Att hålla flera grupper på samma sida är en av de största utmaningarna som evenemangsplanerare möter dagligen. Även om alla som är involverade i ett evenemang vill att det ska bli en framgång, utan en definierad väg för kommunikation, kommer det alltid att finnas en chans för detaljer att falla mellan stolarna. Att förhindra förbiseenden kan undvikas genom att upprätta ett informationsflödesschema redan från början. Följ riktlinjerna nedan för att hålla alla sidor i samma riktning.
Var chef
De flesta evenemang är ett gemensamt arbete mellan flera olika avdelningar, men i slutändan måste det finnas en ledare som övervakar hela produktionen. Varje person i teamet bör fokusera på sin specialitet och förstå vikten av sina gränser. Identifiera dig själv som ledande planerare redan från början av projektet. Förklara för dina medarbetare vikten av informationsflöde och illustrera vad som händer när protokoll ignoreras. Eftersom ingen vill vara ansvarig för att skapa en fråga, förklara reglerna för intern dialog på dag ett.
Organisera kommittéer för evenemanget
Målet här är att para ihop arbetare vars ansvar kommer att korsa varandra på något sätt. Till exempel bör marknadsavdelningen sitta i samma kommitté som det audiovisuella teamet för att säkerställa att all grafik och logotyper visas korrekt. Att skapa team som naturligtvis behöver arbeta tillsammans kommer att eliminera många av de överflödiga e-postmeddelanden som tenderar att gå vilse i blandningen. Välj en kontakt från varje kommitté för att rapportera tillbaka till dig med den senaste utvecklingen.
Postdeadlines för att hålla planeringsteam på rätt spår
Att lägga ut deadlines långt i förväg kommer att minska stressnivåerna för alla inblandade. Du kan förstärka värdet av dina deadlines genom att skapa ett flödesschema som illustrerar hur varje kommittés arbete kommer att användas för att sammanföra allt. Anställda svarar generellt bättre när de vet att en annan avdelning väntar på deras svar. Att dela denna information håller processen transparent och betonar ansvar utan att använda negativa åtgärder.
Håll cheferna informerade
Ett av de största misstagen du kan göra är att arbeta bakom kulisserna tills du är redo att presentera idéer för dina verkställande ledare. Sällan, om någonsin, kommer du att gå in på deras kontor och lämna utan att behöva ändra någon aspekt av ditt evenemang. Spara dig själv denna frustration genom att proaktivt träffa dem med jämna mellanrum under planeringsprocessen. Det är mycket lättare att göra ändringar i mitten av ditt projekt i motsats till att cirkla tillbaka i slutet.
Kontakta dina leverantörer
Ett annat till synes oskyldigt misstag som kan uppstå är sekundär kommunikation med leverantörer. Det händer när en medarbetare tar initiativet att kontakta en leverantör direkt för att dela planeringsdetaljer som du inte känner till. Resultatet av dessa sidosamtal kan ha stor inverkan på hur evenemanget sammanfaller. Det enda sättet att förhindra detta är att begränsa din leverantör från att ta emot beställningar från andra anställda. Du kanske tycker att det låter hårt till en början, men du kommer att sova mycket lättare när du vet att all information flödar genom dig.
Tillhandahålla proaktiva informationsuppdateringar
Att vara huvudplanerare för ett evenemang kräver att du delar med dig av så mycket information som du får. Håll ett huvudplaneringsdokument som beskriver detaljerna för evenemanget och skicka veckouppdateringar till alla dina kommittémedlemmar. Håll din kommunikation kort och rakt på sak. Du vill att alla ska läsa anteckningarna i dina veckovisa e-postuppdateringar, men om du tjatar oavbrutet kommer du snabbt att förlora sin uppmärksamhet.
Att hantera informationsflödet för dina evenemang kräver samma procedurer som kommunikation mellan avdelningar. Håll alla medvetna om sitt ansvar och dela viktiga uppdateringar med alla inblandade parter. Den kritiska skillnaden är att du är VD för projektet. Din roll är att hantera alla detaljer som kommer in och omsätter dem till en gemensam vision som möter varje avdelnings behov. Grunden för framgång är att se till att all information flyter i samma riktning.
