The Record of Employment, eller ROE, är en form som kanadensiska arbetsgivare måste fylla i och ansöka till Service Canada när en anställd med försäkringsbara inkomster har ett inkomstavbrott (se nedan).
Vad är syftet med anställningsförteckningen?
Anställningsregistret, säger Service Canada, "är det enskilt viktigaste dokumentet för att upprätta ett anspråk på anställningsförsäkring (EI). Service Kanada... använder informationen om ROE för att avgöra om en person är kvalificerad för EI-förmåner, ersättningsgraden och varaktigheten av hans/hennes anspråk."
Service Canada använder också ROE för att säkerställa att ingen missbrukar arbetsförsäkringsfonder eller tar emot förmåner av misstag.
Som arbetsgivare är det dock viktigt att du måste fylla i ett anställningsformulär för alla anställda som upplever ett arbetsavbrott även om arbetstagaren inte har för avsikt att ansöka om arbetsförsäkring förmåner.
Observera att du också måste utfärda ROE till dina anställda om du är en icke-kanadensisk arbetsgivare som verkar inom Kanada.
Vad är ett inkomstavbrott?
Ett inkomstavbrott inträffar när:
- en anställd slutar
- en anställd sägs upp eller sägas upp
- en anställd har haft eller förväntas ha sju på varandra följande kalenderdagar utan arbete och ingen försäkringsbar inkomst från arbetsgivaren. Detta kallas sjudagarsregeln. Sjudagarsregeln gäller inte för fastighetsmäklare, anställda som har icke-standardiserade arbetsscheman eller provisionsförsäljare.
- en anställds lön sjunker under 60 % av ordinarie veckoförtjänst på grund av sjukdom eller skada, graviditet, behovet av att en förälder tar hand om antingen nyfödda eller adopterade barn, eller behov av att ge vård eller stöd till en familjemedlem som är allvarligt sjuk med betydande risk för dödsfall.
I vart och ett av dessa fall, som kanadensisk arbetsgivare, måste du fylla i en ROE för den anställde - oavsett om han eller hon funderar på att ansöka om anställningsförsäkringsförmåner eller inte.
Hur snart du måste lämna in ROE hos Service Canada beror på om du lämnar in en pappers-ROE eller skickar in den elektroniskt. (Se nedan.)
Fylla i anställningsregister
På anställningsformuläret anger du uppgifter om den anställdes arbetshistorik med ditt företag, inklusive deras försäkringsbara inkomster och försäkringsbara timmar.
Anställningsregister kan göras i pappersform eller elektroniskt.
Använda pappersregister över anställning
ROE på papper kan fortfarande användas om du inte kan utfärda elektroniska ROE.
Om du använder pappersformatet för ROE måste du utfärda ett inom fem kalenderdagar efter den första dagen efter den anställdes arbetsavbrott eller inom fem dagar den första dagen som du får kännedom om arbetstagarens avbrott av förtjänst.
När du har fyllt i formuläret kommer du att:
- Ge den första kopian (originalet) till din anställd som bevis på försäkringsbara inkomster för att göra anspråk på EI-förmåner.
- Skicka den andra kopian (blå) till Service Canada enligt formuläret.
- Behåll den tredje kopian (vit) i dina filer i sex år.
Behöver du fler ROE-formulär på papper? Kontakta Arbetsgivarkontaktcentret för att beställa dem.
Använda elektroniska anställningsregister
Record of Employment on the Web (ROE Web) är en säker webbaserad applikation skapad och underhållen av den kanadensiska regeringen för arbetsgivare att använda för att skapa, skicka in, ändra och skriva ut 53-veckors ROE elektroniskt. Du kan också importera ROE-data tillbaka till din egen löner systemet. Du kan registrera dig för ROE Web online.
Tidsfristen för att utfärda ett elektroniskt anställningsregister beror på ditt företags typ av löneperiod.
Om ditt företags löneperiod är veckovis, varannan vecka eller halvmånatlig (två gånger i månaden), har du upp till fem kalender dagar efter utgången av den löneperiod då en anställds löneavbrott inträffar för att utfärda en elektronisk ROM.
Om ditt företag har en månatlig löneperiod eller betalar anställda var fjärde vecka måste du utfärda en ROE antingen:
- Fem kalenderdagar efter utgången av löneperioden då en anställd upplever ett arbetsavbrott; eller
- 15 kalenderdagar efter den första dagen av ett arbetsavbrott beroende på vilket datum som är tidigare.
Service Canada har ett diagram som sammanfattar ROE-deadlines efter betalningsperiod.
När du fyller i och arkiverar ROE elektroniskt behöver du inte skriva ut en papperskopia för dina anställda. Anställda som har registrerat sig hos My Service Canada Account onlinetjänsten kan se och skriva ut kopior av sina elektroniska ROE.
Hjälp med att fylla i och arkivera anställningsuppgifter
Service Canada's How to Complete the Record of Employment Form Guide ger detaljer om detta och ger block-för-block-instruktioner för att fylla i anställningsjournalen. Den innehåller också exempel på både ifyllda pappers- och elektroniska anställningsregister.
