Bir referans kontrolü isteğine yanıt vermek zor bir iştir. Misilleme ve dava korkusu, birçok işverenin yanıt vermesini engelliyor. Bu öneriler, şirketinizin ve mevcut çalışanlarınızın meşru çıkarlarını korurken referans kontrol taleplerine makul şekilde yanıt vermenize yardımcı olacaktır. Ne yapacağınızı görün.
Şirketinizin Yerleşik Referans Kontrol Politikasına Uyun
İlk olarak, birçok şirket yöneticilerinden İnsan Kaynaklarına yazılı referans talepleri göndermelerini ister. Eğer yöneticinin referans olumludur, ancak yöneticinin doğrudan bir işverene sözlü referans vermesini kabul edebilirsiniz.
Yazılı biçimde gönderilen her şey İnsan Kaynaklarından gelmeli veya İK personeli yanıtı tutarlılık ve şirketin çıkarlarını koruma açısından incelemelidir. Yaygın bir referans kontrol formatı, sizden eski çalışan hakkında bu bilgileri vermenizi ister.
- İş unvanı ve bazen iş sorumlulukları,
- Son maaş,
- İstihdam tarihleri,
- Eski işverenden "ekip çalışması" ve "güvenilirlik" gibi özellikleri sıralamasını isteyen bir kontrol listesi sağlar ve
- Eski çalışanın kuruluşunuz tarafından yeniden işe alınmaya uygun olup olmadığını sorar.
Bu evrak işini İnsan Kaynaklarına bırakmak en iyisidir - en azından İK personelinden göndermeyi düşündüğünüz herhangi bir yazılı yanıtı gözden geçirmesini isteyin. Eski bir çalışanı işinin veya iş özelliklerinin herhangi bir yönüyle sayısal olarak derecelendirmenizi isteyen soruları yanıtlamayın.
Sayısal derecelendirmeler karşılaştırılamaz terimin tanımının herhangi bir ortak anlamına dayanmadığı gibi, sayıların sayısal ölçekteki anlamı da bu formlarda tanımlanmamıştır. Bu nedenle, en iyi ihtimalle, kusurlu iletişimdir. En kötüsü, eski çalışanınızın iş beklentilerine zarar verebilir.
Çalışanın Dosyada İmzalı Bir Yetkisi Olduğundan Emin Olun
İkinci olarak, eski çalışanın referans kontrolüne izin veren imzasının, talep eden şirket tarafından gönderilen evrak üzerinde olduğundan emin olun. Eski çalışanın imza verme izni olmadan, çalışan hakkında herhangi bir bilgi vermemelisiniz.
Bazen, işten ayrılan bir çalışan istihdam dosyasına imzalı bir referans kontrolü izin formu bırakır. Bu, yalnızca çalışan yeni bir iş bulamadıysa gerçekleşir - mevcut işinden ayrılan çoğu çalışan için alışılmadık bir durumdur.
Bir Referans Kontrol İsteğine Olumlu Bir Referansla Yanıt Verme
Yönetici, birkaç çekinceyle, İK personeline danışarak eski çalışanı tavsiye edebilirse, yönetici aramayı soran işverene geri verebilir. Yönetici, bir telefon aramasına yanıt verirken, telefon aramasına karşılık vermeden önce, çalışanın referans kontrolüne yetki veren imzasının İnsan Kaynakları dosyasında olduğundan emin olmalıdır.
Eski bir çalışan iyi bir çalışan olduğunda ve şirketinizden iyi koşullarda ayrıldığında (belki bir eşin yeri değişmiştir ve mesafe gidip gelinemezdi), siz eski çalışana yardım etmek istiyorum yeni bir pozisyon bulmak için.
Ya da belki de yakın zamanda olmasa da bir zamanlar size rapor veren bir çalışan tarafından referans olarak kullanıldınız. Çalışan hakkında olumlu yorumlarınız varsa, potansiyel işverene katkıda bulunabileceğiniz olumlu yorumlarla yanıt verebilirsiniz.
Dokunmak İstemeyeceğiniz Referans Kontrol Soruları
Bir referans talebi telefon görüşmesi veya belgesi alırsanız, yalnızca yanıtlamaktan kendinizi rahat hissettiğiniz soruları yanıtlayın. Bir yönetici, çalışanın yalnızca doğrudan bilgi sahibi olduğu beceri ve deneyim alanlarında konuşmalıdır. Bir yöneticinin cevaplamaması gereken birkaç soru vardır:
Örnek Soru:
Eski çalışanınızın değerlendirildiği pozisyonda başarılı olup olmayacağını tahmin edin. (Kristal küresi olan var mı?) Bu soruyu yanıtlamanız mümkün değil. Pozisyon benzer görünse bile, iş arkadaşlarını tahmin edemezsiniz, işveren kültürü, müşterilerle olan ilişkileri veya bir çalışanın başarılı olup olmamasına yardımcı olan sayısız faktör.
İyi cevap:
Çalışan, şirketimdeki pozisyonunda benim için çalıştığında, işi takdir edilen güçlü bir katkı sağlayan kişiydi.
Örnek Soru:
Çalışanın zayıf yönleri nelerdi?
İyi cevap:
Benim için çalıştığında, işi yetenekli bir şekilde yerine getirme becerilerini etkileyen, bahsetmeye değer hiçbir zayıflığı yoktu.
Örnek Soru:
Çalışan size bağlı olduğu pozisyondan neden ayrıldı?
İyi Cevaplar:
- Daha fazla sorumluluk almak ve şirketimiz ve ürünlerimiz hakkındaki bilgilerini tamamlamak istediyse veya
- Kendisi için önemli olan kişisel sebeplerden dolayı kuruluşumuzdan ayrıldı.
Bu çeşitler referans kontrol soruları potansiyel bir işveren, referans kontrolü yapan bir telefon görüşmesi yapıp yapmadığınızı soracaktır.
Bir Referans Kontrol İsteğine Yanıt Verme: Olumlu Değil
Çalışan şirketinizden bir bulutun altında ayrıldıysa, çalışanın onların işi için uygun değildi, diğer nedenlerle katkı sağlamayan veya yönetilemeyen bir çalışan, standart bir yanıt için aramayı veya formu İnsan Kaynakları personeline yönlendirin.
Bazen bir çalışanın şirketinizden ayrılmasıyla ilgili olağan dışı durumlar olabilir. Belki bir çalışan bilgisayarında pornografi izliyordu - evet, İK Direktöründen referanslarından biri olmasını istedi. Başka bir eski çalışan, firmanızda çalışırken şiddet tehdidinde bulunmuş veya şiddet içeren bir eylemde bulunmuş olabilir.
Bu eski çalışanlar şirketinizi nadiren referans olarak listeleyecek olsa da hazırlıklı olun. Bu çağrılar, standart yanıt için İK personeline gönderilmelidir.
Ancak burada bir uyarı var. Yanıt vermeden önce avukatınızla konuşun potansiyel olarak şiddet uygulayan bir çalışanla ilgili herhangi bir referans kontrolüne. Şiddet içeren davranışı potansiyel bir işverene açıklamazsanız ve eski çalışan şiddet içeren bir davranışta bulunursa yeni işverenin istihdamındayken hareket ederseniz, şirketiniz bunu ifşa etmemekle yükümlü olabilir. bilgi. Bu nedenle, bir çalışanla yollarınızı ayırdığınız olağan dışı durumlarda avukatınıza danışın.
Eski Bir Çalışan Genel Bir Referans Mektubu İstediğinde
Eski çalışanlara genel bir referans mektubu verilmesi iyi bir politika olarak önerilmez. Bir belge var olduğunda, sonsuza kadar yaşar. Aday çalışanlar İK ofisleri sağladı mektupların kopyaları 10 ve 20 yıl eskiydi, bazen birden fazla fotokopi seansından zar zor okunabiliyordu.
Belli bir süre geçtikten sonra eski çalışanınızın nasıl bir çalışan haline geldiği hakkında hiçbir fikriniz olmaz, tabi o sizinle iletişim halinde olan nadir bir istisna değilse. Ve çalışanın mektubunuzu nasıl kullanacağını veya sözlerinizin olası işverenler tarafından nasıl yorumlanacağını asla bilemezsiniz. Yöneticilerin asla yazılı, jenerik referans mektupları vermemesi gerektiğini belirten bir politika benimseyin.
Eski çalışana, şirketinizin doğrudan bilgi isteyen belirli işverenlere İnsan Kaynaklarından işe alım teyidi vermekten mutluluk duyacağını bildirin.
Bir Referans Kontrol İsteğine Yanıt Verme Konusunda Son Düşünceler
Çok az çalışan iş yerinde başarısız olma hedefi koyar. Yine de çalışanlar başarısız olur ve şirketler ve çalışanlar yollarını ayırır. Sizden bir referans istendiğinde, kuruluşunuzdan hangi şartlarla ayrılmış olurlarsa olsunlar, her eski çalışanın baştan başlama fırsatını hak ettiğini unutmayın.
Belki de eski çalışan, şirketinizde sahip olduğu pozisyona uygun değildi. Şirket kültürünüz çalışanın ihtiyaçları ile tam bir uyumsuzluk olmuş olabilir. çalışanın başına gelmiş olabilir işinin gereklilikleri için farklı vizyon patronununkinden. Belki de firmanızdaki görev süresi boyunca özel hayatı ve evliliği çözülüyordu.
Tüm detayları ve nedenleri asla bilemezsiniz. bir çalışan neden başarısız olur veya devam eder. Daha iyi bir işe, ailenizle ülke çapında bir yere taşınmaya veya hayalinizdeki bir fırsata kaptırdığınıza pişman olacağınız yüksek performanslı çalışanla çok kolay. Marjinal performans gösterenle daha zor.
Dürüst olun veya çok az bilgi verin. Kristal küre başarı tahminleri yapmayın veya tanımlanmamış terimler için sayısal derecelendirmeler ve sıralamalar vermeyin. Gerekirse, eski çalışanın performansını açıklayan asgari düzeyde bilgi verin. Mümkün olduğunda, çalışana bir mola verin ve müstakbel işverenle konuşun.
Alt çizgi
Referans kontrolüne ilişkin son rakamlar, işverenlerin referans kontrolünü çok ciddiye aldıklarını gösterdi. Gibi Society for Human Resources Management (SHRM) web sitesinde referans alınmıştır, 6-26-19 tarihinde erişildi, "Ulusal Arka Plan Tarayıcıları Birliği (NABS) tarafından desteklenen bir 2018 HR.com raporunda, ankete katılan işverenlerin %95'i şunu belirtti: bir veya daha fazla istihdam geçmiş taraması kullanıyorlar." Mümkün olduğunda, eski çalışanlarınıza bir mola verin - bunu iyi bir şekilde yapabildiğiniz zaman vicdan.
