. Du ingriper och säger till dem att du kommer att hjälpa dem att komma till en lösning när de båda har lugnat ner sig. Du erbjuder en av dem chansen att svalka sig på ditt kontor fram till dess.

Konfliktlösningstekniker i detta läge:

• Skjut upp diskussionen till en bättre tid eller situation.
• Flytta dig bort från en hotfull situation.

Läget för samverkanskonflikt

Att samarbeta är ett självsäkert sätt att lösa problem och det är mycket samarbetsvilligt. Du undviker inte konflikten – du dyker direkt in, arbetar tillsammans för att ta bort problemen och för att komma till en punkt där båda dina krav uppfylls. Att närma sig situationen på ett riktigt pragmatiskt sätt kan hjälpa till att bygga förtroende med ditt team.

Låt oss säga att Marketing vill att produkten ska lanseras i mars. IT vill att en nybörjare ska ansluta sig till teamet innan de påbörjar arbetet med produktlanseringen. De går igenom Gantt-diagrammet tillsammans och använder schemaläggningstekniker för att säkerställa att den nya nybörjaren fullt ut kan vara en del av teamet och ändå få produkten lanserad i tid. Konfliktlösningstekniker i detta läge inkluderar diskussion och medling.

Det kompromissande konfliktläget

Att kompromissa är måttligt assertivt och måttligt samarbetsvilligt. Det är en halvvägsposition som ofta används, och naturligtvis har du kompromissat med situationer tidigare. Du får inte exakt vad du vill, och det gör inte den andra personen heller. Istället kommer ni fram till en vänskaplig lösning som ni båda kan komma överens om.

Teamet säger att Agile-sprinten ska vara två veckor lång. Du vill att det ska vara fyra veckor. Du kompromissar och går med på att sprints kommer att vara tre veckor. Konfliktlösningstekniker i det här läget inkluderar:

• Diskussion
• Förhandlar 
• Utbyte av eftergifter — ni ger båda upp något

Vad är din stil för konfliktlösning?

Det fina med att förstå var du sitter på TKI är att du förstår din preferens för att lösa konflikter på arbetsplatsen – och på andra platser också. Detta ger dig ett försprång när det gäller att identifiera vad som kan vara det bästa sättet att använda för den specifika situation du befinner dig i. Du har en personlig preferens, men du har inte fastnat för att svara på samma sätt i alla situationer. Att gå iväg kan vara det lämpligaste tillvägagångssättet i vissa fall, så du väljer att undvika det. I andra kan en kompromiss vara den snabbaste vägen till en acceptabel väg runt återvändsgränden. Du kan välja att använda andra tekniker vid andra tillfällen.

Det viktigaste att komma ihåg är att konflikter på arbetsplatsen kommer att hända, så att ha några tekniker att använda ger dig alternativ när du står inför en svår situation. Att känna till dina alternativ ger dig självförtroende och det kan hjälpa dig att reda ut tvister så att alla kan komma tillbaka till jobbet.