Fonder redovisning är en kritisk fråga för det finansiella systemet, med tanke på den ökande företräde för värdepappersfonder framför direkta innehav av värdepapper såsom aktier och obligationer investera allmänheten. I synnerhet många, om inte de flesta, enskilda investerare och privatkunder har majoriteten av sina besparingar i arbetsgivarsponsrade 401(k)-planer, som vanligtvis erbjuder ett urval av fonder som investeringsval. Slutprodukten av redovisning av värdepappersfonder är den korrekta prissättningen av dessa investeringsinstrument och den korrekta tilldelningen av investeringsintäkter till innehavarna av dem. Dessa är alltså de största problemen för finanscheferna (CFOs), kontroller, och verksamhetschefer för fondbolag.
Aspekter av redovisning av värdepappersfonder
Fondredovisning omfattar en mängd olika grundläggande uppgifter, som kan utföras av intern personal eller läggas ut på andra leverantörer, såsom depåbanker. Dessa processer inkluderar:
- Beräknar värdet på sin investeringsportfölj på daglig basis – känt som nettotillgångsvärdet (NAV).
- Förutse och bokföra alla intäkter, såsom utdelningar och räntor.
- Bokföra upplupna räntor på obligationer och andra liknande räntebärande värdepapper som innehas i placeringsportföljen.
- Korrekt amortera rabatten eller premien på obligationsköp. Se den detaljerade förklaringen nedan.
- Registrera alla värdepapperstransaktioner, såsom köp och sälj av portföljinvesteringar.
- Registrering av alla realiserade kapitalvinster, både kortsiktiga och långsiktiga, som härrör från värdepapperstransaktioner i fonden.
- Registrering av alla in- och utflöden av medel på grund av köp och inlösen av aktier av investerare.
- Upprätthålla register över de aktier som ägs och transaktioner som gjorts av varje aktieägare i fonden.
- Spåra utdelningar av inkomster och kapitalvinster till aktieägare i fonden.
I de bästa fondernas redovisningsavdelningar kommer dessa aktiviteter att vara mycket automatiserade. Vissa manuella inmatningar, granskningar och justeringar kan dock fortfarande vara nödvändiga.
Substansvärde
Ofta förkortat NAV, det är det sammanlagda värdet av en värdepappersfonds investeringsportfölj dividerat med antalet utestående aktier. Standardkonventionen är att beräkna NAV i slutet av varje handelsdag, baserat på slutkurserna för alla värdepapper som innehas däri. NAV tar även hänsyn till andra aktiviteter som anges ovan.
Order att köpa eller sälja aktier i en värdepappersfond verkställs till dagens slutliga NAV om de tas emot före börsens stängning. Om inte, exekveras de vid det avslutande NAV-värdet för nästa handelsdag.
Obligationsavskrivning
När obligationer köps till en rabatt eller premie till deras nominella värde (det vill säga till ett pris som är lägre eller högre än det kapital som kommer att returneras till investeraren behåller den när obligationen förfaller) registreras skillnaden mellan köpeskillingen och nominellt värde över tiden som en justering av ränteintäkterna som genereras av obligation.
Den ränteintäkt som redovisas på en obligation köpt till underpris kommer att vara högre än de faktiska erhållna räntebetalningarna. På en obligation köpt till överkurs blir den lägre. Nettoeffekten är att eventuell rabatt eller premie vid köp av en obligation som hålls till förfall inte kommer att redovisas som en realisationsvinst eller förlust, utan snarare som en justering av ränteintäkter. Obligationsamortering beräknas dagligen av fonder.
Fallstudie
Det är också ett utmärkt exempel på de typer av engagemang som man möter inom området för operationskonsulting. En ledande depåbank erbjöd redovisningstjänster för värdepappersfonder till fondbolag som redan använde den för förvaring av värdepapper. Fondernas redovisning var i detta sammanhang främst involverad i den dagliga beräkningen av nettotillgångsvärdet (NAV). Banken och dess fondkunder var missnöjda med aktualiteten och noggrannheten i de NAV-beräkningar som gjordes.
Banken anlitade ett team av konsulter från a Big Four offentlig revisionsbyrå att studera processerna inom fondernas redovisningsavdelning och att rekommendera förändringar för att förbättra den. Konsultteamet från Big Four-företaget tillbringade flera dagar med att observera hur aktiefondernas redovisningsavdelning fungerade, genom att skugga sina anställda när de utförde sina dagliga uppgifter. Konsulterna intervjuade även medarbetare och deras chefer, för att få en bättre förståelse för hur de såg på deras ansvar, samt att bedöma hur kunniga de var om fondernas redovisning fält.
Informationsmöte
Konsultteamet tog fram detaljerade flödesscheman över processer på avdelningen och diskuterade dessa med ledningen och pekade på var arbetsprocesserna kunde förbättras. Konsulterna föreslog också förbättrad automatisering. Efter att ha fått godkännande från bankledningen sökte konsulterna efter mjukvaruleverantörer som hade paket som var lämpliga för bankens situation. De identifierade sedan en som var villig att anpassa sitt befintliga system för att möta de specifikationer som behövs för bankens unika situation och dess mix av kunder.
Processplanering
Därefter utarbetade konsulterna dessa specifikationer i detalj och genomförde omfattande tester av mjukvaran som varje modul genomfördes, för att vara säker på att beräkningarna gjordes korrekt, och att systemet var hållbart och pålitlig. Testfasen för användaracceptans tog ett antal månader och krävde extrem uppmärksamhet på detaljer.
När systemet slutligen var färdigställt enligt specifikationerna, övervakade konsultteamet dess installation och implementering, och ledde utbildningen av anställda, var kvar på plats tills banken var säker på att de nya rutinerna fungerade väl. Sammanlagt varade projektet nästan exakt ett år, med ett team på tre konsulter på plats på banken dagligen.
