Många av oss har inte lärt oss att skriva e-postmeddelanden i skolan, men att veta hur man skriver ett e-postmeddelande är en ovärderlig färdighet på arbetsplatsen. Detta gäller särskilt för dem som arbetar med (eller söker) distansarbete. Bredvid bra telefonetikett, det finns förmodligen ingen färdighet som är så viktig som e-post när det gäller att få – och behålla – ett jobb hemma.
Ett välskrivet mejl gör det enkelt för mottagaren att förstå och agera på dess budskap. I den jobbsökande, kan e-post föregå eller till och med ersätta det första intrycket ansikte mot ansikte, så korrekt interpunktion och ett sammanhängande budskap är nyckeln. Och på jobbet orsakar oklara e-postmeddelanden förvirring och förseningar. Följ dessa tips för att skriva effektiva e-postmeddelanden till kollegor, kunder, potentiella kunder, anställningschefer och till och med vänner och familj.
Tänk först på meddelandet och mottagaren
Marc Romanelli / Getty Images
Ett e-postmeddelande bör börja i ditt sinne, inte med fingrarna på tangentbordet. För att kunna skriva e-post effektivt, överväg först
Tänk sedan på mottagarens synvinkel. Vilken information behöver de för att vidta åtgärder eller förstå ditt budskap? Ge nödvändig (men inte överdriven) bakgrundsinformation. Tänk också på lämplig etikett för just denna mottagare. Emoticons och förkortningar, som OMG eller LOL, är inte lämpliga för jobbansökningar och de flesta affärse-postmeddelanden.
Skriv en beskrivande e-postämnesrad
När du skriver ett mejl, skriv inte något vagt i ämnesraden som "hej" eller "jobb hemma" eller lämna det tomt. E-postmeddelanden med den här typen av ämnesrad har en god chans att hamna i mottagarens skräppost eller helt enkelt ignoreras. Om du söker ett jobb, skriv namnet på tjänsten i ämnesraden. Om mejlet är till en kollega, gör din ämnesrad till en kort fras som sammanfattar syftet med meddelandet.
En annan fördel med att skriva en beskrivande ämnesrad är att det blir lättare för dig att hitta i din inkorg om du behöver söka upp den senare. Något med en e-postrad som "Fråga" kommer dock inte att vara till hjälp.
Hälsa mottagaren ordentligt
Om du känner till namnet på din mottagare men inte känner dem personligen, hälsa genom att använda en titel, t.ex. Kära fru Brunelli. (Använd "Ms." för kvinnor när du är osäker på om "Mrs." eller "Miss" är lämpligt.) Om du är osäker på kön, använd helt enkelt för- och efternamnet, d.v.s. Dear Chris Smith. Om du inte känner till personens namn, börja ditt e-postmeddelande utan hälsning eller använd en enkel hälsning, t.ex. Hej, hälsningar, kära chef, etc.
Om mejlet är till en kollega eller någon annan du känner, använd det namn du skulle använda personligen eller på telefonen.
Använd korrekt grammatik och interpunktion
Det är mycket viktigt att använda korrekt grammatik i ett e-postmeddelande. Medvetet eller omedvetet straffar läsarna avsändare för grammatiska fel.
- Run-On meningar – När du skriver ett mejl, spara inte på mens. Den lilla pausen ger läsarna tid att ta in ordens betydelser. Korta meningar tillåter fler av dessa små pauser. Bryt upp långa meningar även när de inte tekniskt sett är överkörda meningar.
- Kommateken – För få eller för många kommatecken kan vara förvirrande. Lär dig att använda kommatecken rätt.
- Ämnes-verb avtal – Meningar med den här typen av fel är röda flaggor för arbetsgivare som söker kandidater med god kommunikationsförmåga. Se över regler för subjekt-verb-avtal.
Kontrollera stavning och versaler
Använd en stavningskontroll, men lita inte på den. En stavningskontroll kommer inte att fånga "de" för "de" eller "där" för "deras", och den här typen av fel indikerar slarv. Använd inte sms-förkortningar som "u" för "du" eller "tho" för "fast".
Använd rätt versaler. De flesta vet att börja med versaler i början av meningen och egennamn, men många misslyckas med att göra det i e-postmeddelanden. Visa att du inte har något emot att ta den extra bråkdelen av en sekund för att trycka på shift-tangenten. Å andra sidan kan för många versaler distrahera läsaren. Undvik att skriva fraser i versaler (vilket många tolkar som motsvarigheten till att skrika personligen) samt versaler, bara för att framhäva, den första bokstaven i ord som inte står i början av en mening eller egentligen substantiv.
Använd enkel formatering i e-post
Kom ihåg att alla e-postprogram visas på olika sätt. Det som ser perfekt justerat ut på din skärm kan köras ihop på någon annans. Undvik därför att klistra in ett högformaterat ordbehandlingsdokument, som ett CV eller personligt brev, i ett e-postmeddelande. Använd dokument som är skrivna i vanlig textformat.
Gör stycken korta. Precis som punkter ger styckebrytningar läsarens öga vila. Någon som läser e-post på en mobiltelefon kommer att ha nytta av korta stycken. Men var noga med att ändå följa grundläggande regler gällande paragrafer.
Var kortfattad
Slingrande e-postmeddelanden som begraver poängen läggs fram och glöms så småningom bort. Eller ännu värre, de kan missförstås. Gör ditt syfte tydligt, med ett kortfattat språk.
- Eliminera ordighet - Skriv med aktiva verb. "Jack skickade mig formerna" använder ett aktivt verb. "Formulären skickades till mig av Jack" är passiv. Den passiva formen använder bara några fler ord, men det går ihop. Mer än så kräver det att läsarna ordnar om idéerna i sina huvuden.
- Håll dig till poängen - Motstå frestelsen att lägga till ovidkommande information eller idéer. Spara dessa för ett annat e-postmeddelande.
- Använd Bullet Points - Dessa låter din läsare använda visuella ledtrådar för att ta in det som är viktigt. Men om du är osäker på hur kulor kommer att visas, använd asterisker eller bindestreck för att skapa kulor.
Signera e-post på lämpligt sätt
Om din e-post är standard på a standardsignatur, se till att det är lämpligt för det specifika e-postmeddelandet du skickar. Signaturer med politiska uttalanden eller namn och ålder på dina barn är bra för personlig e-post, men för arbete använd en mindre personlig signatur. Beroende på ditt jobb och din arbetsgivare kan du fortfarande anpassa din e-postsignatur med en offert. Välj något icke-kontroversiellt. Om du frågar om ett jobb, använd din signatur för att ge lämplig kontaktinformation utan offerter eller extra anpassning.
Läs om/tänk om innan du trycker på Skicka
Kontrollera efter stavnings- och skiljeteckenfel innan du trycker på skicka. Om du hittar ett fel i ett e-postmeddelande för en jobbansökan, åtgärda det och läs sedan igen innan du trycker på skicka. Men läs också om för innehåll. Om ditt e-postmeddelande är långt, fundera över sätt att göra det mer kortfattat. Och om din e-post är kontroversiell eller skrevs i ilska, tryck spara inte skicka. Kom tillbaka till det några timmar eller en dag senare och se om du fortfarande vill skicka det.
Detta kan låta som mycket att göra innan du skickar ett e-postmeddelande, men om du skickar effektiva e-postmeddelanden och organiserar din e-post mer effektivt, kommer du att upptäcka att du faktiskt har mer tid och inte mindre.
