En packlista följer med en internationell försändelse och används för att informera transportföretag om vad de transporterar. Det tillåter också kunden och andra inblandade i transaktionen att kontrollera vad som har skickats mot proforma faktura. Andra namn för den här listan inkluderar paketets följesedel, dokument, manifest eller faktura.
För att förbereda din packlista, radera alla priser på fakturan och dubbelkolla för att se att antalet ärenden, vikt (netto, brutto, metrisk) och mått visas på fakturan. Byt sedan namn på dokumentet till "PACKLISTA" med stora, fetstilta bokstäver. Byt aldrig ut en packlista med en kommersiell faktura.
Nödvändigheten av en packlista
Packlistan är ett nödvändigt skydd mot att skicka felaktig last internationellt. En exportförpackningslista är till exempel mycket mer detaljerad än en inhemsk. Packlistan måste uppfylla kraven från alla parter längs leveranskedjan.
Den stöder det som skickas från ett företag till ett annat och kan åtfölja ett kontrollcertifikat. Transportören kommer att använda packlistan för att utfärda en
En Custom's Broker kommer att använda packlistan för klarering och inresa till ett främmande land. Eftersom de kommer att använda det här formuläret för att rensa dina varor, måste det matcha den kommersiella fakturan i kvantitet, beskrivning och alla andra artiklar. Listan används för elektronisk exportinformation (EEI) och används ofta av amerikanska och utländska tulltjänstemän för att verifiera varor.
Säljaren kan använda listan som en sista dubbelkontroll av att en order har dragits och fyllts korrekt. För inrikes försändelser lägger de dokumentet i försändelsens lådor. Exporterade försändelser kommer att ha listan fästad på utsidan av lådan.
När försändelsen når sin destination kan köparen jämföra det som har beställts med det som har skickats. Det kan användas som ytterligare bevis för att stödja en betalning. Kom dock ihåg att du måste se till att du matchar dina produktbeskrivningar med beskrivningarna för alla betalningsinstrument så att det inte uppstår någon förvirring.
Varför export av packlistor är så viktigt
Om du inte fyller i en packlista kan en myriad av problem uppstå som kan orsaka förödelse för ditt företag. Dessa problem sträcker sig från att inte få dina varor levererade till önskad destination till att inte få betalt.
En exportförpackningslista bör fästas säkert på utsidan av varje fraktcontainer, helst i ett vattentätt paket och ett kuvert som är märkt "Packing List Enclosed". Det är avlastarnas och speditörernas ansvar att bestämma den totala vikten och volymen av försändelsen, och huruvida den korrekta lasten – enligt vad som anges – utförs eller inte skickas. All denna information är baserad på packlistan. Dessutom kan tulltjänstemän i infarts- och utfartshamnen använda packlistan för att kontrollera lasten.
Förberedelser i förväg
Flera veckor före leverans, din speditör, tullmäklare, bank och kund måste ange hur många kopior de behöver och var varje kopia behöver bifogas och distribueras. Du bör alltid göra tre eller fyra extra kopior av packlistan för dina filer, för säkerhets skull.
Om du bestämmer dig för att behandla din sändningsdokumentation online, välj lämpligt packlistaalternativ och kontakta sedan alla parter som är involverade i den internationella försäljningen för att avgöra om din packlista behöver undertecknas.
Eftersom alla misstag på packlistan kan orsaka en försening av klareringen i destinationshamnen, se till att följa alla nödvändiga steg för att säkerställa att du får det rätt första gången.
