Grant Writing: Prospektering för att undvika misstag

De flesta ideella välgörenhetsorganisationer (501c3) inkluderar bidrag i sina inkomstkorgar. Bidrag kommer vanligtvis från stiftelser (privata eller företag) eller en statlig myndighet (federal, delstat, län eller stad).

IRS definierar ett bidrag som "Betalningar till undantagna organisationer för att främja organisationernas undantag syften." Bidrag inkluderar vanligtvis inte löner eller annan ersättning till anställda eller betalning för tjänster återges.

Det finns flera stadier av att skriva bidragsförslag, allt från insamling av organisationsdokument till slutlig redigering. Här är en översikt över några av dessa steg och förslag för att bli en bättre anslagssökande.

Att förbereda sig

Hur man utvecklar en process för att skriva bidragsförslag

Att skriva ett bidragsförslag bör inte vara ett enda experiment. Välgörenhetsorganisationer skriver sällan bara ett bidragsförslag. De skriver många bidragsförslag.

Skrivande av bidragsförslag bör vara en pågående process och en integrerad del av ditt övergripande insamlingsprogram. Varför? För det är stor konkurrens och inte tillräckligt med bidragspengar för att gå runt.

En ganska liten andel av bidragsförslagen finansieras. Bland stiftelserna varierar andelen bidragsansökningar som får finansiering jämfört med antalet mottagna förslag från 11 % till 50 %, enligt en studie.

Den studien fann också att skälen till att bidragsansökningar inte får finansiering är att stiftelsen inte har tillräckligt med pengar för att finansiera alla ansökningar. Många ansökningar faller utanför stiftelsens intressen. Och tråkigt, men vanligt, ansökan följde inte stiftelsens riktlinjer.

Sålunda måste välgörenhetsorganisationer planera att skriva många förslag över tiden och att skapa en logisk process för att skriva bidragsförslag för att upprätthålla denna ansträngning.

Att vara välorganiserad

Grantskrivningen börjar långt innan du har bidraget att skriva. Grantskrivning börjar med att organisera information. Redan innan du börjar leta efter finansiärer, en djupgående förståelse för din organisations uppdrag och aktiviteter plus en mängd lättanvända organisatoriska detaljer är viktiga. När du väl är välorganiserad med alla fakta och data du behöver för att göra ditt argument för finansiering, kommer det att bli mer effektivt att skriva förslaget.

Starta en Grants-kalender

Att skapa ett omfattande bidragsschema eller kalender tar tid och en del superorganisering. Men det arbetet i förväg kommer att spara otaliga timmar och resurser under åren.

Den här kalendern kommer att vara ganska enkel till en början, men i takt med att ditt bidragsprogram växer ökar också värdet av ett omfattande schema. Du kommer att använda den för att hålla reda på din anslagsforskning, inlämnade anslag, mottagna bidrag, deadlines, rapporteringsdatum och framsteg.

Även om ett Excel-kalkylblad kan fungera bra, kanske du till en början vill investera i bokföringsprogram eller donatorprogramvara som gör det lättare att hålla reda på anslag under hela deras livscykel.

Hur man hittar och odlar finansiärer

Steg för att hitta finansiärer

Att leta efter lämpliga organisationer som kan finansiera ditt bidrag kan vara överväldigande. Klipp ner den till storlek med ett system. Följ dessa tips för en början.

• Gör en lista med sökkriterier. Tänk på sökord, ämne, geografiskt område, målgrupp, kön, ras och etnicitet.
• Använd ämnesindexet för den katalog du använder. Använd dina söktermer. Och sök efter intresse, typ av finansiering som behövs och plats.
• Lär dig så mycket som möjligt om möjliga finansiärer. Vilka är deras intresseområden? Finansierar de lokalt eller nationellt? Vilka är personalen och styrelseledamöterna? Att matcha dina intressen med stiftelsens eller den statliga myndighetens intressen är mycket viktigt. En bra match sparar tid och energi.
• Besök webbplatsen för potentiella finansiärer. Läs deras årsrapporter, granska listor över tidigare anslag, granska personalens biografier och allt annat de delar med allmänheten. Läs deras riktlinjer för bidrag. Tveka inte att ringa och chatta med en programansvarig.
• Rikta ditt förslag till en viss finansiär. Efter din forskning bör du kunna prata med den finansiären i termer som bäst passar deras behov, uppdrag och kultur. Skicka aldrig samma förslag till flera finansiärer. Klipp och klistra inte heller från tidigare bidragsförslag. Varje förslag måste vara lika unikt som de finansiärer du ansöker till.
• Skapa ett kalkylblad för potentiella kunder. Lista varje identifierad prospekt; hur din organisation anpassar sig till varje prospekts finansieringsintressen; ditt föreslagna begäranbelopp; deadline; annan relevant information.
• För att spara tid, använd alla onlineresurser du kan hitta. Många resurser är gratis eller låga kostnader och inkluderar Uppriktig, Stiftelsens katalog online, Bidrag. Gov, Guidestar, och Grantsmanship Center.

Finns det värde i bidrag för små ideella organisationer?

Så du är liten. Betyder det att man inte kan få bidrag? Hur kan små ideella organisationer konkurrera om bidrag, och var ska de leta efter bidragsgivare?

Svaren är "ja små välgörenhetsorganisationer får bidrag" och "lokalt". Även om stora nationella stiftelser får all press, är de flesta privata stiftelser små med mindre än 10 miljoner dollar i tillgångar.Dessa stiftelser är vanligtvis familjebaserade och finansierar lokala ändamål. Små ideella organisationer som betjänar en lokal kundkrets bör hitta dessa lokala stiftelser och lära sig om deras uppdrag. Tid som spenderas på detta sätt kommer sannolikt att löna sig bra,

Navigera i Grant Writing Maze

Typer av bidragsförslag att skriva

Det finns åtminstone tre typer av bidragsförslag. Det flersidiga bidragsförslaget är fullt av detaljer och data är troligen vad vi tänker på när vi överväger att starta ett bidragsprogram. Men två av dessa ofta använda förslag är förvånansvärt korta.

1. Letter of Inquiry (LOI). LOI, som vanligtvis skickas till en stiftelse, sammanfattar begäran om medel, beskriver kortfattat det föreslagna projektet och förklarar hur projektet passar in i stiftelsens intressen. LOI sträcker sig över två eller tre sidor och testar helt enkelt stiftelsens intresse för projektet. Många stiftelser föredrar nu att ett LOI lämnas in först. Om det finns en passform kan den ideella organisationen uppmanas att lämna in ett fullständigt förslag.
2. Fullständigt förslag. Ett fullständigt förslag följer ett standardformat som inkluderar ett följebrev, en sammanfattning av projektet och den begärda summan av pengar. Längden på hela förslaget kan vara så kort som fem sidor eller uppgå till 25 eller mer. Stiftelsen kommer att ge specifika riktlinjer för ett fullständigt förslag. Följ dem helt.
3. Brevförslag. Detta förslag, ett brev på vanligtvis 2-4 sidor, går oftast till ett företag eller företag. Brevet sammanfattar begäran och ber om en viss summa pengar eller en naturagåva. Du kan använda det här formatet när du ber företaget att sponsra ett evenemang eller delta i en marknadsföringskampanj. Dessa typer av förfrågningar går oftast till marknadsförings- eller reklamavdelningen, snarare än till företagets stiftelse eller välgörenhetsstiftelse.

Grundläggande om bidragsförslag

De flesta fullständiga bidragsansökningar, fr.o.m sammanfattning till budget till personligt brev, kräver samma nödvändiga information. Många bidragsgivande organisationer har sina egna förslag/ansökningsformulär, även om ett fåtal kanske bara ger dig några grundläggande riktlinjer. Här är de vanligaste avsnitten av bidragsförslag och den information du bör inkludera.

• Personligt brev. Följebrevet kommer först i ditt förslag, även om det skrivs sist. Släng inte bara bort det, dock. Det bör introducera din organisation och dra till sig läsaren. Se det som ytterdörren till ditt förslag, så gör det så inbjudande som möjligt.
• Sammanfattning. Sammanfattningen kommer på andra plats, inte sist. Det ger ett smakprov på vad som komma skall på ett kort och koncist sätt. Gör den inte mer än en sida lång.
• Behöver uttalande. Här möter gummit vägen. Förklara vad du vill göra, varför det är viktigt och varför din organisation är perfekt positionerad för att göra det.
• Mål och syfte. Behovet var problemet du hoppas kunna lösa. Mål och mål förklarar vad du planerar att uppnå och hur du kommer att göra det.
• Metoder, strategier eller programdesign. I det här avsnittet kommer du att förklara hur du ska gå tillväga för att uppnå målen och målen. Förklara din tidslinje och vem som ska göra vad.
• Utvärdering. Finansiärer vill ha några bevis på att ditt program fungerade. Förklara hur du kommer att utvärdera dina resultat i detalj. Vad ska du mäta och hur ska du mäta det.
• Annan finansiering eller hållbarhet. Även om en finansiär bara kan ge stöd under en begränsad tid, kommer de att vilja veta hur ditt program kommer att fortsätta att tjäna samhället. Hur kommer du att finansiera projektet i framtiden? Vilka andra inkomstkällor kan du ha?
• Information om din organisation. Förklara ditt uppdrag och din historia. Varför ska finansiären lita på att du för detta projekt vidare?
• Projektbudget. Hur kommer finansiärens pengar att fördelas? Vilka är de direkta och indirekta kostnaderna? Detaljera kostnader och inkomster.
• Ytterligare material. Inkludera i ditt förslagspaket information om din övergripande ekonomi, såsom kopior av senaste revisioner och 990-tal. Ge en lista över din styrelse och ditt skattebefriade brev från IRS.

Ska du anlita en professionell bidragsskribent?

För- och nackdelar med att anlita extern hjälp

Är du ens säker på att du vill skriva bidrag? Kanske vore det vettigare att anlita en professionell bidragsskribent mot en avgift. Vilka är för- och nackdelarna med att anlita en extern professionell bidragsskribent?

Vanliga skrivfel för förslag att undvika

Att undvika vanliga misstag kan vara mer användbart än du kanske tror. Martin Teitel ger oss utsikten från andra sidan skrivbordet som ED för en stiftelse som har sett tusentals förslag genom åren. Han säger att det är fem vanliga misstag som förslagsskribenter gör.

1. ​Att prata om problem mer än lösningar. Teitel påminner oss om att ett förslag inte är en pedagogisk kommunikation eller en nyhetsbrevsartikel. Även om ett förslag bör förklara den fråga man vill ta upp, bör tonvikten ligga på den föreslagna lösningen.
2. Föreslå generella lösningar på specifika problem. Ditt mål i ett bidragsförslag är att övertyga finansiären om att du kan och kommer att lösa problemet. Att göra det innebär att borra ner på lösningen och vara mycket specifik.
3. Använder buzz words och jargong. Du och ditt team kanske förstår termerna och akronymerna som är specifika för ditt område, men använd inte det språket i ditt bidragsförslag. Översätt allt till ett enkelt språk som målar upp en bild för läsaren.
4. Skapa budgetar som inte är vettiga. Det är inte bara matematiska fel som kan undergräva ditt fall, utan också att inte se till att budgeten är logisk förnuftig inom ramen för det föreslagna projektet.
5. Upprepa exakta fraser från finansiärens riktlinjer. Att klippa och klistra fungerar helt enkelt inte. Var kreativ i att formulera ditt förslag på ett sätt som är originellt men ändå överensstämmer med riktlinjerna. Klipp och klistra inte heller in information från tidigare bidragsförslag. Sådan upprepning kan vara farlig och lätt att upptäcka när en del information inte passar, till exempel ett datum eller ett namn.

Även om det finns många aspekter av att inrätta ett bidragsprogram och sedan sätta ihop framgångsrika bidragsförslag, kan närvaron av tipsen ovan hjälpa dig att komma igång och hålla dig på rätt spår.