Bir iş toplantısı, konferans veya başka bir profesyonel planlarken etkinlik, katılım, başarının önemli bir kriteridir. Koltukları doldurmak, beklentileri karşılamak ve etkinliği finansal bir başarıya dönüştürmek için yeterli sayıda misafir çekmek istiyorsunuz. Katılımcılar yeni bilgiler öğrenmek ve kendi alanlarındaki akranları ve liderleriyle etkileşim kurmak isterler.
Katılımı artırmak ve doğru insanları bir etkinliğe çekmek tesadüfi değildir. En başarılı toplantılar, herkes için profesyonel, değerli ve samimi bir ortam yaratmak için yıldızlarla dolu açılış konuşmalarının ve ilham verici sunumların ötesine geçer. Bu süreç, planlamanın ilk aşamalarında başlar.
Güçlü Bir Gündem Oluşturun
bu Gündem etkinliğinizin içeriği, katılımcıların katılıp katılmamaya karar verirken bakacağı ilk şeydir. Etkinliğinizi sabitlemek için güçlü bir ana tema seçin, ardından bu tema içinde değerli ve çeşitli içerik sağlamak için atölye çalışmaları, paneller, açılış konuşmaları ve gündemin diğer bölümlerini yapılandırın.
Gündeminizi belirlerken hem katılımcıların hem de sunucuların ihtiyaçlarını göz önünde bulundurun. Molalar ve yemekler için bolca zaman ayırın ve günü herkesin katılmasını istediğiniz büyük etkinliklere göre düzenleyin.
Aynı anda birden fazla çalıştay veya panel tartışması yapacaksanız, ana konuşmacılarınızın başkanlık ettiği etkinliklere boşluk bırakın, böylece herkes onları duyma şansına sahip olsun.
Lojistik düşünün
En iyi gündem ve en ilginç açılış konuşmacılarıyla bile, lojistik katılımınızı etkileyecektir. Etkinliğiniz için tarihleri, saatleri ve yerleri planlarken hem katılımcılarınızın hem de sektörünüzün ihtiyaçlarını göz önünde bulundurun.
- Etkinliğiniz ne kadar sürüyor ve katılımcılar ne kadar yerel? Kısa olaylar iş günü sırasında veya hemen sonrasında gerçekleşebilir. Çok günlük etkinliklerin bir hafta sonu boyunca planlanması gerekebilir.
- Sektörünüzde yoğun sezonlar veya halihazırda oluşturulmuş popüler etkinlikler var mı? Etkinliğinizi katılım için daha az rekabetin olacağı bir zamanda planlayın.
- Katılımcıların seyahat etmesi veya bir gece kalması gerekecek mi? Konaklama, havaalanları veya diğer seyahat araçları için uygun bir yer seçin. Etkinliğin ev sahipliği yaptığı yerde veya yakınlarda olsun, katılımcılar için indirimli bir otel fiyatı üzerinde pazarlık yapmayı düşünün.
- Etkinliği nerede barındırıyorsunuz? İş yerinizdeyse, oturma, yemek ve park yeri için plan yapmanız gerekir. Bir otel veya kongre merkezindeyse, bir konum benzer etkinlikleri planlama deneyimi olan.
Yıllık veya tekrarlanan bir etkinlik düzenlemeyi umuyorsanız, lojistiğinizi planlarken katılımcıların ihtiyaçlarına duyarlı olun. Etkinliğe katılmayı kolaylaştırma ve hem zamanında başlama hem de bitirme konusunda itibar oluşturma.
Pazarlama Tekniklerini Kullanın
Etkinliğinize işinizin herhangi bir parçası gibi davranın ve bir etkinlik geliştirin. Pazarlama karması tanıtım ve tanıtım için kullanmak.
- Hedef kitlenizi belirleyin. Etkinliğiniz için ideal katılımcılar kimler? Ne umurlarında? Sektörden herkes katılabilir mi yoksa bizzat davet ettiğiniz kişiler mi? Benzer rütbe ve deneyime sahip bireyleri birbirine bağlamaya mı yoksa kariyerlerinin farklı noktalarında katılımcıları çekmeye mi çalışıyorsunuz?
- Somut kriterler oluşturun. Etkinliğiniz ne kadar büyük olacak? Kaç katılımcı istiyorsunuz? Hangi hedeflere ulaşmaya çalışıyorsunuz?
- Bir pazarlama karması geliştirin. Hedef kitlenize ve etkinlik hedeflerinize dayalı olarak etkinliğinizi tanıtmak için bir plan oluşturun. İnternette veya ticari dergilerde açık bir şekilde reklam verecek misiniz? İnsanları etkinlik web sitesine çekmek için arama motoru optimizasyonunu mu kullanıyorsunuz? Belirli bir konuk listesine yalnızca kişisel davetiyeler mi gönderilsin?
İlgiyi nasıl oluşturacağınız, etkinliğinizin boyutuna ve kapsamına bağlı olacaktır. Ancak ne kadar büyük olursa olsun veya hedef kitleniz kim olursa olsun, geleneksel pazarlama ve satış Teknikleri katılımı artırmanıza yardımcı olabilir.
Erken Davet Et
Etkinliğinize büyük bir katılım sağlamanın anahtarlarından biri, insanları erken davet etmek ve takip etmektir. Bir davet programı şunları içerebilir:
- Planlama sürecinde mümkün olduğu kadar erken bir zamanda açılış konuşmacılarını veya panel konuşmacılarını davet edin ve onaylayın.
- Davet göndermeden önce sizin (veya ekibinizin) kişisel olarak tanıdığınız konuklara etkinlikten bahsedin.
- Katılacağını umduğunuz kişi veya kuruluşlara kağıt veya elektronik olarak tarihi kaydedin.
- Gündemde öne çıkanlar ve özel konuklar dahil olmak üzere kağıt veya elektronik davetiyeleri LCV talebiyle gönderin.
- Ayrıntılı daveti kişiselleştirilmiş bir notla birlikte tanıdığınız iş arkadaşlarınıza veya tanıdıklarınıza iletin.
- Etkinlikten bir ay önce henüz bir LCV göndermemiş olan davetlileri takip edin.
- Planlanan etkinlikten bir hafta önce katılımcılara bir etkinlik onayı gönderin (katılımcı sayısına bağlı olarak elektronik veya telefonla).
- Geri bildirim davet etmek veya katılımcıların da ilgilenebileceği yaklaşan etkinlikleri duyurmak için etkinlikten sonra e-posta yoluyla takip edin.
Kişisel Davetiye Gönder
Hedef kitleniz kim olursa olsun, kişisel davetler sunmak, katılımcıları güvence altına almak ve etkinliğiniz hakkında heyecan yaratmak için değerli bir yol olabilir. Kişisel davetler alan misafirlerin, sizi veya kuruluşunuzu henüz tanımasalar bile, yanıt verme olasılıkları daha yüksektir.
Gönder fiziksel davet arkadaşlarınıza, iş arkadaşlarınıza ve tanıdıklarınıza kişisel bir not veya telefon görüşmesinin yanı sıra tanımadığınız ancak geleceğini umduğunuz yüksek profilli konuklarla birlikte.
Bazı etkinlikler için bu sorumluluğu paylaşmak yardımcı olabilir. Bir etkinliğin davetli listesi genellikle çeşitli kişiler tarafından tutulan kişi listelerinden derlenir ve davetlilerle en yakın ilişkileri olan kişiler, kendi üyelerine doğrudan bir davet göndermelidir. Misafirler.
Yüzlerce kişinin katılacağı büyük bir sempozyum veya kongre planlıyorsanız, herkesi kişisel olarak davet etmek mümkün olmayacaktır. Ancak daha büyük etkinlikler planlarken, birkaç kişisel davet bile uzun bir yol kat edebilir. Sektörünüzde kimlerle ağ kurmak istediğinizi veya etkinliğinizin profilini yükseltebilecek önemli oyuncuları belirleyin, ardından telefon veya e-posta ile ulaşın.
Takip Edin ve Katılımcılara Teşekkür Edin
Pek çok katılımcı, ek bildiriler, sunum slaytları, önerilen okumalar veya sunucular tarafından referans gösterilmiş olabilecek diğer materyalleri almaktan memnun olur. Takip, bu bilgileri paylaşmak, katılanlara teşekkür mesajları göndermek ve gelecek için planladığınız ek etkinlikleri duyurmaya başlamak için mükemmel bir fırsattır.
Takip e-postaları ve postaları, çevrimiçi bir anket, postalanan form veya e-posta yorumları aracılığıyla etkinliğiniz hakkında geri bildirim istemek için de mükemmel bir zamandır. Örneğin:
- Katılımcılar, sunumlarda ve açılış konuşmalarında ele alınan materyalin beklentilerini karşıladığını hissetti mi?
- Etkinlik, ağ oluşturma veya öğrenme için değerli fırsatlar sağladı mı?
- Etkinlik misafirlerin beklentilerini karşıladı mı?
- İyileştirme için nerelerde yer vardı?
- Katılımcılar, etkinliğin en önemli çıkarımının ne olduğunu düşündüler?
- Gelecekte benzer bir etkinliğe katılırlar mı?
Bu tür geri bildirimler, etkinliğinizin nerede başarılı olduğunu ve nerede yetersiz kaldığını anlamanıza yardımcı olabilir, bu da gelecekteki toplantılar veya konferanslar için planlama sürecinizi iyileştirmenize olanak tanır.
