Bir etkinlik bütçesini dengelemek, planlamacıların karşılaştığı en büyük zorluklardan biridir ve çoğu para sorununun kökü, ilk tartışma aşamalarına kadar uzanabilir. Bir etkinliği tasarlamaya mevcut mali kaynak miktarına göre başlamak her zaman en iyisidir; bunun tersi geçerli değildir. Bütçeyi gözden geçirmek için sadece birkaç dakika harcamak, yalnızca paradan tasarruf etmenizi veya bütçeyi daha iyi tahsis etmenizi sağlamaz, aynı zamanda pahalı değişkenleri ortadan kaldırarak zamandan da tasarruf etmenizi sağlar.
Etkinlik Planlama Giderlerinin Taslağını Çıkarın
Bir işlevin sahnelenmesinde yer alan tüm bileşenleri düşündüğünüzde, harcamalar çok çeşitli kaynaklardan gelebilir. En belirgin olanları yemek ve mekan kiralama giderleridir, ancak liste buradan itibaren büyümeye devam eder. Sorun şu ki, tek bir gider kategorisini bile gözden kaçırmak, kişi başı harcamalarınız üzerinde feci bir etki yaratabilir.
Müşterilerinizi Sorgulayın
Olarak etkinlik planlayıcısı, göreviniz etkinliğin hem koordinasyonu hem de mali yönetimi konusunda uzman yardımı sağlamaktır. Müşterilerinizin mükemmelliğin hayalini kurduğunu ve bunun, mali açıdan neyin mümkün olduğu konusundaki kararlarını kolayca gölgeleyebileceğini unutmayın. Bütçeleri ile beklentileri arasındaki boşluğu doldurmanın tam zamanıdır. Çoğu zaman doğruyu sormak kadar basittir
Temel Etkinlik Bütçesi Oluşturun
Etkinliğe ilişkin bir vizyona sahip olduğunuzda ve ne kadar parayla çalışmanız gerektiğine dair bir tahminde bulunduğunuzda, nihayet bütçeyi yapılandırmanın zamanı gelir. Burada önemli bir adım, müşterilerinize etkinlik bütçelerinin daha fazla ayrıntı geldikçe değişebilecek "çalışma taslakları" olduğunu söylemektir. Unutmayın, çok az sayıda müşteri katılım dalgalanmalarıyla ilgili maliyet ve ücretlerle ilgili deneyime sahiptir, bu nedenle fonların tükenmesini önlemek için %10'luk bir tampon bölge oluşturmak en iyisidir.
Etkinlik Planlayıcı Ücretlerini Hesaplayın
Tabii ki, şunları da dahil etmeniz gerekir: planlama ücretleri bütçeye aktarılır ve bu bazıları için hassas bir konu olabilir. Etkinlik planlayıcılarının hizmetleri için düz ücretlerden yüzde komisyonlara kadar değişen çeşitli ücretlendirme yolları vardır. Sonuçta her iki tarafın da anlaşabileceği bir ortam bulmak önemli. Ücret yapınızın bir sözleşmeyle belgelendiğinden emin olun ve bunu bütçenin tüm taslaklarına gider olarak dahil edin.
Etkinlik Maliyetlerini Azaltın
Sınırsız bütçeye sahip bir etkinlik üzerinde nadiren çalışacaksınız. Büyük olasılıkla planlama sürecinde maliyetleri düşürmeye ilişkin kararların alınması gereken bir noktaya ulaşacaksınız. Deneyimli bir etkinlik planlayıcısının müşterilerine yardım etme konusunda gerçekten parlayabileceği yer burasıdır. Amaç, hangi seçeneklerin misafirler üzerinde en büyük etkiyi yarattığını belirlemektir. Örneğin, gurme tatlıyı korumak için orta süslere daha az mı para harcamalısınız? Bazı durumlarda planlamacı masrafları gözden geçirebilir ve konukların asla fark etmeyeceği alanlarda yeniden pazarlık yapabilir veya kesinti yapabilir.
Ses ve Görüntü Giderlerini Kontrol Edin
Aydınlatma ve ses ekipmanı, etkinliğinizin sunumu üzerinde büyük bir etkiye sahiptir, ancak aynı zamanda bütçe üzerinde de büyük bir etkisi vardır. Projektörler, internet erişimi ve video hizmetleri gibi diğer AV giderlerini de hesaba kattığınızda bu kategorinin bütçenizdeki en büyük rakamlardan biri olması uzun sürmez.
Çevrimiçi Olarak Düşük Maliyetli Pazarlama Seçeneklerini Bulun
Pazarlama, hemen sonuç alamazsanız katlanarak büyüyebilecek başka bir giderdir. İşin püf noktası, elbette, etkili bir şekilde pazarlama yapmadığınız sürece, etkinliğin masraflarını karşılamaya yetecek kadar katılımcının olmayacağıdır. Bu nedenle, yaklaşan bir etkinlikle ilgili ilk haberi yaymak için mümkün olduğunca çok ücretsiz veya düşük maliyetli seçenek kullanmak mantıklıdır.
