E -post är känslomässigt.
Hur många mejl sitter du på just nu? Väntar de tålmodigt och sött i din inkorg på din nästa genomtänkta incheckning? Eller ringer de ditt namn - påminner dig om vad du inte har gjort idag?
Mina e -postmeddelanden tenderar att "kalla mitt namn och påminna mig om mina upplevda brister", men online -kommunikation är också en viktig del av mitt arbetsflöde. Dessutom är det hur jag håller kontakten med några av de mest levande människor jag någonsin haft nöjet att arbeta med. Så jag har fått lära mig att hantera min inkorg ungefär som om jag hanterar mitt känslomässiga jag på jobbet: noggrant och med fokus på gränser.
Det finns många böcker och artiklar om att hantera tid på jobbet effektivt, särskilt kring e -post. Vissa hävdar att vi tar bort så många e -postmeddelanden som möjligt, om inte alla. Jag håller inte med tanken att e -post är meningslöst, grunt arbete, dock; vissa företag bygger på samarbete och förlitar sig på e -postkommunikation för att komma vidare. Många arbetare har till uppgift att göra detta ”grunda arbete” som låter saker flyta smidigt och fungerar som en osynlig men ändå viktig ryggrad.
Dessa dagar befinner jag mig på en ny brant: hur kan jag kommunicera effektivt utan att tömma mig på dyrbar tid och energi? Och hur kan jag ta bort några av känslorna och stressen kring min inkorg? (Eller är det bara jag som känner att mejl har en känslomässig tyngd?)
Så här hanterar jag fysiskt och känslomässigt mitt e-postmeddelande, för mitt arbete-och för mitt självjobb.
Operation Inbox Zero
Min strategi för att gå till är inkorg noll, men under de senaste veckorna har jag inte kunnat bryta igenom tröskeln för de senaste 100 e-postmeddelandena. (”Idag är dagen!” Säger jag varje dag; men) Och inför de senaste 100 e -postmeddelandena ser jag hur mycket e -post tar mer än bara min tid på jobbet; det tar hårt på min energi.
Jag har skrivit tidigare om hur jag har gjort minskade mina utropstecken i min kommunikation, vilket hjälpte till att kasta överflödiga lager av presumtion och känslor. Jag tyckte till och med att det översattes till den verkliga världen genom mer direkt kommunikation - jag kände mig mindre rädd för avslag och mer självsäker att be om vad jag behövde.
Här är tre strategier som har hjälpt mig att korralera mina inkorgsmustang:
Sätt gränser som en mästare.
E -post är inte ett chattrum. Om du är i kontakt med mig kanske du redan vet det här: jag är inte en snabb svarare om inget är brådskande (hej, Eisenhower -matris). Jag försöker också föregå med gott exempel och skapa kortfattade men noggranna mejl. Om det finns en förväntan (verklig eller inbillad) av omedelbart svar på din arbetsplats, utmana det genom att bara svara när du är redo.
Jag ber inte heller om ursäkt för ett försenat svar efter att ha upptäckt det några nådiga alternativ. Jag har minskat mer än någonsin på ytterligare "trevligheter" eftersom det finns arbete att göra och ingen behöver läsa ludd.
Åh, och om du inte arbetar på en brådskande cykel rekommenderar jag starkt att du tar bort push-meddelanden som visar dig varje nytt e-postmeddelande i realtid. Det kommer att förändra ditt liv.
Upprätta nya metoder för uppgiftshantering.
Vem är mer skyldig till att använda sin inkorg som att göra-lista? 🙋 Även om det finns vissa projekt som jag fortfarande kan driva från min inkorg, går jag mot en mer effektiv (och mindre stressframkallande) uppgiftshantering.
Till exempel varje måndag drar jag mina veckoprioriteringar till en lapp på skrivbordet. Varje morgon granskar jag projektlistan och skriver i mina planerare mina bästa uppgifter för dagen. Jag antecknar också uppgifter från min inkorg-sedan skickar jag mejlet och låter mitt listälskande jag hantera det därifrån. (Detta hjälper mig också att hålla reda på mina projekt för mina arbetsdagbok.)
Jag har också lärt mig att om det finns ett e -postmeddelande som jag måste skicka är det mer produktivt att skriva det som en separat, specifik uppgift. Eftertänksam e-post kan vara tröttsamt för mig, så att ge varje e-post ett eget utrymme på min att-göra-lista är en övning i självrespekt.
Hantera utgående mejl eftertänksamt.
Personligen är utgående e -postmeddelanden mer skrämmande än en oändlig inkorg. Potentialen för fel, potentialen för avslag: är vad jag pratar om när jag säger att e -post är känslomässigt. Så här tar jag några ögonblick från mitt skrivbord för att få lite sol och frisk luft, sedan slår jag mig ner med en kopp kaffe och blåser lugnande musik i mina hörlurar.
Ibland försäkrar jag mig själv genom att granska utkast noggrant och se till att varje e -postmeddelande är ett mästerverk innan jag skickar det. Men andra gånger litar jag på mig själv nog för att inte läsa om varje utkast en miljon gånger innan jag skickar det. Ibland trycker jag på skicka innan min ödlahjärna säger "men vad händer om det inte är perfekt?" och se meddelandet zooma in i den digitala etern.
Hantera e-postinducerade känslor
Av alla självhjälpsartiklar jag har läst, så få har erbjudit hjälp för den mycket specifika typen av trötthet du drabbas av när du måste vada genom e-postmeddelanden dagligen.
Ingen talar om tyngden i din tarm efter att du skickat ett särskilt djärvt mejl, eller paniken när du tror att du har stavat ett namn fel. Eller, igen, den rädslan för avslag. (Mycket av detta kommer från mina kalla e-postdagar där jag försökte lägga upp saker som molndatorer till tekniska bloggare-det finns många nej i det utrymmet.)
Så, bortsett från min "omge mig med mys" -metod för att skicka e-post, har jag också utvecklat några taktiker för att lindra min ångest kring e-posttunga dagar.
Andas djupt innan du öppnar din e -postapp.
Jag skojar inte när jag säger att mejl fungerar mig, varför jag tar några djupa andetag innan jag öppnar min inkorg varje dag. På nonstop -dagar gör jag det också mellan sändningar. Det är ett bra sätt att känna mig mer närvarande och få mig ur mitt huvud på en minut.
Gå ut.
Om du kan, smyga ut för en tio minuters promenad. Detta ger vanligtvis mig tillräckligt med psykiskt och fysiskt utrymme för att komma tillbaka och känna mig uppfriskad och säker på att ta makten genom resten av min inkorg.
Konsumera en annan form av media.
Om du är osäker, klicka ut. Om jag börjar få för mycket i huvudet kring e -postmeddelanden, kommer jag in i min nyhetsbrevsmapp och läser lite av den senaste informationen om företag med social påverkan eller medienyheter. Jag hittar ett utrymme som har lite förväntningar, men ändå är relevant för det arbete jag gör. Jag fyller min kopp med ord från branschledare och kanske lite lättsinnigt innehåll innan jag dyker tillbaka i min inkorg.
Radera, fila, radera, upprepa.
Radera hänsynslöst. Avsluta prenumerationen hänsynslöst. Om det inte tillför värde till din inkorg (eller "gnistglädje" om det passar dig bättre), släpp det. Om du kanske kommer tillbaka för det senare (det gör du inte), fila det i en mapp. Om inkorg oändlighet är mer din stil, gå på det - bara hitta det som fungerar för dig. Målet är att inte känna vågor av stress eller ångest när du öppnar din e -post varje morgon.
En egenvårdsfokuserad inkorg är en som inte tjatar på dig, inte håller dig vaken på natten eller försämrar ditt viktigaste arbete. Det är en inkorg som ger dig kraft, tjänar dig och driver dig framåt.
Skål, andra mejlare. Vi har det här.
