Proje yönetimi alanı, diğer herhangi bir uzmanlık alanı gibi, kısaltmalar ve özel terimlerle dolu benzersiz bir kelime dağarcığına sahiptir. Dahil etmeniz gereken üç temel terim ve kavram:
- Kapsam
- Risk
- varsayımlar
Bu üç temel proje yönetimi teriminin ana hatlarıdır ve ek okuma için bağlantılar ve öneriler içerir.
Kapsam
Proje yönetiminde, kapsam bir projenin kapsamını tanımlayan sınırlar kümesidir. Kapsam, proje girişimi sonucunda müşteriye neyin teslim edileceğini tanımlar.
Kapsamı anlamak, proje yöneticisinin ve proje ekibinin neyin proje sınırları içinde ve dışında olduğunu anlamasını sağlar. Bir şey "kapsam dışında" ise, proje planlama çalışması. Kapsam bildiriminin sınırları içine giren faaliyetler “kapsam içinde” kabul edilir ve program ve bütçede muhasebeleştirilir. Bir faaliyet sınırların dışına çıkarsa, “kapsam dışı” olarak kabul edilir ve planlanmaz.
İster bir proje yöneticisi olun, ister bir proje takımı, ilerledikçe bir şeyin kapsam içinde mi yoksa kapsam dışında mı olduğunu düşünmek isteyeceksiniz. Örnek olarak, bir müşterinin sizden bir web sitesi oluşturmanızı istediğini hayal edin. Projenin kapsamını ana hatlarıyla belirtirken (veya sınırlarını belirlerken), aşağıdaki öğeleri kapsam içi olarak belirtirsiniz:
- Site tasarımı ve tel kafes diyagramı
- Test yatağının kurulması
- Onaylanan tel kafese kodlama
- Web sitesi teması için grafik geliştirme
- Siteyi herkese açık hale getirmeden önce test etme ve hata ayıklama
Proje süresince, müşteri sizden şirketin bir video genel bakışını eklemenizi ister. Video, proje kapsamında belirtilmemiştir ve bu nedenle kapsam dışındadır. Video işini ek bir ücret karşılığında yapmaktan memnun olsanız da, bu, proje için kapsam ve maliyet ve zaman tahmininin gözden geçirilmesini gerektirecektir.
Açık ve üzerinde anlaşmaya varılmış bir kapsam belgesinin yokluğunda, videonun konusu ekibinizle müşteri temsilcileri arasında çekişmeli hale gelebilir. Net bir kapsam ifadesi, durumu etkisiz hale getirmenize ve bir değişiklikle düzenli bir şekilde başa çıkmanıza olanak tanır.
Peki, neyin kapsam içinde veya dışında olduğunu nasıl belirlersiniz? Öncelikle, müşteri veya proje sahibi ile yaptığınız görüşmelere dayanarak projenin şu anda bildiğiniz tüm ayrıntılarını özetlemek isteyeceksiniz. Ardından, kapsam içinde veya dışında olarak kabul edilenleri yönlendirecek temel varsayımlarda bulunmak isteyeceksiniz.
varsayımlar
Hayatınızın bir noktasında size muhtemelen "Asla varsayımlarda bulunmayın" denmiştir. Ancak, proje yönetiminde varsayımlarda bulunmak günlük bir faaliyettir. Varsayımlar, kapsamı ve riskleri tanımlamanıza ve tahminlerinizi zaman ve maliyet açısından hassas bir şekilde ayarlamanıza yardımcı olur. Elbette, varsayımlarınızı belgelemek ve doğrulamak önemlidir.
Bir kitap oluşturmak gibi basit bir şey düşünün. Diyelim ki arkadaşınızın bir sehpa kitabı fikri var ve sizden projeyi yönetmenizi istedi. İlk talebi, finansmanı güvence altına alabilmek için bir bütçedir. Kapsamı tanımlarken, arkadaşınızın sayfa sayısı, resim ekleme, kapak stili ve sayfalar için kullanılacak kağıdın ağırlığı gibi birçok ayrıntıda kararsız olduğu açıktır.
Tüm bu faktörler maliyeti ve üretim karmaşıklığını etkileyeceğinden, spesifikasyonlarla ilgili varsayımlar ve bu varsayımların kabul edilebilir veya kabul edilemez olarak doğrulanması senin arkadaşın. Biraz daha tartıştıktan sonra, arkadaşınız size kitaba 50 fotoğraf eklemeyi planladığını söylüyor. Varsayımınızı 50 görsele dayandırabilir veya bu sayının zamanla artacağını tahmin ederek 75-90 sayfa arasında görsel olacağını varsayabilirsiniz.
Varsayımların programı nasıl doğrudan etkilediğini de görebilirsiniz. Örneğin, bir parkta salıncak seti yapmayı içeren bir projeye liderlik ettiğinizi hayal edin. Projenizi kurarken size bütçe verilir ve biri materyallerden sorumlu ekip üyeleri atanır. Programınızı oluştururken, malzeme sorumlusuna çimentonun ne zaman geleceğini soruyorsunuz. Bu kişi çimentonun ne zaman geleceğinden emin olmadığını ancak 1 Haziran ile 10 Haziran arasında olacağına inandığını söyler. Kapsamınızı ve programınızı oluştururken, çimentonun en geç 10 Haziran'da ulaşacağını varsayarsınız. Bu örnek, varsayımlarda bulunmanın iki faydasını göstermektedir.
İlk faydası, çimentonun en geç 10 Haziran'da teslim alınacağı varsayımının, çimentonun gelişine bağlı faaliyetler için plan yapmanıza olanak sağlamasıdır. İkinci faydası, malzemelerden sorumlu kişiye çimentoyu teslim etmesi için bir son tarih vermesi ve bunu daha sonra tedarikçisine iletebilmesidir. Yanlışlıkla projenin ilerlemesi için önemli bir son tarih belirlemiştir.
Varsayımlarda bulunmak, proje ekibinin kapsamda, zamanında ve bütçe dahilinde kalmasına yardımcı olmak için proje sırasında sıklıkla yeniden ziyaret edilen kıyaslamalar oluşturur. Ancak varsayımlar yanlış olduğunda ne olur? Riskin devreye girdiği yer burasıdır.
Risk
Kapsamınızı oluşturduktan ve kapsamın ve tahminlerin ardındaki varsayımları belirledikten sonra, risk alanlarını değerlendirmeye başlamak isteyeceksiniz. Risk, gerçek dünyada olduğu gibi proje yönetiminde de aynıdır; hasar yaratabilecek bir tehlike veya şanstır.
Tüm projeler risk içerir ve proje yöneticisi veya proje sahibiyseniz, bu sadece risk değildir. riski öngörme sorumluluğunuz, ancak bu risklerin potansiyel etkisini proje ekibine iletmek ve riskleri azaltmaya hazırlanmak da sizin işiniz.
Risk çeşitli derecelerde gelir. Bazen risk, projenin biraz farklı ilerleyeceği veya beklenmedik bir dönüş yapacağı anlamına gelebilir. Ancak bazı durumlarda risk, projenizi alt üst edecek feci sonuçlara yol açabilir.
Yukarıdaki çimento örneğindeki oyun alanı senaryosunu kullanalım. Risklerden biri, çimentonun varsayılan 10 Haziran tarihine kadar gelmemesidir. Bu riskin potansiyel etkileri nelerdir? Çimento döküldükten sonraki tüm ardıl faaliyetler bu sorun nedeniyle ertelenir.
Riskler olumlu da olabilir. Çimento beklenenden daha erken ortaya çıkarsa, proje üzerindeki etkisini göz önünde bulundurun. Bu olumlu bir sonuç gibi görünse de, projedeki diğer tüm adımların zamanlaması ve sıralaması için hala bir sorun yaratıyor.
Proje yöneticileri, beyin fırtınası yapmak ve potansiyel riskleri belirlemek için proje ekipleriyle birlikte çalışır. Süreci bir adım öteye taşıyorlar ve riskin potansiyel ciddiyetine ve gerçekleşme olasılığına bakıyorlar. Ayrıca, riskin ne zaman ortaya çıktığını belirlemek için en uygun kişileri belirlerler ve üzerinde anlaşmaya varılan risk azaltma planları geliştirirler.
Birçok firma, zaman içinde ve diğer projelerdeki deneyimlerinden geliştirdikleri ayrıntılı risk şablonlarına sahiptir. Bazı endüstriler, risk analizi için başlangıç noktası olarak kullanılan derlenmiş risk profillerine sahiptir. Birçok endüstri, risk planlaması için de çok ayrıntılı istatistiksel analizler uygular.
