Elektronik belgelerinizi düzenli tutmak günümüzün "kablolu" dünyasında oldukça angarya olabilir.
Ek olarak belgeleri yerel olarak depolama masaüstü bilgisayarlarda, dizüstü bilgisayarlarda veya mobil cihazlarda giderek daha fazla işletme kullanıyor bulut temel iş uygulamaları ve dosya depolama için.
Depolama sorununu daha da karmaşık hale getiren şey, birçok işletmenin çalışanları arasında belge paylaşma ihtiyacıdır. Bir ofiste bu genellikle bir dosya sunucusu veya ağa bağlı depolama aygıtı (NAS) kullanılarak gerçekleştirilir.
Paylaşımlı mobil erişim gerekiyorsa belgeler bulutta saklanabilir ve erişim izinleri atanarak paylaşılabilir.
Tüm bunların sonucu, bir kişinin bazı belgelerinin bulutta ve bazılarının yerel olarak saklandığı ve hatta bireysel belgelerin yalnızca bir yerde veya diğerinde saklandığı bir dosya yönetimi kabusu olabilir.
Organizasyon Elektronik Dosya Yönetiminin Anahtarıdır
Belgeler nerede saklanırsa saklansın, onları düzenli ve güncel tutmak önemlidir. Elektronik dosya yönetiminin amacı, oluşturulduktan yıllar sonra bile aradığınızı bulmanızı sağlamaktır.
Çoğu iş insanı bir zamanlar utanç verici bir durumda olmuştur. müşteri arama ve ilgili faturayı veya diğer önemli müşteri belgelerini hızlı bir şekilde bulamama. Etrafta dolaşmak da aynı derecede sinir bozucu yıl sonu şirket hesaplarına ait belgeleri bulmaya çalışıyorum. muhasebeci ya da daha da kötüsü vergi memuru.
Dijital belgelerin doğru şekilde düzenlenmesi özellikle paylaşılan bir ortamda kritik öneme sahiptir - eğer çalışanlarınızdan biri yokluğunda (geçici veya kalıcı olarak!), o kişi tarafından oluşturulan veya yönetilen tüm belgeleri kolayca bulabilmelisiniz. kişi.
Hoşnutsuz, ayrılan çalışanlarla ilgili potansiyel veri kaybı sorunları, bir başka nedendir. iş verilerinizi koruyun.
Bu dosya yönetimi ipuçları dosyalarınızı erişilebilir tutmanıza yardımcı olacaktır:
1. Program Dosyaları için Varsayılan Kurulum Klasörlerini Kullanın
Uygulama programlarını yüklerken varsayılan dosya konumlarını kullanın. Windows altında, kural olarak, uygulama programı dosyaları (Sürücü Harfi:)->Program Dosyaları dizini altında bulunur. Uygulamaları başka bir yere yüklemek kafa karıştırıcı ve gereksizdir.
2. Tüm Belgeler İçin Tek Yer
Tüm belgeleri tek bir "kök" klasör altına yerleştirin. Windows ortamındaki tek bir kullanıcı için varsayılan konum Belgelerim klasörüdür.
Bir dosya paylaşım ortamında da aynısını yapmaya çalışın. Tek bir kök klasör oluşturun (örneğin "Paylaşılan Belgeler" olarak adlandırılır) ve tüm belgeleri kök klasörün içindeki alt klasörlerde saklayın. Tüm elektronik belgeler için tek bir konuma sahip olmak, öğeleri bulmayı ve yedeklemeleri ve arşivleri çalıştırmayı kolaylaştırır.
3. Mantıksal Hiyerarşide Klasörler Oluşturun
Bunlar tabiri caizse bilgisayarınızın dosya dolabının çekmeceleridir. Klasörlerinizi adlandırmak için sade bir dil kullanın; gelecekte bu klasör listesine bakıp "TFK"nin veya icat ettiğiniz diğer ilginç kısaltmanın ne anlama geldiğini merak etmek istemezsiniz.
4. Klasörleri Klasörlerin İçinde Yerleştir
Gerektikçe bu ana klasörlerin içinde başka klasörler oluşturun. Örneğin “Faturalar” adlı bir klasörde “2018”, “2017” ve “2016” adlı klasörler bulunabilir. Adına bir klasör müşteri "müşteri verileri" ve "yazışma" klasörlerini içerebilir. Amaç, bir grup yetim dosyanın listelenmesi yerine her dosyanın bir klasörde bulunmasıdır.
Karmaşık, derin katmanlı klasör yapıları oluşturmayın. Mümkün olan her yerde bunun yerine açıklayıcı dosya adlarını kullanın.
5. Dosya Adlandırma Kurallarını Takip Edin
Bazı işletim sistemleri (Unix gibi) dosya veya klasör adlarında boşluklara izin vermez; bu nedenle bilgisayar ortamınız karışıksa bundan kaçının. Bunun yerine, sınırlayıcı olarak alt çizgileri kullanın (örn. Doe_John_Proposal.doc.). /? gibi diğer karakterler < > \: * | " ^, Windows altında dosya veya klasör adlarında da yasaktır.
Kolay tanımlama ve erişim için açıklayıcı dosya adları kullanın ancak aşırıya kaçmayın; dosya/yol adlarının, işletim sistemlerine göre değişen uzunluk sınırları vardır.
Windows altında bir dosyanın maksimum tam yol uzunluğu (örneğin, sürücü harfi + klasör adları + dosya adı) 260 karakterdir.Mümkün olan her yerde, Ocak için Jan veya Corporation için Corp gibi ortak kısaltmalar kullanın.
6. Açık ol
Elektronik dosyalara mantıksal, özel adlar verin ve mümkünse dosya adlarına tarih ekleyin. Dosyaları adlandırırken amaç, dosyayı açıp bakmaya gerek kalmadan dosyanın neyle ilgili olduğunu söyleyebilmektir. Dolayısıyla belge, müşteriye ödemenin geciktiğini hatırlatan bir mektupsa buna "gecikmiş_20180115" gibi bir ad verin; “mektup” gibi bir şey yerine. Mektubu açmadan kime olduğunu nasıl bileceksin?
Dosyaları aracılığıyla paylaşıyorsanız e-posta veya taşınabilir cihazlarda, klasör bilgileri paylaşılan dosyaya eklenmeyeceğinden dosya adının daha spesifik bilgiler içermesini isteyebilirsiniz.
Örneğin, belgeniz Belgelerim\Faturalar\2017\Müşteriler\Doe_John_20180416.doc konumunda bulunuyorsa ve dosya paylaşılıyorsa veya e-postayla gönderiliyorsa alıcının göreceği tek şey Doe_John_20170416.doc dosyasıdır ve açmadan dosyanın bir müşteri faturası olduğunu anlayamayabilir BT.
7. Kullandıkça Dosyala
için en iyi zaman dosya bir belge onu ilk oluşturduğunuz zamandır. Bu nedenle, belgenizi dosyalamak ve adlandırmak için "Farklı Kaydet" iletişim kutusunu kullanma alışkanlığını edinin ve ilk etapta onu doğru yere koyun.
8. Size kolaylık sağlamak için Dosyalarınızı Sipariş Edin
Çok kullandığınız klasörler veya dosyalar varsa, bunları a! ile yeniden adlandırarak dosya listesinin en üstüne çıkmaya zorlayın. veya dosya adının başında bir AA.
9. Dosyalarınızı Düzenli Olarak Ayırın
Bazen yukarıdaki "Faturalar" isimli klasör örneğinde olduğu gibi neyin eski olduğu ortadadır. Değilse, klasörlerinizi temizleyerek klasörlerinizi düzenli tutun. eski dosyalar.
Yapmak Olumsuz Dosyaya bir daha asla ihtiyacınız olmayacağından kesinlikle emin olmadığınız sürece işle ilgili dosyaları silin. Bunun yerine, kök klasörünüzün altındaki ana klasör koleksiyonunuzda "Eski" veya "Etkin Değil" adında bir klasör oluşturun ve eski dosyaları karşılaştığınızda bu klasöre taşıyın.
10. Dosyalarınızı Düzenli Olarak Yedekleyin
Dosyalarınızı ister başka bir sürücüye, ister kasete kopyalıyor olun, bir kurulum ve takip edilmesi önemlidir. düzenli yedekleme rejimi.
İyi Dosya Yönetimi İstediğinizi Bulmanızı Kolaylaştırır
Elektronik belgeleri yönetmek, işletmenizin genel belge yönetimi stratejisinin bir parçası olmalıdır. Uygun bir belge yönetim planı depolama, geri alma, yedekleme ve güvenlik de dahil olmak üzere belgelerin işlenmesine ilişkin tüm hususları içermelidir.
Arama işlevi harika bir şey ancak hiçbir zaman doğrudan bir klasöre veya dosyaya gitmenin kolaylığıyla eşleşemez. Bu dosya yönetimi ipuçlarını tutarlı bir şekilde uygularsanız, bir şeyin nerede olduğunu bilmeseniz bile nerede olması gerektiğini bilirsiniz; konu aradığınızı bulma konusunda büyük bir avantajdır. İyi dosya yönetimi uygulamaları işinize zaman ve para kazandıracaktır.
