Kınama mektupları, bir çalışanın iyileştirmesi gereken bir performans sorununun resmi bir açıklamasını sağlamak için yönetici tarafından yazılan mektuplardır. Kınama mektupları genellikle resmi bir adımdır. disiplin eylemi çalışanın kendini geliştirmemesi durumunda işten çıkarılmaya kadar varan ve çalışan için ek disiplin cezasıyla sonuçlanabilecek süreç.
Kınama mektupları, çalışan ve işveren için bir çalışan performans sorununun belgelenmesinde önemli bir bileşendir. Yazılı kınama mektupları, iyileştirilmesi gereken performansı ve performansın iyileşmemesi durumunda sonuçları açıkça ve özel olarak belirtir.
Bu resmi iş mektupları genellikle bir süpervizörün sözlü koçluk girişiminden sonra gelir. Bununla birlikte, sıklıkla çalışana yapılan sözlü bir düzeltmeden önce gelirler - buna sözlü uyarı veya resmi sözlü uyarı denir. Tüm adımlar, performans konusuna veya ilgili performans sorunlarına odaklanmalıdır.
Kınama Mektuplarının Bileşenleri
Etkili kınama mektuplarının birkaç ortak bileşeni vardır. Sorunun veya çalışanın iyileştirmesi gereken performans sorununun açık bir ifadesine sahip olmalıdırlar. Mektup, çalışanın performans beklentilerine uymak için performansını değiştirebileceği çeşitli yol örneklerini sıralayabilir. Örnek vermek, çalışana çevrede paylaşılan bir resim - paylaşılan anlam - sağlar.
İlgiliyse, çalışanın performansının artması gereken bir zaman çizelgesi ekleyin. Bu referans, yöneticinin çalışanın performansını yeniden değerlendireceği bir vade tarihi veya bitiş tarihi şeklinde olabilir.
Performanssızlığın sadece çalışanları değil, işyerini ve organizasyonun başarısını nasıl etkilediğini açıklayın. Kınama mektubu ayrıca, bir çalışanın, kınama mektubunda açıklandığı gibi performansının iyileşmemesi durumunda bekleyebileceği sonuçlar hakkında net bir açıklama sağlamalıdır.
İmzaların Önemi
Kınama söz konusu olduğunda çalışanın amiri veya yöneticisinin imzası önemlidir. Mektupta genellikle çalışanın imzasının mektubu aldıklarını gösterdiğine dair bir ifade bulunur. İçeriğiyle aynı fikirde olduklarını göstermez. Çalışanın yanlış bir şey yapmadığını, mektubu aldığını kabul ettiğini anlaması için ifadelerde net olmalısınız.
Çalışan Yanıtı İçin Bir Fırsat Verin
Kınama mektubunda dile getirilen hususlara yanıt vermesi için çalışana fırsat vermelisiniz. İtiraz yazılı olmalı, tarih atılmalı ve çalışan tarafından imzalanmalıdır. Çalışan aynı fikirde olabilir, aynı fikirde olmayabilir, pişmanlığını ifade edebilir vb. Çalışan tarafından yazılan çürütmeler, orijinal kınama mektuplarına eklenir.
Örnek Kınama Mektubu
Bu bir kınama mektubu örneğidir. Kınama mektubu şablonu indir. (Google Docs ve Word Online ile uyumlu) veya daha fazla örnek için aşağıya bakın.
Örnek Kınama Mektubu #1 (Metin Versiyonu)
Kime: Jeffery Jones
Gönderen George Peterson
Tarih: 1 Eylül 2018
Re: Kınama Mektubu
Bu, performansınızın beklenen katkı düzeylerini karşılamadığını size bildiren resmi bir kınama mektubudur. Müşteri desteği teknik uzmanı olarak görevinizde, iş beklentileri tüm teknik destek uzmanları grubu ve yöneticileri tarafından geliştirilmiştir. Bu, her teknik destek uzmanının performansı için kabul edilen standart oldukları anlamına gelir.
Aşağıdaki şekillerde performans göstermiyorsunuz.
- Bir haftada hizmet verdiğiniz müşteri sayısı, diğer teknik destek uzmanlarının karşıladığı standardın %30 altında.
- Cevap vermeyi seçtiğiniz problemlerin zorluk derecesi, diğer personelin ulaştığı standardın %40 altındadır.
- Müşterilerin sizinle telefonda geçirdikleri süre, personelin geri kalanını %25 oranında aşıyor.
Gördüğünüz gibi işiniz için en önemli üç performans ölçümünde başarılı olamıyorsunuz. Amiriniz sizinle birçok kez görüştü ve siz ek eğitim aldınız. Sonuç olarak, performans göstermeye istekli olmadığınıza inanıyoruz. Bu, teknik personelin geri kalanının iş yükünü olumsuz yönde etkiliyor.
Performansın her üç alanında da acil bir iyileşme görmemiz gerekiyor, aksi takdirde istihdamın feshine varan ve dahil olmak üzere ek disiplin cezası uygulanacak. geliştirebileceğinize inancımız tamdır. Hemen iyileşme görmemiz gerekiyor.
George Peterson, Danışman
Marian Demark, İnsan Kaynakları Müdürü
Örnek Kınama Mektubu #2 (Metin Versiyonu)
Kime: Linda Rodriguez
Gönderen: Mary Wilmont
Tarih: 1 Eylül 2018
Re: Kınama Mektubu
Bu kınama mektubunun amacı, devamsızlığınızın işinizi tamamlama becerinizi olumsuz yönde etkilediğini size resmi olarak bildirmektir. Maaşlı, muaf çalışanların belirli saatlerde çalışması gerekmezken, kırk saatlik bir çalışma haftası standarttır ve beklenir.
Yeni işinize başladığınızdan beri haftada en az bir gün işe gelmediniz ve haftada sadece otuz iki saat çalışıyorsunuz. Yöneticiniz, kişisel veya ailevi tıbbi sorunlar için FMLA izninin uygun olduğu konusunda sizi bilgilendirdi. Ayrıca, işinizi etkili bir şekilde yapabilmeniz için konaklamaya ihtiyacınız olup olmadığını da sordu.
Bu konuları ve katılımınızı görüşmek için İnsan Kaynakları departmanını ziyaret etmenizi önerdi. Bu kötü performansı iyileştirmenize yardımcı olmak için sunduğumuz üç fırsatı da reddettiniz.
Gerçek şu ki, işinizi kırk saatten daha kısa sürede yapamazsınız. İş atamalarınız için teslim tarihlerini kaçırıyorsunuz ve geç kalmanız, pazarlama departmanındaki iş arkadaşlarınızın çalışmalarını olumsuz etkiliyor. Performans göstermemenizin bir sonucu olarak son teslim tarihlerini kaçırıyorlar.
Ek olarak, iş arkadaşlarınıza atandığınızda yarım kalan işiniz, onların zaten haftada kırk saat çalışmayı gerektiren işleri olduğu için iş yüklerini aşırı yüklemeye neden oluyor. Bu adil değil ve şu andan itibaren iş yeri üzerindeki bu olumsuz etkilere müsamaha göstermeyeceğiz.
Katılımınızda acil bir iyileşme görmemiz gerekiyor, aksi takdirde işinize son vereceğiz. Bu, haftada beş gün işe gitmeniz gerektiği anlamına gelir. Haftada beş gün işe gitmezseniz, çalıştığınız hedeflere ulaşamazsınız.
Standart ücretli izin politikalarımız, size bir yıl boyunca kullanmanız gereken altı ücretli hastalık günü ve iki kişisel izin günü verir. Tatil günleri için önceden başvuruda bulunmalısınız.
Halihazırda dört hastalık gününüzü ve tüm kişisel günlerinizi mevcut devamsızlıklarınızla birlikte kullandınız. Size daha fazla zaman vermeyi planlamıyoruz. Bu size yalnızca iki hastalık günü ve önceden talep etmeniz gereken ücretli izin süreniz kalır.
Mevcut ücretli izin sürenizden daha fazla devamsızlığınız varsa, işinize son vereceğiz. İşinizi kaybetmeye ne kadar yakın olduğunuzu anladığınızı umuyoruz. Daha fazla uyarı almayacaksınız.
Saygılarımızla,
Mary Wilmont, yönetici
Thomas Credence, İnsan Kaynakları Direktörü
Çalışanın Makbuz Onayı
Çalışan kınama eylemlerinin bir kağıt izini oluşturmak önemlidir. Bu süreç, çalışanın sorunlara ilişkin yeterli bildirim aldığına ve durumu düzeltmek için danışmanlık gibi adımların atıldığına dair kanıt oluşturulmasına olanak tanır.
Basit alındı onayı rehberlik için çalışanın bir kınama aldığına açıklık getirir.
