Om du är som de flesta jag känner, kan tanken på att spendera en dag i rygg mot rygg möten vara en fruktansvärd känsla. Möten kan vara tråkiga, är ofta onödiga och tar definitivt tid från annat (mer avgörande) arbete. Men möten kan vara mycket effektiva och produktiva när de planeras rätt. Här är några enkla steg för att planera effektiva möten.
Bestäm om du verkligen behöver ett möte
Bestäm först om det verkligen är nödvändigt att planera ett möte. Vi tycker ofta att ett formellt möte är det bästa sättet att dela information eller föra en diskussion. Men om dina nyheter kan levereras via e-post eller konferenssamtal, eller bara genom att samla några personer på ditt kontor i 15 minuter, så är det förmodligen en bra idé att hoppa över det formella mötet helt.
Bjud bara in de som verkligen behöver vara där
Någonsin blivit inbjuden till ett möte och undrat halvvägs varför du är där? Slösa inte bort folks tid genom att bjuda in dem till ett möte de inte behöver delta i. Det kommer inte att bli ett effektivt möte. Behöver någon från redovisning vara närvarande på mötet för att svara på budgetfrågor? Bjud sedan in en person från redovisningen som är lämpad för den uppgiften.
Om en kollega eller handledare behöver informeras om vad som diskuterades på ett möte behöver du inte bjuda in dem till själva mötet. Förbered helt enkelt en mötessammanfattning och skicka den till dem efteråt. De kommer att uppskatta tidsbesparingen, och du har försäkran om att - eftersom du skriver informationen skriftligt - de är fullt informerade om diskussioner.
Skicka ut mötespåminnelser
Livet är hektiskt och kalendrar blir snabbt uppbokade med schemalagda aktiviteter. Skicka ut en uppföljande mötespåminnelse två dagar innan ditt möte. De som sa att de skulle delta kommer då att kunna bekräfta att de fortfarande kan göra det, eller om deras planer har ändrats och du behöver boka om.
Ha en agenda
För att planera effektiva möten bör du först bestämma vad som ska diskuteras. Vad är syftet med mötet? Vad vill du åstadkomma? Utveckla en mötesdagordning i förväg och distribuera den till deltagarna. Ange starttiden och inkludera en kort lista över ämnen som ska behandlas. Förvirra inte ditt eget möte med en lång, alltför detaljerad agenda. Ange med namn alla personer som kommer att ansvara för rapportering på ett specifikt område.
Kom ihåg att detta är viktigt för de som deltar, men också för dig också. När du anger din agenda kommer du att bättre kunna hålla dig vid ämnet.
Var tydlig med förväntningarna
När du först skickar ut meddelande om mötet, var tydlig med dess syfte och dina förväntningar. Kommer mötet att kretsa kring en presentation? Kommer de som deltar att behöva göra anteckningar? Eller är detta en brainstormingsession som alla förväntas dyka upp med idéer och förslag?
I vissa företagskulturer behöver anställda inte delta – de lyssnar bara och går tillbaka till sina arbetsplatser. I andra företag deltar anställda fritt. På dagens samarbetsarbetsplatser är det inte bara välkommet att interagera och dela idéer, det är ofta syftet med hela mötet.
När du ställer upp dina förväntningar är det också ett bra tillfälle att skicka ut all nödvändig läsning eller material som du vill att de som deltar ska se över. På så sätt är de förberedda när de kommer till mötet och det blir inga överraskningar.
Börja i tid
Att börja i tid är verkligen viktigt, både ur logistisk och produktivitetssynpunkt. Om du är den person som vanligtvis dyker upp till möten i tid, då förstår du hur frustrerande det kan vara när saker och ting inte kommer igång när folk sipprar in i rummet. Vad som oundvikligen händer är att framöver vet alla att dessa möten aldrig börjar i tid så alla börjar dyka upp sent. Ta hand om ditt möte. Starta omgående vid den angivna starttiden. Stäng dörren och börja. Eftersläpande kommer snabbt att få meddelandet att de kommer sent och de bör bara göra det misstaget en gång. Och dessutom måste alla tillbaka till jobbet, så att du inte vill störa hela arbetsdagen.
Håll det kort och enkelt
De flesta möten är planerade till en timme då det i många fall räcker med en kortare tidsperiod. När för mycket tid tilldelas är tid bortkastad. Människor dröjer efter att mötet är över eller spenderar för lång tid på en given punkt på dagordningen. Håll möten korta och raka.
Håll dig till ämnet
Enbart en agenda kommer inte att driva ditt möte effektivt. Håll dig till agendan och förhindra att diskussioner vandrar iväg på tangenter. Ta upp eventuella frågor utanför ämnet och ange att det är ett ämne för ett annat möte eller att det kommer att behandlas privat. Ingen gillar ett skenande möte där hela syftet tog en baksätet till andra konversationer.
Ta mindre möten utanför konferensrummet
Att sitta i samma välbekanta konferensrum samlat runt samma välbekanta bord är just det - det är alldeles för bekant. För att uppmuntra anställda att interagera, tänka kreativt och ha livliga diskussioner, överväg att ta mötet utanför standardkonferensrummet.
Överväg att träffas vid ett bord utomhus om plats och väder tillåter. Prova att samlas i ett gemensamt utrymme med soffor och små bord istället för ett stort konferensbord och snurrstolar.
Var inte rädd för att ta ett annat förhållningssätt
Om inställningen till mötet inte fungerar, var inte rädd för att byta kurs. Till exempel, om en brainstormingsession ger ett tyst rum med väldigt lite dialog, byt riktning. Var flexibel och var uppmärksam på hur det övergripande mötet fortskrider.
Använd teknik
Planera att använda teknik för att hålla deltagarna engagerade. I dagens digitala värld är de flesta vana vid att se grafik eller videor för att stödja orden de hör. Tilltala det tänkesättet och införliva audiovisuella medier när du planerar ditt möte.
Datorer som projiceras på stora skärmar och Smart Board-presentationer som uppmuntrar till interaktion är en välkommen förändring från vanliga långa PowerPoint-presentationer.
En punkt om teknik – se till att testa den först. Det sista du behöver är att bli förvirrad eftersom den bärbara datorn inte fungerar eller att du inte kan köra igenom dina visuella hjälpmedel när du behöver dem. Om tekniken inte är din starka sida, låt någon annan göra en genomgång innan mötet. Det kommer definitivt att spara tid och hålla dig enligt schemat om du gör lite förberedande arbete framåt.
Skicka ut en mötessammanfattning
Inom ett dygn efter mötet, skicka ut en kort sammanfattning av vad som diskuterades. Det är en bra idé att följa upp med ett mejl till alla närvarande, de som inte kunde närvara på mötet och alla andra som kan behöva informeras. Inkludera även eventuella åtgärdspunkter, och ange vem som är ansvarig för varje punkt samt förfallodatum.
