Bir proje üzerinde mi çalışıyorsunuz? Yoksa yaptığınız şey işinizin günlük operasyonlarının bir parçası mı? Her ikisi de bir kuruluşta gereklidir ve eşit derecede geçerlidir, ancak ne üzerinde çalıştığınızı anlamanıza yardımcı olur, böylece genel stratejinin neresine uyduğunu daha iyi görebilirsiniz.
Proje çalışması ile olağan iş (genellikle BAU olarak kısaltılır) çalışması arasında beş ana fark vardır. Bu yönergeleri göz önünde bulundurarak, projeler üzerinde mi yoksa BAU çalışması üzerinde mi yoksa her ikisi üzerinde mi çalıştığınızı görmek kolay olmalıdır.
Zamana Bağlı vs. devam ediyor
Projelerin bir başlangıç, orta ve bitiş tarihi vardır ve tek seferlik bir olaydır. Bu proje yaşam döngüsüdür. Aslında bir projenin en belirleyici özelliği bir sonu olmasıdır. Proje yöneticisi ve ekip bu süre zarfında proje üzerinde çalışır. Sonunda, takım genellikle dağılır.
BAÜ devam ediyor. Elbette, iş için artık gerekli değilse bir işlevi kapatabilir veya bir işlemi durdurabilirsiniz - ancak bu bile genellikle bir proje olarak yapılır. Bir BAU işlevi, öngörülebilir bir bitiş tarihi olmayan devam eden işler üretir.
Fark Yaratanlar vs. Tanımlayıcıları Değiştir
Proje ve BAU çalışmasında değişimin nasıl ele alındığı konusunda bir fark vardır. BAU ekipleri değişim ihtiyacını belirler ve proje ekipleri bu değişikliği uygular.
İşi BAU ekipleri yürüttüğü için, mevcut süreçlerin çalışmadığını ve artık işe yaramadığını ilk bilenler de onlardır. Bu olduğunda, değişim ihtiyacını belirlerler.
Bir yönetici, stratejik gözden geçirmenin bir parçası olarak, bir birimin hedeflerine ulaşması için yapılması gereken değişiklikleri önerebilir. Veya bir ekip üyesi değişiklik için bir öneride bulunabilir. Yelpazenin diğer ucunda, bölümünün yıllık hedeflerine ulaşmasına yardımcı olmak için gereken değişiklikleri sağlamak üzere üst düzey bir yönetici tarafından hazırlanmış eksiksiz bir iş gerekçeniz olabilir. BAU rollerinde çalışanlar, düzenleyici çerçevedeki değişimler nedeniyle veya organizasyon için rekabet ortamının bir parçası olarak değişimin gerekli olduğunu da fark edebilirler.
Proje ekipleri, tüm bu gerekli değişikliklerin uygulanmasına yardımcı olur. Projeler, proje yönetimini kullanarak BAU işlevlerine ve bunlar aracılığıyla değişiklik sağlar. Bu genellikle proje bir iş gerekçesinden ve üst yönetim onay sürecinden geçtikten sonra gerçekleşir.
Yönetmek vs. Riski Azaltma
Her zamanki gibi iş işlevlerinin etkili olması için, BAU ekiplerinin operasyonlara yönelik tüm riskleri azaltmaya çalıştığını göreceksiniz. Daha iyi kurumsal istikrar ve tekrarlanabilir süreçler için belirsizliği işin dışına çıkarmak için çalışırlar.
Benzersiz ve belirsiz olma doğaları gereği, projeler bir risk unsuru gerektirir. Şirket, değişimi tanıttığı ve daha önce olmayan bir şeyi sunduğu için sadece bir proje yaparak bilinmeyene doğru biraz sıçrama yapıyor.
Bu nedenle proje ekipleri riske BAU ekiplerinden farklı bir şekilde yaklaşır. Proje yöneticileri, en iyi sonuçları elde etmek için hem olumlu hem de olumsuz riskleri yönetmeye çalışır. Bu, gerçekleşme olasılığını sınırlamaya çalışmak için riski azaltmayı içerebilir, ancak diğer risk yönetimi stratejilerini de içerir.
Büyük harf kullanımı vs. Maliyetleri Kapitalize Etmemek
Projeler genellikle aktifleştirilebilir ve BAU, devam eden işiniz için olağan iş olarak işletme giderlerine güvendiğiniz için çoğu zaman aktifleştirilemez. Başka bir deyişle, projeler ve diğer görevler için muhasebe işlemleri farklıdır.
Proje finansmanı genellikle bir varlığın hizmete alınmasıyla ilgilidir; bu, maliyetlerin aktifleştirilebileceği anlamına gelir. Bazı durumlarda, dünyanın neresinde olduğunuza ve yerel muhasebe düzenlemelerinize bağlı olarak, proje maliyetlerini çizginin altına bile çekebilirsiniz.
BAU maliyetleri normalde işletme giderleri olarak kabul edilir ve şirketin kar ve zarar hesaplarında izlenir.
Genel olarak proje finansmanı ve iş finansmanı çok özel bir alandır, bu nedenle tavsiye almak her zaman en iyisidir Nelerin büyük harfle kullanılması ve nelerin büyük harfle yazılmaması gerektiği konusunda karar vermeden önce finans uzmanlarınızdan organizasyon. Muhasebe kuralları ülkeye ve hatta bireysel işletmelerin belirli süreçlere ve işleri yapma yollarına sahip olduğu organizasyona göre değişiklik gösterir.
İşlevler Arası vs. Fonksiyonel Ekipler
Son olarak, proje ve BAU ekiplerinin yapısında büyük bir fark vardır. Projeler, belirli bir çıktıyı sunmak için bir araya getirilen çok disiplinli uzman ekiplerini içerir.
Proje ekipleri, belirli rolleri yerine getiren kişilerden oluşur. Bunlar iş unvanları değil, proje içindeki farklı sorumluluklara sahip pozisyonlardır. Bir proje ekibindeki ana roller şunlardır:
- Proje sponsoru
- Proje Müdürü
- Kıdemli tedarikçi (IT gibi dahili bir ekip veya harici bir yüklenici veya satıcı olabilecek işi yapmaktan sorumlu kuruluş)
- Müşteri (bu, farklı bir departman yöneticisi gibi dahili bir müşteri veya bir müşteri hizmetleri organizasyonunda projeyi adına teslim ettiğiniz müşteri olabilir)
- Konu uzmanları (ekibe proje süresince veya projenin bir kısmında dahil edilen ve uzmanlıklarını projenin başarısına katkıda bulunmak için kullanan kişiler).
BAU işi ise fonksiyonel ekipler tarafından yönetilir. Kendi başlarına uzmandırlar, ancak bir bölüm olarak gruplandırılmışlardır. Normalde diğer departmanlarla daha az fonksiyonlar arası örtüşme vardır ve departmanların şirkette oynadığı rol için tanımlanmış hedeflere ve vizyona sahip olacaklardır. Bir örnek, müşterilerden ürününüzle ilgili aramaları ve e-postaları yöneten daha büyük bir müşteri hizmetleri bölümünün parçası olarak çalışan bir müşteri hizmetleri ekibi olabilir.
BAU ekiplerinden kişiler proje ekiplerinde yer almak üzere çağrıldığından bazı örtüşmeler olabilir.
BAU ve Proje Çatışmaları
Proje çalışması ve BAU çalışması yan yana güzel bir şekilde oturabilir, ancak genellikle gerilim olabilir. Bunun nedeni, projelerin mevcut durumu değiştirmeye çalışmasıdır.
İkincisi, insanlardan proje ekibinize katılmalarını istediğinizde, bir sadakat çatışması yaşayabilirler. İlk sorumlulukları günlük işlerine mi yoksa projeye mi? Açık hedefler ve yönetimin projeye güçlü bir şekilde bağlılığı, önceliklerin ne olması gerektiğini bilmeleri için iletişim hatlarını açık tutmanın yanı sıra burada yardımcı olabilir.
Üçüncüsü, işi çalışır durumda tutmak her zaman önceliktir. Finansmanlarının kesildiğini, kilit kaynakların BAU'ya geri çekildiğini görebilecek proje ekipleri için bir anlamı var. Kurumun günlük operasyonlarını devam ettirmek zor olduğu için roller ve zaman çizelgeleri gecikti. odak.
