Mekanlar, büyük etkinliklerin aksamadan gittiğinden emin olmak isterler veya bir aksama varsa, bunun kendi hataları olmadığından emin olmak isterler. Bunu göz önünde bulundurarak, özenle hazırlanmış Ziyafet Etkinlik Siparişleri (BEO'lar) sağlarlar. etkinlik koordinatörleri imzalamak zorundadır. Bir BEO'ya harfiyen uyulmazsa dava açmak zor olsa da, yasal bir sözleşmedir ve imzalanmadan önce dikkatle okunmalıdır.
Banket Etkinlik Düzeni Nedir?
Bir otelde veya özel etkinlik tesisinde planlanan neredeyse her büyük etkinlik, etkinliğin her ayrıntısını özetleyen bir sözleşme olan BEO'yu gerektirir. Bir etkinlik planlayıcısıysanız, tüm ayrıntıların doğru bir şekilde kapsandığından emin olmak için BEO'lara aşina olmak isteyeceksiniz.
Anlaşma genellikle yiyecek ve içecek seçimlerini detaylandıran bir formda özetlenir, görsel/işitsel, oda düzeni, masa süsleri, personel gereksinimleri ve bunlarla ilgili diğer tüm öğeler senin olayın BEO'ya, ödemeniz gereken maliyetlerin ayrıntılı bir listesi dahildir. Yukarıdaki bilgiler genellikle iletişim bilgileri, program, anlaşmanın hüküm ve koşulları ve imza blokları ile birlikte alt başlıklar altında gruplanacaktır.
BEO'yu okumak
BEO'yu okumanız ve sözleşmede belirtilen şartları kabul etmeniz gerektiği açık olsa da küçük yazıları da okuduğunuzdan emin olun. Tüm masraflar dahil olmak üzere neyi kabul ettiğiniz konusunda tam olarak bilgilendirilmeniz önemlidir.
Aşağıdakilerin BEO'nun genel bölümünde özetlendiğini kontrol edin:
- Cep telefonu numarası da dahil olmak üzere tesis içi iletişim bilgileri
- Etkinlik günü için alanın kullanımı (belirtilen alanların gezdiğiniz alanlar olduğundan emin olmak için iki kez kontrol edin)
- Etkinlik için kurulum, başlangıç ve bitiş saatleri
- Beklenen toplam misafir sayısı
Yiyecek ve İçecek Düzenlemeleri
BEO'nun bir bölümü yiyecek ve içecek düzenlemelerine ayrılacaktır. Aşağıdakilerin bu bölümde ayrıntılı olduğundan emin olmak istersiniz:
- bu tüm menü, tüm kurslar dahil
- Büfedeki her öğe ve her istasyonun nasıl ayarlanacağı ve odaya nasıl yerleştirileceği
- Mekan, özel beslenme kaygıları olan konukların (glütensiz veya vejeteryan diyetleri gibi) ihtiyaçlarını nasıl karşılamayı amaçlamaktadır?
- servis süreleri
- Masalarda şarap ve maden suyu gibi servisle ilgili özel ürünler
- Tüm gıda fiyatlarının dökümü
- Barda bulunan alkol ve bira markaları da dahil olmak üzere ayrıntılı alkol listesi
Oda Kurulumu
BEO, tüm oda kurulumunu özel olarak özetlemelidir. Bu içerir:
- Tabloların yerleştirilmesi
- Masa başına koltuk sayısı
- Yiyecek istasyonlarının yerleştirilmesi
- Eğlencenin yeri (ve uygunsa, ekipmanın saklanması, yiyecek ve içeceğe erişim, soyunma alanı vb. dahil olmak üzere eğlenceyi düzenleyenlerin konaklamasına ilişkin ayrıntılar)
- Çubukların konumu
Bazı BEO'lar, oda kurulumunun bir diyagramını bile içerebilir.
İşitsel/Görsel ve Harici Sağlayıcılar
İşitsel/görsel düzenlemeler bazen bir BEO'da görünür, ancak birçok mekan A/V hizmetlerini üçüncü bir tarafla sözleşme yaptığından, ayrı bir sözleşme olabilir. BEO'da yer alıyorsa, imzalamadan önce tüm ayrıntıların sonlandırıldığından emin olun. sözleşme.
Şartlar ve koşullar
BEO'lar dahil tüm sözleşmelerin uymanız gereken hüküm ve koşulları vardır. Belgeyi imzalamadan önce tüm hüküm ve koşulların farkında olduğunuzdan emin olun. Örneğin, iptal durumunda sözleşmenin şartları nelerdir? Örneğin bir misafirin ayağı kayar ve düşerse anlaşmazlıklar nasıl çözülür?
Tesis yöneticisine herhangi bir soru sormanız ve imzalamadan önce müşterinizle ayrıntıları teyit etmeniz önemlidir. BEO'yu imzaladıktan sonra, bu bağlayıcı bir sözleşmedir.
