Birçok küçük işletme sahibi, e-postayı birincil iletişim yöntemi olarak kullanır. iş iletişimi. Bu şaşırtıcı değil; e-posta hızlı, kolaydır ve bir kağıt izi sağlar. Ancak bu, özellikle iş iletişimi söz konusu olduğunda, e-posta mesajlarınızın rahat olması gerektiği anlamına gelmez. Aslında zayıf e-posta iletişimi, markanıza ve itibarınıza zarar verirken müşterilerinize de mal olabilir.
Profesyonel iş e-postası göndermek, açık, özlü ve uygun iletişime odaklanan alışkanlıklar oluşturmaya bağlıdır.
1. Bir İş E-posta Adresi Kullanın
Şirketiniz adına iş yürüten bir işletme sahibiyseniz, bir iş e-posta adresi kullandığınızdan emin olun. İdeal olarak bu, tüm iş iletişimi için kullandığınız bir iş adresiniz (yani adınız@işletmeniz.com) olduğu anlamına gelir.
Bu mümkün değilse işletmenizin adını içeren ücretsiz bir e-posta adresi oluşturabilirsiniz (ör. işletmeadını[email protected]). İşinizle açıkça ilgisi olmayan kişisel bir e-posta adresi kullanmak, en kötü ihtimalle profesyonelliğinize zarar verebilir ve çoğu durumda ciddiye alınmayabilirsiniz.
2. Mesajları Kısa ve Tatlı Tutun
Olayları çok detaylı açıklamanın yanlış bir yanı yok; netlik sağlayabilir ve yanlış anlamaları azaltabilir. Ancak bir e-posta iletisi bir roman gibi görünmeye başladığında, alıcının dikkatini hızla kaybedebilir ve konuyu alakasız bilgilerle karıştırabilirsiniz. Bunu önlemek için, her e-postada bir konu seçin ve daha fazla bilgi eklemeniz gerektiğinde, en önemli ayrıntıların net olması için kalın alt başlıklar kullanın.
3. Açıklayıcı Konu Satırları Kullanın
Hiç konuya dayalı bir e-posta mesajı açtığınız ve konu tamamen farklı bir şey olduğunda tamamen kafanızın karıştığı ve biraz sinirlendiğiniz oldu mu? Yazdığınız her e-postayı zaten yukarıdaki ipucuna göre bir konuyla sınırlı tuttuğunuz için, konu satırınızın o konuyu yansıttığından ve başka bir şeyi yansıtmadığından da emin olmalısınız. Bu sadece alıcıya yardımcı olmakla kalmayacak, aynı zamanda sizin için daha kolay hale gelmesine de yardımcı olacaktır. kendi e-posta gelen kutunuzu yönetin.
4. Sesi kısın
Bilgisayar ekranınız tarafından korunuyormuş gibi hissedebileceğiniz için e-posta gönderirken her şeyin uçup gitmesine izin vermek kolaydır, ancak e-postada bazı konuşmalar kolayca yanlış anlaşılabilir. Aslında sözlü olmadan iletişim Göndermekte olduğunuz mesajı yumuşatmak için ipuçları, herhangi bir e-posta yanlış yöne alınabilir. Şüpheli olabilecek bir mesaj gönderiyorsanız, göndermeden önce tekrar okuyun ve hala emin değilseniz, muhtemelen telefonu açmanız daha iyi olacaktır.
5. E-posta İmzanızı Yararlı Hale Getirin
Bir e-posta imzasındaki alıntılar, promosyonlar ve haber bültenleri bazı durumlarda etkili olabilir, ancak bu öğeler e-posta imzanızı, kullanılması amaçlanan şey için kullanmaktan asla üstün gelmemelidir -- iletişim bilgilerinizi sağlamak bilgi. İlk e-postanız veya yanıtınız en azından tam adınızı, şirketinizi ve URL'nizi içeren bir e-posta imzası içermelidir. Bir telefon numarası, unvan ve e-posta adresinizi yeniden belirtmek de zarar vermez.
6. Yazımınızı ve Redaksiyonunuzu Kontrol Edin
Yazım denetimi kolaydır. Tüm mesajları göndermeden önce kontrol etmeyi e-posta istemcinizde varsayılan bir ayar yapın. E-posta daha gayri resmi ve yazım ve dilbilgisi hatalarında biraz daha hoşgörü var, ancak hatalarla dolu bir mesaj göndermek berbat görünüyor. Bir e-posta göndermek için acele ettiğiniz ve yazım ve dil bilgisini kontrol etmeyi atladığınız için isteyeceğiniz son şey kötü bir izlenim bırakmaktır.
E-posta, ilk tercihiniz olmasa bile iş dünyasında önemli bir iletişim yöntemidir. Bu iş e-postası en iyi uygulamalarını takip etmek, e-posta iletişiminizi profesyonel tutmanıza ve üretkenve bıraktığınız izlenimin iyi olduğundan emin olabilirsiniz.
