En personalakt är en arbetsgivares sparad dokumentation av historik och status av hela anställningsförhållandet med en enskild anställd. Arbetsgivaren förvarar detta anställningsunderlag i en personalakt av tre skäl.
- Som arbetsgivare vill du ha korrekt information till hands och organiserad när du behöver tillgång till informationen av någon anledning. Förändringar i nödkontakter, medarbetaradresser, hålla koll på prestationsutvärderingar, disciplinära brev, personalens erkännande, och anställningsansökningsmaterial är exempel på den typ av information som arbetsgivaren vill ha snabbt tillgång till.
- De arbetsgivaren behöver behålla dokumentation om personalfrågor Till exempel val av medarbetare, prestation, arbetshistorik, ersättningsmotiv och interna marknadsföringsansökningar, för att nämna några stycken. Ett EEOC-anspråk, en rättegång eller till och med behovet av att motivera avsaknaden av löneförhöjning eller befordran till en anställd kräver att arbetsgivaren har samlat in och bevarat denna typ av personaldokumentation.
- Vissa anställdas register krävs av federala eller statliga regeringar för att arbetsgivare ska kunna behålla. Att organisera personalinformationen i en personalakt är meningsfullt för åtkomst och laglig efterlevnad och beredskap.
Typer av personalfiler
En arbetsgivare upprätthåller i allmänhet flera typer av personalfiler, för affärsbruk, för anställdas konfidentialitet, för medicinsk integritet, och för laglig efterlevnad. Det finns ingen lag som säger hur många filer en arbetsgivare måste behålla—vissa lagar täcker anställdas tillgång till filer och annan praxis i samband med personaljournaler.
Det finns dock många lagar, och det finns personalens bästa praxis för anställdas konfidentialitet, som styr innehållet i personalfiler och vem som har tillgång till den informationen. Dessa är de personalfiler som de flesta arbetsgivare i USA har. (Världsomspännande lagar och praxis kan skilja sig åt.)
- Personalfil: Detta är den huvudsakliga anställningsfilen som innehåller anställningsförhållandets historik.
- Lönefil: Du vill ha en separat fil för alla lönefrågor gällande lön och förmåner. Du vill inte ge din lönepersonal tillgång till personalinformation.
- Anställd medicinsk fil: Den federala hälsoförsäkringens portabilitet och ansvarighetslagen från 1996 (HIPAA) kräver att arbetsgivare skyddar anställdas medicinska journaler som konfidentiella. Många arbetsgivare förvarar dessa filer inlåsta i en mapplåda i en låst garderob.
- I-9 anställdsformulär: Du måste ha en separat fil för alla anställda (inte per anställd) I-9-formulär eftersom du inte vill att myndighetsanställda, som är behöriga att kontrollera dessa formulär under olika omständigheter, tittar igenom dina huvudsakliga, konfidentiella personalfiler för anställda.
Anställdas tillgång till personalfiler
Anställda får tillgång till sina anställdas personalfiler under vägledning och överinseende av personalens personal. Anställdas personalakter anses vara arbetsgivarens egendom som har ansvaret att underhålla dem och skydda dem.
Exempel på personalfilpolicy
Nedan följer ett exempel på en personalfilpolicy för användning i ditt företag. Den diskuterar de olika filerna som rekommenderas och vem som ska ha tillgång till varje fil.
Exempelpolicy om personalfiler
Bolaget upprätthåller tre personalfiler för varje anställd.
Personalfiler
A personalakt bibehålls för varje anställd hos (Ditt företagsnamn). Dessa personalfiler innehåller konfidentiella dokument och hanteras och underhålls av personalen.
Tillgången till denna fil är begränsad till HR-personal och förutsätter att varje anställds chef för sin egen fil med dokument som är relevanta för den anställdes arbetsprestation.
Typiska dokument i en personalakt inkluderar anställningsansökan, ett kontaktformulär för nödsituationer för familjen, dokumenterad historia av disciplinära åtgärder, ett CV, handbok för anställda och att arbetsgivaren signerar blad, aktuell personlig information, och skriftliga prestationsutvärderingar.
Alla personalakter innehåller inte samma dokument men varje personalakt har några dokument som är likadana.
Lönefiler
Lönefiler underhålls också; lönefiler innehåller en historik över den anställdes jobb, avdelningar, ersättningsförändringar och så vidare. Tillgången till lönefilen är begränsad till lämplig redovisnings- och HR-personal.
Anställd medicinsk fil
En medicinsk journal för anställda förs också. Innehållet i den medicinska akten är inte tillgänglig för någon utom personal utsedd för personal och den anställde vars register sparas i akten. Med ditt företagsnamn får medicinska filer högsta grad av säker lagring och konfidentialitet.
Visa medarbetarfiler
En anställd kan ta del av sin personalakt genom att kontakta a Personalpersonal person under normal arbetstid. HR-personal kommer att boka ett möte där medarbetaren kan se innehållet i sin fil. Ingen anställd får ändra eller ta bort något dokument från hans eller hennes personalakt som måste ses i närvaro av en HR-personal.
Frågor eller bekymmer om personalfilens innehåll och åtkomst
Om du har frågor eller funderingar om innehållet i de rekommenderade filerna eller din förmåga att komma åt dem, vänligen kontakta en medlem av HR-personalen,
Friskrivningsklausul: Observera att den tillhandahållna informationen, även om den är auktoritativ, inte garanteras för riktighet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och arbetslagar och reglerna varierar från stat till stat och land till land. Snälla du söka juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att säkerställa att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är till för vägledning, idéer och hjälp.
