Birçok kuruluşta, resepsiyonistler şirketin yüzüdür. Her yeni müşteri, iş başvurusunda bulunan, çalışan veya üçüncü taraf satıcı bir resepsiyonistin yanından geçer veya onunla görüşür, bu nedenle işverenler sorumlu, arkadaş canlısı ve sakin olacak birini bulmaya heveslidir.
Mülakat sırasında büyük olasılıkla sorulacak soruları, nasıl yanıt vereceğinize dair örnekleri ve iş görüşmeniz sırasında en iyi izlenimi bırakmak için ipuçlarını gözden geçirmek için zaman ayırın.
Bir Resepsiyonist Mülakatında Sorulan 10 Tipik Soru
Burada, resepsiyon görevlileri için sıkça sorulan soruları, örnek cevapları ve görüşmeniz sırasında ne söyleyeceğiniz konusunda ipuçları bulacaksınız.
1. Yoğun tempolu bir çalışma ortamına ayak uydurmak için ne yaparsınız?
Bilmek İstedikleri: Görüşmeciniz ayak uydurabileceğinizden emin olmak istiyor. Bunu nasıl yaptığınız muhtemelen önemsizdir, ancak net ve kendinden emin bir yanıtınızın hazır olması gerekir..
Çılgınca, stresli bir tutum yardımcı olmadığı ve herhangi bir personel veya müşterinin önünde iyi görünmediği için yaptığım bir numaralı şey sakin olmak. Görevleri öncelik sırasına koymaya çalışırım, böylece her zaman önce en önemli görev üzerinde çalışırım. Genellikle bu, şirketin müşterilerinden birini ilgilendiren herhangi bir şeydir. Ayrıca, önemli sorumlulukları ihmal etmemek için yapmam gereken her şeyin bir listesini tutarım.
2. Günlük programınızı nasıl düzenli tutuyorsunuz?
Bilmek İstedikleri: Gününüzü nasıl organize ettiğiniz asıl mesele değil. Amaç, iyi organize olduğunuzu ve tüm görevlerinizi yetkin ve zamanında tamamlayacağınızı göstermektir.
Her güne başarmam gereken her şeyin bir listesini yaparak başlıyorum. Herhangi bir toplantı veya randevu için takvimimi kontrol ederim, böylece onlardan haberdar olabilirim ve gerekirse ön bürodan haber alabilirim. İşimde iletişim çok önemlidir, bu nedenle sürekli olarak telefona cevap veriyorum ve yeni istekler için e-postamı kontrol ediyorum, ardından yapılacaklar listemi buna göre takip görevleriyle güncelliyorum.
3. Bir resepsiyonist, bir müşterinin bir kuruluş hakkındaki ilk izleniminde nasıl bir rol oynar?
Bilmek İstedikleri: Mülakatı yapan kişi, başvurduğunuz pozisyonu anladığınızdan emin olmalıdır, ancak bu soru, çalışma felsefenize değinerek kültürel de olabilir.
Bir resepsiyonist, müşteriler üzerinde olumlu ya da olumsuz büyük bir izlenim bırakabilir. Müşterilerin gördüğü ilk insanlardan biri olduğum için, sinir bozucu veya zayıf bir etkileşim, onların şirket veya sahip oldukları genel deneyim hakkındaki görüşlerini gerçekten olumsuz etkileyebilir. Bana göre bu, ev sahibinin sizi bir restoranda karşılamasına benziyor. Çılgınca görünürlerse veya kaba davranırlarsa, daha sonra yemeğinizin tadı o kadar lezzetli değilmiş gibi hissedilebilir. Bu yüzden insanları her zaman yüzümde bir gülümsemeyle selamlıyorum ve tüm müşterilerin tüm dikkatimi toplamış gibi hissetmelerini sağlıyorum.
4. Telefonda veya yüz yüze kızgın bir müşteri veya misafirle uğraşmak zorunda kaldığınız bir zamanı anlatın. Bu durumun üstesinden nasıl geldin.
Bilmek İstedikleri: Bu, stresli ve zor koşullarla nasıl başa çıktığınızla ilgili olarak size sorulabilecek birkaç sorudan biridir. Suç teşkil eden veya etik olmayan faaliyetlere nasıl tepki verdiğiniz de sorulabilir. Dürüst ol. Abartmayın ve ayrıca kendinizi eksik satmayın.
Bir doktor muayenehanesi resepsiyonisti olarak sık sık hayal kırıklığına uğramış hastalarla telefonda ilgilendim. Bir keresinde, bir kadın fatura departmanının onu aynı gün aramamasına o kadar kızmıştı ki telefonda bana bağırmaya başladı. Tatsızdı! Bu durumlarda yapmaya çalıştığım şey, kişinin bu şekilde davranması için ne kadar stresli hissetmesi gerektiğini düşünmektir. Bir dakika bağırdıktan sonra, "Gerçekten hüsrana uğramış olmalısın. Bana neler olup bittiği hakkında daha fazla bilgi verebilir misin?" Bu, sohbeti yavaşlatmaya ve sesini kısmaya yardımcı oldu. Tüm durumu açıkladı ve ben de faturayı kesen kişinin bir günlüğüne dışarıda olduğunu ve sizinle iletişime geçeceğini söyledim. Ayrıca ona faturayı kesen kişinin masasına bir not asacağımı ve ilk işi olarak kadını geri aramasını isteyeceğimi söyledim. Aramanın sonunda çok daha sakindi ve daha önceki sert sözleri için özür diledi.
5. Fazla mesai yapmaya istekli misin?
Bilmek İstedikleri: Fazla mesai yapmaya istekli değilseniz, söyleyin. Fazla mesai yapmaya istekliyseniz, ancak yalnızca belirli sınırlar dahilinde, bunu da söyleyin. Evet, fazla mesai yapmamanın size işten mal olacağı şirketler var. Ancak tutamayacağınız bir taahhütte bulunmak veya kendinizi işiniz için kendinizin veya ailenizin refahını feda etmek zorunda kalacağınız bir konuma sokmak kabul edilebilir bir seçenek değildir. Müsaitliğinize uygun bir işe ihtiyacınız var.
Önceden bir gün önceden haber vermem şartıyla, ayda birkaç kez fazla mesai yapmak konusunda rahatım. Bir uyarıya sahip olmak, planlarımı yeniden düzenlememi kolaylaştırıyor. Acil bir durumda, büyük olasılıkla aynı gün fazla mesai de yapabilirim, ancak gerçekten bir günlük bildirim almayı tercih ederim.
6. Son ofisinizde kaç çalışan çalıştı?
Bilmek İstedikleri: Görüşmeyi yapan kişi, ne tür bir ortamda çalıştığınızı, diğerleriyle nasıl karşılaştırıldığını bilmek ister. görüşme yaptığınız şirket ve küçük ve/veya büyük şirketlerde çalışmaktan rahat olup olmadığınız işyerleri.
Son ofisimde beş çalışan vardı. O kadar küçük ki kendimizi biraz aile gibi hissetmeye başladık. Biliyorsun, fatura departmanındaki Martha'nın karmaşık sorular sormadan önce iki fincan kahveye ihtiyacı olduğunu herkes bilirdi. Ancak ondan önce ofisim oldukça büyüktü - 60 çalışan. Büyük ofisteki ilk ay biraz zor olsa da her iki ortamda da kendimi rahat hissettim. Birçok seçenekle kimin ne yaptığını ve çağrıları nereye yönlendireceğimi bulmam gerektiğinden zorlu mevcut.
7. Bir idari asistan, sekreter veya resepsiyonist olarak önceki görevlerinizi tanımlayın.
Bilmek İstedikleri: Görüşmeci, özgeçmişinizde listelediğiniz sorumlulukların üzerinden geçmek ve teklif edilen pozisyona uygun olup olmadığını doğrulamak istiyor. Bu aynı zamanda iş deneyiminizde vurgulanan noktaları genişletmek için iyi bir fırsattır.
ABC Financials'ta resepsiyonist olarak müşteriler için ilk kişi bendim. Genel telefon hattını ve şirketin beş VP'sinin telefonlarını cevapladım. Ayrıca paketleri almaktan sorumluydum ve posta dağıtma, müşterileri ve satıcıları karşılama ve toplantı odalarına kadar eşlik etme ve şirketin genel bilgi e-postasını takip etme adres. Ayrıca birçok idari sorumluluğum vardı: Bu Başkan Yardımcılarının takvimlerini yönettim, iş seyahati ve dağıtılacak PowerPoint sunumları ve diğer materyallerin oluşturulmasına ve rafine edilmesine yardımcı oldu olaylar.
8. Aramalara, müşterilere, teslimatlara ve acilen ele alınması gereken diğer sorunlara nasıl öncelik verirsiniz?
Bilmek İstedikleri: Görüşmeyi yapan kişi, çoklu görevlerde, zamanı organize etmede ve görevleri önceliklendirmede ne kadar iyi olduğunuzu bilmek istiyor. Bu aynı zamanda birden çok öncelikle nasıl karşılaştığınızı belirtmek ve hepsini nasıl ele aldığınızı açıklamak için iyi bir fırsattır.
Ofis meşgul olduğunda çoklu görev önemlidir. Kaba olmadığı zamanlarda birkaç görevi aynı anda yapmaya çalışırım. Örneğin, teslimat görevlisinden bir paket için imza atarken gelen bir telefona kolayca cevap verebilirim. Çoklu görev mümkün olmadığında, bir numaralı öncelik olarak müşterilere ve müşterilere odaklanırım. Gerekirse, önce başka bir görevi yapmam için bana bir dakika verip veremeyeceklerini sorarım ve işler gerçekten meşgulse, bana kapsama sağlaması için bir çalışan arkadaşımı aramaya çalışırım.
9. Bilgisayar becerileriniz ne kadar güçlü?
Bilmek İstedikleri: Görüşmeyi yapan kişi, hangi bilgisayar becerilerine sahip olduğunuzu, beceri seviyenizin şirket beklentileriyle uyumlu olup olmadığını ve hangi programları kullanmakta en rahat olduğunuzu doğrulamanızı istiyor. Mümkünse, görüşmeden önce şirketin hangi programları kullandığını araştırmak iyi bir fikirdir.
Çok güçlü bilgisayar becerilerim var. Microsoft Office'e aşina olmanın yanı sıra, son görevimde şirketin web sitesinde güncellemeler yapıyordum, bu nedenle WordPress'i de rahat kullanıyorum. Yeni bir program veya uygulama kullanmaya başladığımda, genellikle sorularımın çoğunun çevrimiçi bir aramayla yanıtlanabileceğini görüyorum, ancak bir iş arkadaşımdan eğitim aldığım için de minnettarım.
10. Bana müşteri hizmetleri deneyiminizden bahsedin.
Bilmek İstedikleri: Görüşmeyi yapan kişi, müşteri hizmetleri deneyiminize ilişkin bir genel bakış ister - kaç yıl, belirli örnekler ve sorunları çözmek için hangi becerileri kullanmakta rahatsınız?
Gençliğimden beri müşteri hizmetlerinde çalışıyorum. İlk işim bir kitapçıda çalışmaktı, burada müşterilerin kitap bulmasına yardımcı oluyordum ve bazen yazarkasanın sorumluluğunu üstleniyordum. Kolej sırasında, bu sefer giyim satan yarı zamanlı bir perakende işim de vardı. Daha sonra tabii ki ABC şirketinde resepsiyonist olarak müşterilerle de ilgilendim, ancak bu rolde doğrudan satış yapmıyordum. Aradıkları kitabı bulmak ya da bir yöneticiyle toplantı saatlerini değiştirmek olsun, müşterilerle etkileşim kurarken ve sorunlarını çözerken kendimi gerçekten rahat hissediyorum.
1:53
Şimdi İzleyin: 4 Genel Resepsiyonist Mülakat Sorusunu Nasıl Cevaplarsınız?
Resepsiyonist Sorularını Yanıtlamak İçin İpuçları
En iyi resepsiyonistler, detay odaklı, organize ve mükemmel iletişimcilerdir. Bu nedenle, adaylar deneyimlerini, aşinalıklarını değerlendirecek açık uçlu görüşme sorularını yanıtlamaya hazır görünmelidir. müşteri hizmetleriyle çalışma, çoklu görev ve hızlı karar verme yeteneği dahil olmak üzere iş yeri araçları, süreç ve beceri seti çağrılar.
Bu durumda, görüşmeci mutlaka evet veya hayır cevapları aramıyor. Bunun yerine, adayların geçmişle nasıl başa çıktıklarını açıklayan belirli örneklerle yanıt vermelerini bekliyorlar. iş yeri durumları ve şirket öncelikleri, beklentileri, hedefleri ve zorluklar.
İşyerinde sürekli artan teknolojik gelişmeler nedeniyle, resepsiyonistlerin de güçlü teknik becerilere sahip olması gerekir. Telefon sistemlerini ve yazıcı, fotokopi makinesi, tarayıcı gibi ofis makinelerini kullanma deneyimine sahip olmalısınız. MS Office ve sektöre özel bilgisayar uygulamalarına ek olarak faks makineleri (evet, hala) yazılım.
Görüşmeciye Sorulacak 7 Soru
Görüşmeciler sizden soru sormanızı bekleyecektir. İşte görüşmeniz sırasında veya sonunda sorabileceğiniz soruların bir listesi:
- Bu pozisyonun günlük sorumlulukları hakkında daha fazla bilgi verebilir misiniz?
- Şirkete almak istediğiniz kişide aradığınız özellikler nelerdir?
- Bu iş için beklentileriniz nelerdir ve başarıyı nasıl ölçersiniz?
- Bu işi elinde tutan son kişi neden ayrıldı?
- Bu pozisyon kime rapor veriyor?
- Şirkette kariyer gelişimi için fırsatlar nelerdir?
- Şirket, çalışanlar için herhangi bir eğitim fırsatı sunuyor mu?
En İyi İzlenim Nasıl Yapılır?
Bir resepsiyonist pozisyonu giriş seviyesi olarak kabul edilebilir, ancak aynı zamanda kurumsal merdivenin ilk adımı da olabilir. Potansiyel bir işveren, kendine güvenen, kendine güvenen bir kişiye çekilecektir. Genellikle müşterilerinin veya hastalarının ofise ilk kez girerken karşılaşacağı ilk kişi siz olacaksınız.
İlk izleniminizin olabileceğinin en iyisi olduğundan emin olun. Bir röportaj için nasıl hazırlanacağınız aşağıda açıklanmıştır. Göze çarpan bir özgeçmişin yanı sıra, röportaj yaparken rolü giyinmek için zaman ayırın. İşi alırsanız ön cephedeki kişi olacaksınız ve işverene profesyonel imajınızı göstermeniz önemlidir.
Röportajınızda ne giyeceğinizden emin değilseniz, şu ipuçlarına göz atın: mülakat için nasıl giyinmeli. Hem özgeçmişiniz hem de profesyonel kıyafetleriniz yerindeyse ve olası soruları yanıtlamaya hazırsanız, mülakata girdiğiniz pozisyonu elde etmekte başarılı olacaksınız.
