Birçok işletme için, borç hesapları departmanı, bir şeyler ters gitmedikçe fazla ilgi görmez. Ancak, iyi yönetilen borç hesapları departmanından kazanılacak çok şey var. Tersine, sadece topallayan birinden gelebilecek pek çok sorun var. Bu departman genellikle bir işletmenin nakit akışı üzerinde çok büyük bir etkiye sahiptir ve tedarikçilerle yapılan ödeme anlaşmalarından yararlanarak kazanılabilecek veya kaybedilebilecek fırsatlar vardır.
İyi yönetilen bir borç hesabı departmanı, toplu indirimlerden ve erken ödemeden yararlanabilmelidir. iskontoların yanı sıra diğer harcamalar için bir işletmenin kullanabileceği en fazla parayı tutmanın en iyi yolunu belirleme ve yatırımlar. Bu departman ayrıca tedarikçilerin sözleşmelere dayalı yükümlülüklerini yerine getirmesini de sağlayabilmelidir. Böylece, hacim veya kalite standartları karşılanmazsa sorunlar çözülür ve uygun düzeltici önlemler alınır. alınmış.
Ortak Borç Hesapları Sorunları
Maliyetleri kısmak ve parayı serbest bırakmak için çok sayıda fırsat olmasına rağmen, işletmelerin bu hedeflere ulaşmaya çalışırken karşılaştıkları bir takım engeller de vardır. Canon'un 2014 Borç Hesapları Optimizasyon Çalışması, kağıt işlemenin en büyük kaynaklardan biri olduğunu ortaya çıkardı. kağıt faturalama ile uğraşmak için gereken süre en büyüğü olduğu için birçok kuruluş için sorunların sorun. Diğer önemli endişe kaynakları şunlardı:
- Ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak
- Fatura onay sürecini kolaylaştırma
- ile en iyi ödeme koşullarını elde etmek tedarikçiler ve yükümlülüklerin her iki tarafta da yerine getirildiğinden emin olmak
- Çeşitli tedarikçi muhasebesi ve faturalama sistemleriyle ilgilenmek
- Verilerin ve işlemlerin güvenliğinin kaydedilmesi ve doğrulanması
Listelenen sorunların çoğu, kağıt faturalamaya güvenilmesi nedeniyle daha da kötüleşiyor veya yaratılıyor. Kayıp evrak işleri, birçok kuruluşta sık görülen bir sorundur ve geç ödemelere veya eksik ödemelere yol açar. Ek olarak, bazı işletmeler evrak işlerini dijitalleştirmekle ilgilenirken, tedarikçilerin çoğu hala kağıt faturaları postalıyor veya faksla gönderiyor.
Çoğu küçük işletme, kendi hesaplarına ait ödenecek evrak işlerini halleder ve bunun çoğu manuel olarak yapılır. Çok az tedarikçi elektronik faturalamaya geçtiğinden, çoğu kuruluş verileri manuel olarak girmek ve belgelerin dijital kopyalarını oluşturmak için büyük miktarda insan gücü harcıyor.
Kağıt belgelerin kullanılması, kopyaların yapılması ve incelenmek üzere uygun yönetim üyelerine teslim edilmesi gerektiğinden fatura onay sürecini sıklıkla yavaşlatır. Evraklara kolayca erişilemediği veya dijital formatta bulunmadığı durumlarda, bunları analiz etmek zordur. veri ve en iyi ödeme anlaşmalarının elde edildiğinden ve yükümlülüklerin yerine getirildiğinden emin olun. Zamanında ve erken ödeme indirim anlaşmaları, işletmelerin gerektiğinde ödeme yapamaması durumunda kolayca kaybolabilir, bu nedenle evrakla ilgili sorunlar maliyetli olabilir.
İyileştirmeler ve Optimizasyon
Borçlar hesaplarının düzgün bir şekilde işletilmesi ile ilgili bir takım sorunların aynı departmanlardan kaynaklanması nedeniyle Temel nedenlere bağlı olarak, kuruluşların aynı anda birçok endişeyi giderecek şekilde yapabileceği birkaç düzenleme vardır. zaman. İşletmelerin alacak hesapları departman süreçlerini düzene sokabilecekleri en etkili yollardan üçü şunlardır:
- Evrak işlerini dijitalleştirmek için nesne karakter tanımayı kullanın
- Tedarikçilerin erişebileceği çevrimiçi portallardan yararlanın
- Yönetim iş akışları oluşturun
OCR
Pek çok şirket, evrak işlerinin dijital kopyalarını oluşturmak için rutin olarak tarayıcılardan yararlanırken, bu genellikle yalnızca bir belgenin bilgisayarda kayıtlı bir görüntüsünün oluşturulmasını içerir. Bu, bilgilerin yine de bir veritabanına manuel olarak girilmesi gerektiği anlamına gelir, bu nedenle kayıt kaybı daha az sorun olsa da yine de zaman alıcıdır.
Nesne karakter tanıma veya OCR, bir belgenin taranmasını ve ondan veri alınmasını içerir. Bu veriler otomatik olarak bir veritabanına veya elektronik tabloya eklenebilir. OCR işlemi, manuel veri girişi hataları sorununu azaltmaya yardımcı olur ve evraklar alınır alınmaz bilgilerin girilmesine olanak tanır. OCR, bir çalışanın bir görüntü dosyası oluşturmak için bir belgeyi taramasıyla yaklaşık olarak aynı süreyi alır ve genellikle herhangi bir ek adım gerektirmez. Gartner'a göre, faturalarının yüzde 80'ini veya daha fazlasını, bir çalışanın doğrudan müdahil olmasına gerek kalmadan gönderebilen kuruluşlar var.
Tedarikçi Portalları
Faturaları ve verileri merkezi bir sisteme girme sürecini kolaylaştırmak, işletmelerin faturaları ve verileri bir işletmenin ve tedarikçilerinin siparişleri takip etmesine, faturalara bakmasına ve ödemelerin ne zaman yapıldığını görmesine olanak tanıyan çevrimiçi bir portalın avantajı yapıldı. Bu verileri bir kuruluştaki birkaç kişinin kullanımına sunmak, Borç hesapları departmanının uygun bir gözetimi vardır ve onay için gereken süreyi hızlandırmaya yardımcı olabilir. faturalar. Tedarikçilerin portala erişmesine izin verilmesi, bu işletmelerin fatura göndermelerine ve ödemeleri takip etmelerine ve ayrıca alınan malzemelerle veya faturalama sorunlarıyla ilgili sorunlardan haberdar olmalarına olanak tanır.
İş Akışları ve Süreçler Oluşturun
Bir kuruluş veri yönetimi çabalarını ele almaya karar verirse versin, hesapları ve ödemeleri yönetmek için yerleşik bir sürecin olması önemlidir. Bu, işletmelerin operasyonların çalıştığından emin olmasını ve külfetliyse veya hatalara veya gecikmelere yol açıyorsa alternatifler bulmasını sağlar. Buna göre Deloitte, bu süreçler, borç hesapları departmanının bir fatura aldığında ne yaptığını, verilerin nasıl girildiğini ve paylaşıldığını ve faturaların onaylanması için sürecin ne olduğunu detaylandırmalıdır. Ayrıca, farklı türde tedarikçilere ödeme yapmanın en iyi yollarını belirlemek için yönergeler bulunmalıdır.
Birçok tedarikçi 30 veya 90 gün içinde ödeme için indirim sunarken, bunu yapmak bir kuruluşun nakit akışını engelliyorsa indirime değmeyebilir. Hem şirketin hem de tedarikçilerin bir sözleşme veya anlaşmanın gerekliliklerini yerine getirdiğini doğrulamanın bir yolu olması da önemlidir. Bu sorunlarla başa çıkmak için iş akışları oluşturmak, kuruluşların doğru seçimler yapmasına yardımcı olabilir.
Tedarikçiler zamanında, yeterli miktarda veya uygun miktarda stok teslim etmediğinde, şirketler bu sorunlar çözülene kadar fatura ödemek istemeyebilir. Bir iş akışı, bu sorunlar ortaya çıktığında ne yapılması gerektiğini belirlemede kritik olabilir. Ayrıca, indirimlerin kaybedilmemesi veya geç ödemeler nedeniyle cezaya maruz kalmaması için tedarikçilere yapılan ödemelerin de zamanında yapılması gerekmektedir. Her bir tedarikçi sözleşmesinin belgelenmesi ve işler değiştikçe güncellenmesi gerekir ve süreçler, her bir hesabın uygun şekilde ele alınmasını sağlamalıdır.
İş akışları oluşturmak bir şirkete şu konularda da yardımcı olabilir:
dış kaynak kullanımı
Kayıtların sayısallaştırılması, OCR'nin uygulanması ve tedarikçilerin erişebildiği bir portalın kullanılması, gerekli olan bir şey olmayabilir. küçük işletmeler, ancak kuruluşlar maliyetin bir işletmenin avantajlardan yararlanmasını engelleyeceğini varsaymamalıdır. onlara. Elektronik sistemleri kurma ve bakımını yapma maliyeti birçok küçük ve orta ölçekli kuruluş için engelleyici olsa da, bunu kurum içinde yapmak genellikle gerekli değildir. Kuruluşların bu görevleri dış kaynak olarak kullanabilecekleri çeşitli üçüncü taraf sağlayıcılar vardır. Kuruluşlar, bir OCR süreci oluşturmaktan bir şirketin tedarikçi sözleşmelerini analiz etmek için iş akışları oluşturmasına yardımcı olmaya kadar her şey için dışarıdan yardım alabilir.
Kuruluşlar maliyetleri karşılayamayabilirken, çeşitli BT sistemlerinin uygulanması kendi başlarına, bir üçüncü tarafın bunları halletmesi genellikle çok uygun maliyetlidir. İşletmelerin, bu sistemleri geliştirmek için dış tarafları kullanmanın maliyetlerini potansiyel tasarruflara ve Nakit tasarrufu sağlar, ancak dış kaynak kullanımı, kuruluşların normalde çok pahalı olacak teknoloji ve sistemlerden yararlanmalarına olanak tanır.
- emin olun satın alma siparişleri her yeni sipariş için oluşturulur
- Faturaların alınan ürünlerle eşleştiğini ve sözleşmeye dayalı anlaşmaları karşıladığını doğrulayın
- Ödemelerin yapıldığından, zamanında yapıldığından ve tekrarlanmadığından emin olmak için kayıtları kontrol edin
- Ücretleri azaltmak için EFT veya kredi kartı gibi en iyi fatura ödeme yöntemini belirleyin
