Bir projenin tanımlayıcı özelliklerinden biri, sabit bir süre sürmesidir. Bu, birkaç haftadan birkaç yıla kadar herhangi bir şey olabilir ve bazı durumlarda, büyük ölçekli inşaat projeleri veya bayındırlık işleri için on yıllar olabilir.
Proje yöneticileri, yol boyunca ilerlemeyi takip etmek ve önemli teslimatların zaman çizelgesine göre gerçekleştirildiğinden emin olmak için kilometre taşlarını kullanır.
Bir proje kilometre taşı, projede başarı anlamına gelen sıfır süreli bir görevdir. İleriye doğru ilerlemeyi ve ilerlemeyi göstermenin bir yolu olarak kullanılırlar ve oraya ulaşmak için gerekli görevler hakkında ayrıntılı bilgiye sahip olmasalar bile insanlara neler olup bittiğini gösterirler. Bu yönüyle paydaş iletişimi ve beklentilerin belirlenmesi açısından oldukça faydalıdırlar.
Proje Kilometre Taşları Ne Zaman Kullanılmalı?
Proje yönetimindeki kilometre taşları aşağıdakileri işaretlemek için kullanılır:
- Önemli çalışma aşamalarının başlangıcı
- Önemli çalışma aşamalarının sonu
- son tarihler
- Önemli bir karar alınırken
- Zaman içinde özel olarak çağrılması gereken diğer sabit noktalar
Planınıza Kilometre Taşlarını Ne Sıklıkta Koymalısınız?
Bir eğitim kursu, planınıza ayda yaklaşık bir kez kilometre taşları koymanızı önerebilir. Bu iyi ve iyi bir pratik kural, ancak profesyonel muhakemenizi kullanmanız gerekiyor. Bazı aylar, kilometre taşları olarak işaretlenen önemli toplantılar, alınan kararlar ve bir fazın kapanması ve diğerinin başlaması.
Diğer aylarda, bir kilometre taşı asabileceğiniz çok az şeyle, uygulamaya odaklanabilirsiniz.
Raporlama amacıyla, her raporlama döngüsünde en az bir kez bir kilometre taşına sahip olmak için bir neden oluşturmak faydalıdır.
Kilometre Taşları Gantt Grafiğinizde Nasıl Temsil Edilir?
Kilometre taşları Gantt şemasının bileşenleri ve grafikte elmas olarak gösterilir. Süreleri sıfır olduğu için normal bir görev olarak gösterilmezler, yani herhangi bir zaman almazlar. Bir Gantt şeması üzerinde planlama yapmak amacıyla bunlar birdenbire gerçekleşir.
Gantt şemalarını kullanmıyorsanız, yine de kilometre taşlarını kullanabilirsiniz. Burada Gantt şemalarına 5 alternatif: bunları kullanarak planınıza kilometre taşlarını dahil edebilirsiniz.
Kişisel olarak düzenli kalmak istiyorsanız ve proje yönetimi yazılımınız takviminize tam olarak entegre edilmemişse, önemli tarihleri kopyalayıp günlüğünüze yapıştırabilirsiniz. Nasıl çalışmayı sevdiğinize bağlı olarak, bu size neyin gelmesi gerektiğini hatırlatabilir.
Kilometre Taşları Nasıl Adlandırılır?
Kilometre taşlarının proje programınızda net bir açıklaması olmalı, ancak bunların bir görev olduğunu ima eden bir açıklama olmamalıdır. Bu nedenle, '2. Aşamaya geçmek için anlaşma yapın' değil, '2. Aşama başlıyor' olarak adlandırılmaları gerekir. 2. Aşamaya geçmek için anlaşma sağlama çabasını yansıtmak istiyorsanız, kilometre taşından hemen önce onu kapsayacak bir görev ekleyin.
Kilometre taşları, temsil ettikleri zamandaki noktayı şu şekilde tanımlamalıdır:
- Test aşaması tamamlandı
- PID onaylı
- Sözleşme imzalandı
Birçok proje yöneticisi, referans kolaylığı için kilometre taşlarını da numaralandırmayı seçer. Bir iş kırılım yapısı kullanıyorsanız, numaralandırmayı buradan kullanabilirsiniz. Aksi takdirde, neyi kastettiğinizi netleştirmek için M1, M2 vb. Net bir adlandırma yapısı, kilometre taşlarının sayısı arttıkça daha önemli hale gelir, bu nedenle projeniz birkaç aydan uzun sürerse bunu nasıl yapacağınızı düşünün.
Kilometre Taşlarının İmzalanmasını Nasıl Sağlarsınız?
Kilometre taşları, proje programınızın bir parçasını oluşturur, bu nedenle programınız temel alındığında, kilometre taşlarınızı imzalamış saymalısınız.
Kilometre taşlarınızın tarihlerini değiştirmeniz gerekiyorsa, standardınızı kullanmalısınız. değişiklik kontrol prosedürü planınızda ayarlamalar yapmak için. Bu, proje sponsorunuzla sohbet etmek ve tarihlerin neden değişmesi gerektiğini bildirmek kadar kolay olabilir. veya önerilen yeni bir programı bir araya getirmek ve bunu bir planlama komitesine götürmek kadar resmi olarak onaylandı.
Bir değişiklik yapmak zorunda olduğunuzda zaman kaybetmemek için, kullanmaya ihtiyaç duymadan önce, varsa, dönüm noktası olan onay sürecinizin ne olacağını hesaplamak en iyisidir.
İletişim için Kilometre Taşlarını Kullanma
Kilometre taşları, plandaki minimum kontrol noktalarını temsil ettikleri için iletişim ve raporlama için kullanışlıdır. Başka bir deyişle, diğer tüm görevleri üstlenseniz bile, neler olduğunu görebilir ve yalnızca kilometre taşlarını kullanarak projenin ilerlemesini sağlayabilirsiniz.
Kilometre taşlarını çıkarabilmeniz ve bunları bir panoya veya proje raporuna koyabilmeniz gerekir. Rapor verdiğiniz kişileri, normalde proje sponsorunuzu veya yürütme grubu (veya yönlendirme grubu (veya proje tahtası). Her ay veya kullandığınız raporlama sıklığında, hangi kilometre taşlarına ulaşıldığını gösterebilirsiniz.
Kilometre taşlarına göre raporlama oldukça basittir ve genellikle bir tablo olarak yapılır. Kilometre taşı açıklamasını, bitiş tarihini ve ardından yeni tahmin tarihini listelersiniz. Dönüm noktasına ulaşıldığında ve tamamlandı olarak işaretlenebildiğinde, o tarihi de eklersiniz. İnşallah tahmin edilen tarihle aynı olur ama projeler her zaman böyle yürümez.
Bunun gibi bir tablo, neyin tamamlandığını ve neyin olağanüstü olduğunu açıkça ortaya koyuyor. “Neden o dönüm noktasına ulaşamadık?” sorusunun cevabını planlayabileceksiniz. gitmeden önce sponsorunuzla görüşün veya raporu gönderin.
Proje planınız çok uzun olduğunda ve çok sayıda kilometre taşınız olduğunda, tamamlanmış kilometre taşlarını her raporlama döngüsünde bırakmanın daha kolay olduğunu göreceksiniz. Yalnızca o ay yaklaşan veya tamamlanan kilometre taşlarını bildirin: gelecek ay, en son tamamlanmış olan her şeyi çıkarın ay, böylece insanlara zaten bildikleri işi anlatarak sürekli olarak raporun süresini uzatmazsınız. bitti.
Kilometre taşları planlama, zamanlama ve raporlama için gerçekten yararlı bir proje yönetim aracıdır ve kullanımı kolaydır. Bir sonraki proje planınıza biraz koyun, onları takip edin ve kendinizi hangi frekansın sizin için en iyi olduğunu öğrenirken bulacaksınız.
Proje yönetimindeki her şeyde olduğu gibi, kendi kararlarınızı şekillendirmek için bu ipuçlarını ve yönergeleri kullanarak istediğiniz sonucu elde etmek için bunları esnek bir şekilde kullanın.
