Doküman yönetimi, dokümanların bilginin oluşturulabileceği, paylaşılabileceği, organize edilmişverimli ve uygun bir şekilde depolanır. Bu nedenle belge yönetim sisteminin nasıl oluşturulacağını öğrenmek işletmeler için kritik öneme sahiptir.
Birçok işletme, güvenli ve gizli tutulması veya hızlı bir şekilde erişilmesi gereken yüksek riskli bilgilerle uğraşır. Bu gibi durumlarda sorunsuz çalışan bir belge yönetim sistemi şarttır. Ancak işiniz daha gündelik bir yapıya sahip olsa bile, muhasebe ve verimlilik açısından uygun kayıtların tutulması yine de önemlidir.
İşletmenizin ihtiyaçlarına en uygun belge yönetim sistemini nasıl oluşturacağınız hakkında daha fazla bilgi edinin.
Doküman Yönetim Sistemi Seçenekleri
Günümüzde çoğu işletme dijital belgelerle rahatça çalışıyor ve depolama ve yönetim özelliklerine sahip programlar kullanıyor. İşletmenizin performansını iyileştirmek için özel olarak tasarlanmış genel ve sektöre özel belge yönetimi yazılımı veya uygulamaları konusunda hiçbir eksiklik yoktur.
Ancak birçok küçük işletme, kağıt üzerindeki eski moda veriler ve elektronik dosyalar ile uğraşmak zorunda kalıyor ve bazı durumlarda kağıt üzerindeki verilerin oranı çok daha fazla.
Kağıt Belgeleri Dijital Formatlara Dönüştürme
Karma veri ortamı sorununa çözümlerden biri, işletmenizin tüm belgelerini elektronik dosyalara dönüştürmek için bir belge görüntüleme sistemi kullanmak olabilir. Üzerinde çalıştığınız veri ve belgelerin türüne bağlı olarak bu nispeten basit bir süreç olabilir veya bazı yaratıcılık ve özel yaklaşımlar gerektirebilir.
Örneğin, makbuzları ve envanteri yöneten küçük ölçekli bir perakende mağazası, bazı ekstra veri girişi emeğiyle kağıt belgeleri dijital elektronik tablolara dönüştürebilir. Öte yandan, hastaların sağlığı, faturaları, röntgenleri vb. kayıtlarını tutan bir dişçi muayenehanesi, elindeki birçok kağıdı dönüştürmek için muhtemelen daha sağlam bir yönteme ihtiyaç duyacaktır. İşe uygun bir belge tarama hizmeti kiralamak veya yüksek çözünürlüklü dosyaları aktarabilen bir tarama yazılımı satın almak gibi dosyaları dijital formatlara dönüştürmek Görüntüler.
Doküman Yönetim Sistemi Adımları
İster yalnızca dijital bir ortamda ister dijital ve kağıt belgelerle karma bir ortamda çalışın, bir belge yönetim sistemi kurmak üç adımdan oluşur:
- Bir belge yönetim planı oluşturun.
- Doküman yönetimi planını uygulayın.
- Harfi harfine yerine getirmek.
İlk adım en ayrıntılı olanıdır, bu yüzden onu daha ayrıntılı olarak inceleyelim.
Doküman Yönetim Planı Oluşturma
İlk adım şu dört soruyu yanıtlamayı içerir:
Belge Oluşturma Kuralları Nelerdir?
Faturalar, ödeme hatırlatma mektupları, satış broşürleri, e-posta, bilançolar, elektronik tablolar, raporlar; tüm işletmeler, işlerini yaparken ve takip ederken çeşitli belgeler oluşturur. Ve işleri düzenli tutmak için tüm işletmelerin belge oluşturmaya yönelik kurallar oluşturması gerekir.
- Mektuplar ve faturalar gibi bazı standart iş belgeleriniz için şirket içi şablonlar var mı ve bunlar nerede bulunuyor?
- Takip edilmesi gereken kurum içi bir stil kılavuzu var mı?
- Yeni belgelere tarih mi yoksa zaman damgası mı konulmalı?
- Belgeleri paylaşmak veya incelemek için hangi prosedürler izlenmelidir?
Bazı küçük işletmeler için önemli olan tek nokta, çeşitli iş belgeleri şablonlarının nerede bulunduğu ve bunların nasıl kullanılacağı olacaktır. Ancak işletmenizde belge oluşturma, belge üzerinde işbirliği yapan, gözden geçiren veya güncelleyen farklı kişileri içeriyorsa verimliliği sağlamak için bu işlerin nasıl yapılması gerektiğine karar vermek için biraz zaman harcamanız gerekecektir. tutarlılık.
Google Dokümanlar, kontrol etmek için çeşitli seçenekler sunduğundan, ortak çalışmaya dayalı projeler için bir endüstri standardıdır. izinler, düzenlemeleri görüntüleme ve güvenlik kontrolleri ile tek bir belgeyi birden fazla kişi arasında paylaşma yer.
Belgeler Nasıl Saklanacak?
Depolamayla ilgili maliyetler vardır; çoğu küçük işletme için bunların en büyüğü, muhtemelen insanların belge ararken boşa harcadığı zamanın maliyetidir. Öyleyse soru şu: Belgeler nasıl dosyalanacak? Belgeleri dosyalamanın anahtarı takip etmektir iyi dosya yönetimi uygulamaları. Açık ve takip edilmesi kolay bir sistem önemlidir.
Ayrıca belgeleri nasıl arşivleyeceğinizi de bilmeniz gerekir. Doküman yönetim sisteminizde güncelliğini yitirmiş veya arka plana atılmaya hazır dosyaları nasıl ele alacaksınız?
Örneğin, her yılın başında bilgisayarınızdaki işle ilgili çeşitli dosyaları gözden geçirmelisiniz. artık geçerli olmayanları ayıklayıp yıla ve konuya göre etiketlenmiş yeni klasörler oluşturarak dosyaları gerektiği gibi taşıyın. gerekli. Aynısını kağıt dosyalarla da yapabilirsiniz; Eski belgeleri bir dosya klasöründen kaldırmak ve başlığında “Eski” yazan yeni bir belge oluşturmak zor değildir. Bazı yazılımlar otomatik arşivleme seçenekleri sunar.
Dijital ortamdaki "depolama" bulut tabanlı veya yerel sunucularda olabilir, ancak kağıt belgeleri depolamak için şantiyedeki fiziksel alan veya (müvekkil dosyalarının biriktirilmesinin zorunlu olduğu birçok hukuk bürosu gibi) bir ofis kiralamanız gerekebilir. depolama ünitesi.
Belgelerin Alınması Nasıl Kolaylaştırılabilir?
Bu soru belge yönetim sisteminizin kalbidir. Bazı tahminlere göre, bir şirkete kayıp bir belgeyi bulmak ortalama 120 dolar, onu değiştirmek ise 220 dolara mal oluyor.
Bir kez daha, iyi dosyalama uygulamaları sorunun çözümünde uzun bir yol kat edebilir. Örneğin katı adlandırma kurallarını tutarlı bir şekilde takip etmek gibi sağlam prosedürler ve protokoller oluşturursanız, belgelerin bulunması çok daha kolay olacaktır.
İster tek sahibi olun ister çalışanları olan bir işletme sahibi olun, bir dosya oluşturmalısınız Kullanıcılara belirli dosya türlerinin nereye gittiğini hatırlatacak ve nereye gideceklerini bilmelerine yardımcı olacak konum listesi bul onları. Dosyanın şirket içi bir sunucu olan bilgisayar sisteminizde bulunup bulunmayacağını da eklemeyi unutmayın. bulutveya dosya dolabı gibi fiziksel bir yerde dosyalanır. Örneğin, işletmenizde resim, video ve hatta kağıt fotoğraf kullandığınızı varsayalım. Dosya konumları listenizdeki bir giriş şöyle olabilir:
- Dijital görüntüler/video: bilgisayar (veya sunucu) — E:/photos sürücüsü — uygun konu klasöründeki dosya
- Kağıt fotoğraflar: dosya dolabı 3—Fotoğraflar—konuya göre alfa
Paylaşılan ağ veya bulut sürücüleri, dosya dolabı çekmeceleri gibi içeriğe göre etiketlenmelidir.
Belgeler Nasıl Oluşturulabilir ve Güvenli Tutulabilir?
Belge güvenliğinde ilk savunma hattı, belgenin fiziksel olarak güvence altına alınmasıdır. iş yeri kendileri. Ev tabanlı olanlar da dahil olmak üzere tüm işletmelerin güvenlik sistemlerinin kurulu olması gerekir.
İşletmeler ayrıca pencere çubukları, güvenlik kameraları veya devriye hizmetleri gibi diğer güvenlik cihazlarına da ihtiyaç duyabilir veya bunlara yatırım yapmak isteyebilir. Korumak amacıyla parolalar oluşturmaya ve dosyaları şifrelemeye istediğiniz kadar zaman ayırabilirsiniz. elektronik dosyalarınız, ancak birinin içeri girip dosyalarınızı çalması pek önemli değil bilgisayar.
Ek belge güvenliği önlemleri şunları içerir:
- Çalışma saatlerinden sonra (ve güvenilir kimse yoksa öğle yemeği sırasında) tüm dosya dolaplarının kilitlenmesi
- Elektronik belgeleri düzenli aralıklarla, tercihen iş yeri dışında yedekleyerek, bilgilerinizin çalınmasına karşı koruma sağlayın. iş verisi doğal afetlerle yok oldu
- Paylaşılan bilgisayarlardaki belirli belgelere, uygulamalara ve klasörlere kullanıcı erişimini kısıtlama
- İşe alma sürecinizin bir parçası olarak geçmiş ve referans kontrolleri yaparak çalışan hırsızlığını önleme
Uygulayın ve Takip Edin
Yukarıdaki soruları yanıtlayarak belge yönetim planınızı oluşturduktan sonra uygulamaya hazırsınız demektir. Tüm personelinizin işletmenizin belge yönetim sisteminin ayrıntılarını bildiğinden ve herkesin belgeleri oluştururken, saklarken ve alırken uygun prosedürleri izlediğinden emin olun.
Ayrıca kuruluşunuz içinde belgelere erişen ve bunları kullanan herkesin, belgeleri tutarlı bir şekilde adlandırıp uygun şekilde saklayarak bunu takip ettiğinden emin olmanız gerekir. Belirli dosyaların kolayca bulunup bulunamayacağını test etmek ve yanlış dosyalamaya karşı koruma sağlamak için düzenli aralıklarla anlık kontrol yapın. Bazen yapılan dikkatsizlik bile tüm sistemi çökertebilir.
Bir belge yönetim sistemini bir günde kurabilirsiniz ancak bunu zaman içinde tutarlı bir şekilde uygulamak, başarısının anahtarı olacaktır. Ödüller çok büyük; tonlarca zamandan tasarruf edecek ve içinizin rahat olmasını sağlayacaksınız.
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
En İyi Doküman Yönetim Sistemi Nedir?
Tüm işletmelerde işe yarayacak tek bir sistem yoktur. Önemli olan işletmenizin ihtiyaçlarını anlamak ve ardından en uygun uygulamaları uygulamaktır. Göz önünde bulundurulması gereken bazı faktörler şunlardır:
- Operasyonlarınızın ölçeği (ne kadar belge saklanacağı)
- Yönetmeniz gereken veri ve bilgi türleri
- Dokümanlarınızın nasıl kullanıldığı ve onlara ne sıklıkta erişilmesi gerektiği
- Gerekli güvenlik seviyeleri
- Bütçeniz; özel bir hizmet kiralayabilir misiniz veya üst düzey bir yazılım satın alabilir misiniz, yoksa kendi başınıza mı yöneteceksiniz?
SharePoint Bir Belge Yönetim Sistemi Olarak Kabul Edilir mi?
Tek kelimeyle evet, ancak bir uyarıyla: Microsoft Office ürünü bir belge olarak çalışacak şekilde özel olarak tasarlanmamıştır. Küçük işletmelere yönelik yönetim sistemi ve işletmenizle bütünleşebilmesi için dikkatli ve doğru bir şekilde uygulanması gerekir. operasyonlar. SharePoint, belgeleri saklama, koruma ve yönetme yeteneğine sahiptir ve işbirliği ve arşivleme işlevleri içerir.
