organize etmek konferans sıfırdan muazzam miktarda öngörü ve veri toplama gerektirir. Grubun büyüklüğüne bağlı olarak tüm süreç birkaç yıl sürebilir, ancak bir başarılı konferans hızlı kararlar alabilirseniz tek bir yıl içinde.
Bir konferans planlamanın gerçeği, herhangi bir deneyim olmadan, daha önemli konuları gözden kaçırırken her küçük ayrıntıyı fazla düşünerek çok fazla zaman kaybedebilmenizdir. Süreci ilk kez deneyenler için daha basit hale getirmek için, en önemli adımları ana hatlarıyla belirtirken size her bir konuyla ilgili daha ayrıntılı izlenecek yollarımızın bağlantılarını sağladık. Buradaki sonuç, yerinde sağlam bir şablonla başlamanıza yardımcı olacak bir konferans planlama kılavuzudur.
1. Adım: Konferansınız İçin Bir Vizyon Oluşturun
Her etkinlik bir vizyonla başlar, ancak maliyetleri ölçmek ve bilinçli planlama kararları almak için vizyonunuzu kelimelere ve sayılara dönüştürmeniz gerekir. İlk olarak, kim, ne, ne zaman, nerede ve neden gibi etkinlik planlama temelleriyle başlamanız gerekir.
2. Adım: Bir İş Planı Oluşturma
Konferansınız bir hibe veya kuruluş tarafından finanse edilmiyorsa, Paranızın nereden geldiğini haritalayın ve ne için kullanılıyor. Bu denklemin ilk kısmı olan gelir, planlama sürecinin başlarında hesaplanmalıdır.
Şimdi, bir konferansa fiyat biçmek için, katılımcılara ne sunmayı planladığınız hakkında bir fikriniz olması gerekir. Seyahat planınız ve konuşmacı diziniz, potansiyel kayıt yaptıranlar için satış faktörü olacaktır.
3. Adım: Mekanları ve Hizmetleri Karşılaştırma
Konferansınızın ne zaman gerçekleşeceğine ve kaç kişinin katılmasını istediğinize dair daha spesifik bir fikriniz olduğunda, uygun bir mekan için alışveriş yapmaya başlayabilirsiniz. Unutmayın ki mekan seçiminiz aynı zamanda tercihinizi de belirleyecektir. yemek servisi ve görsel/işitsel maliyetler. Bunun nedeni, konferans merkezlerinin ve etkinlik otellerinin çoğunun tesis içi etkinlikler için kurum içi hizmetlerini kullanmanızı gerektirmesidir.
Çoğu konferansın, bölge dışından seyahat eden misafirler için bir tür gecelik konaklama sağlaması gerekecektir. Bu gereklilik, dikkate almanız gereken başka bir dizi husus yaratır. mekan kararı.
4. Adım: Kayıt Yaptıranları İşe Alma ve Yönetme
Hatta en popüler konferanslar evdeki her koltuğu doldurmak için etkinliklerini etkili bir şekilde pazarlamalıdırlar. Katılım, etkinliğinizin başarısı için en önemli faktördür. İyi katılım sayıları, gelir ve sponsorluk fırsatları getirir. Ve ne kadar çok kişi kaydettirirseniz reklam ve katılım açılışları için o kadar fazla talep yaratacaktır. Uzun lafın kısası, eğer bir kalabalık çizebilirseniz, diğer her şey çok daha kolay yerli yerine oturacaktır.
Etkinliğinizin boyutu büyüdükçe kaydı yönetmek daha zor hale gelir. Burası bir çevrimiçi kayıt sistemi numarayı izlemenize, ödemeleri işleme koymanıza ve verileri düzenlemenize yardımcı olabilir.
Adım 5: Yerinde Ayrıntıları Planlama
Son olarak, konferansın iş unsurlarını organize edip uyguladıktan sonra, yerinde detaylar. Bu, katılımcıların nasıl konferansta gezinmek, her odanın genel düzeni ve yiyecek ve içecek dağıtımı. Bu, çoğu kişinin etkinlik planlamayla ilişkilendirdiği bir konferans planlamanın parçasıdır. Tüm detayları koordine etmenin en iyi yolu, seyahat programınızda misafirlerinizin yapacağı gibi yürümektir. Sorunları ortaya çıkmadan önce çözmek için günün her noktasında nasıl düşüneceklerini ve hareket edeceklerini hayal edin.
Adım 6: Sergi Yönetimi İpuçları
Konferanslar tipik olarak, sponsorların ve satıcıların ürünlerini tanıtmak için yer kiraladıkları bir sergi alanı veya kongre katı içerir. Her şeyi iyi organize ederseniz, konferansınız için bu çok kazançlı bir fırsat olabilir. Ancak, bir sergi alanının her iki taraf için de önemli bir taahhüdü gerektireceğini unutmayın. zaman ve kaynaklar, bu nedenle, bu formatı taahhüt etmeden önce birden fazla satıcının ihtiyaçlarını yönetmeye hazır olduğunuzdan emin olun.
